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Bewerbermanagement: Mit System zu guten Mitarbeitern
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Was ist ein Bewerbemanagement-System?
Als Bewerbermanagement-System bezeichnen Fachleute eine computergestützte Form der Personalbeschaffung. Das E-Recruiting erfolgt dabei nach objektiven Kriterien, die Personalverantwortliche zuvor festlegen. Ein Bewerbermanagement-System umfasst eine große Vielfalt an Funktionen, von Serienbriefen und Lay-Out-Vorlagen bis hin zu Tabellenkalkulationen und Archivierungsmöglichkeiten.
Wie funktioniert ein E-Recruiting-System?
Die verschiedenen Funktionen der Software unterstützen den gesamten Einstellungsprozess. Im Einzelnen handelt es sich dabei um das Zusammenstellen der detaillierte Beschreibung der Stelle sowie die Erstellung und Veröffentlichung der Stellenausschreibung in verschiedenen Medien.
Anschließend erfolgt die Registrierung und eine erste Evaluierung mithilfe der
E-Recruiting-Software. Das Bewerbermanagement-System begleitet dann jeden Schritt des Auswahlprozesses in Form von Vorstellungsgesprächen, Assessment Centern und Probetagen bis zur abschließenden Besetzung der vakanten Position. Die E-Recruiting-Software dokumentiert jede Prozessphase, häufig gehört zu ihren Funktionen auch ein praktisches Scoring-System. Es vergibt
Punkte nach einem festgelegten Schema, um die Übereinstimmung der Qualifikationen und anderen Merkmale der Bewerber mit dem Anforderungsprofil der Stelle zu bewerten und miteinander zu vergleichen.
Welche Anforderungen an ein Bewerbemangement-System gibt es?
Um die Anforderungen, die Unternehmen an E-Recruiting-Software stellen, zu erfüllen, sollte sie leicht bedienbar sein. Mitarbeiter der Personalabteilung, die Geschäftsleitung sowie Führungskräfte der Fachabteilungen, die eine Stelle zu besetzen haben, müssen mit dem Bewerbermanagement-System ohne aufwendige Schulung zurechtkommen. Idealerweise leisten die Funktionen des Systems wertvolle Unterstützung bei alle Prozessschritten in einem Einstellungsverfahren. Dazu gehören insbesondere die Hilfe bei der Stellenausschreibung durch das Vorhalten von Layouts und Textbausteinen sowie Adressen von Medien für die Veröffentlichung. Die Speicherung sämtlicher eingehender Bewerbungsunterlagen sowie deren zum Teil automatisierte Auswertung bilden ebenfalls einen Bestandteil von empfehlenswerten Bewerbermanagement-Systemen. Das Gleiche trifft auf den Versand von Empfangsbestätigungen und Absagen an die für die Besetzung der Stelle nicht in Frage kommenden Kandidaten zu. Die Recruiting-Lösung sollte einen umfassenden Vergleich der Bewerber ermöglichen und sämtliche Kriterien mit einer Gewichtung erfassen können. Es ist unerlässlich, dass E-Recruiting-Software den Anforderungen des Datenschutzes entspricht. Dazu gehört unter anderem eine automatische Löschung der personenbezogenen Daten von abgelehnten Bewerbern, die einer Speicherung dieser Informationen nicht zugestimmt haben. Um die Einhaltung von datenschutzrechtlichen Bestimmungen sicherzustellen, sieht ein Bewerbermanagement-System außerdem einen restriktiven Zugang vor. Nur ein klar definierter Personenkreis besitzt Zugriff auf die Bewerberdaten und sollte keine Möglichkeit haben, diese Dateien auf dem eigenen Rechner zu speichern.
Welche Vorteile bietet ein E-Recruiting-System?
Unternehmen profitieren vom Einsatz eines systematischen Bewerbermanagements in Form von moderner Software in verschiedener Hinsicht: Diese Lösung führt zu einer erheblichen Einsparung von Kosten und Arbeitsaufwand im Vergleich zu konventionellen Einstellungsverfahren.
Die E-Recruiting-Software gewährleistet, dass alle erforderlichen Dokumente und Daten schnell und systematisch aufbereitet zur Hand sind.
Darüber hinaus trägt ein Bewerbermanagement-System zu einer Objektivierung des Einstellungsprozesses bei. Es verhindert, dass subjektive Aspekte einen großen Einfluss auf die Auswahl von Kandidaten gewinnen können. Die Beurteilung von relevanten Merkmalen der Bewerber, wie zum Beispiel fachliche Qualifikation, berufliche Erfahrung, Sprach- und IT-Kenntnisse, erfolgt nach zuvor festgelegten Bewertungsmaßstäben. Auf diese Weise erhöht E-Recruiting-Software die Treffsicherheit bei der
Auswahl von Kandidaten und sorgt durch Nachvollziehbarkeit und Transparenz von Einstellungsprozessen gleichzeitig für die Einhaltung von Compliance-Regeln. Experten weisen darauf hin, dass sich die
Durchlaufzeiten von Bewerbungen durch E-Recruiting-Software in erheblichem Umfang reduzieren lassen, sodass eine erhebliche Effizienzsteigerung zu verzeichnen ist. Darüber hinaus kann ein faires und leistungsstarkes Bewerbermanagement-System sowohl intern die Corporate Identity als auch extern das positive Image eines Unternehmens in der Öffentlichkeit fördern.
Lohnt sich ein Bewerbemanagement bei wenigen Bewerbern?
E-Recruiting-Software ist auch bei Stellenbesetzungen zu empfehlen, bei denen sich nur eine geringe Anzahl von Kandidaten bewirbt. Die Steuerung und Abwicklung des Einstellungsprozesses gestaltet sich einfacher und systematischer durch den Einsatz einer Software-Lösung. Außerdem kommt es gerade bei nur einer geringen Anzahl von zur Verfügung stehenden Kandidaten darauf an, den am besten geeigneten herauszufinden. Durch den objektiven Vergleich der fachlichen und persönlichen Eignung entsteht in dieser Hinsicht mehr Sicherheit. Darüber hinaus ist zu bedenken, dass der Einsatz von E-Recruiting-Software insbesondere kleinen und mittleren Unternehmen ermöglicht, die Anzahl der Bewerber mit geringem Aufwand deutlich zu erhöhen: Stellenanzeigen lassen sich mit
dieser Unterstützung auf vielen verschiedenen Jobportalen und -börsen posten und so die Reichweite erhöhen. Außerdem gewährleistet ein Bewerbermanagement-System ein professionelles Auftreten im gesamten Einstellungsprozess, was die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber steigert.
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