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Change Management: So gelingen Veränderungs-Prozesse
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Was ist ein Change Management Prozess?
Ein Change Management Prozess kann als eine in sich abgeschlossene Einheit betrachtet werden, in der ein spezifischer Prozess bearbeitet und verändert wird. Dies kann ein Arbeitsablauf oder eine nicht mehr funktionierende Struktur in einem Unternehmen sein. Change Management gehört zu den Methoden aus dem Prozessmanagement.
Welche Widerstände sind in einem Change Management Prozess zu erwarten?
An erster Stelle stehen oft Angst und Unsicherheit der am Prozess beteiligten Mitarbeiter eines Unternehmens. Schließlich weiß man noch nicht, was auf einen zukommt. Teilweise irrationale Ängste tauchen auf, die soweit gehen können, dass ein Mitarbeiter Angst hat, im Laufe eines Change Management-Prozesses wegrationalisiert zu werden.
Ein weiterer Widerstand kann sein, dass die Mitarbeiter keine Einsicht haben, dass ein Ablauf oder eine Struktur mittlerweile nicht mehr funktioniert. Man möchte "alles beim Alten" lassen und ärgert sich über die aufgezwungene Veränderung. Manche Mitarbeiter haben das Gefühl, dass das bisher Erreichte und seit Jahren Praktizierte nicht wertgeschätzt wird.
Nicht zuletzt werden Change Management Prozesse von der Führungsebene verordnet, oft fühlen sich Mitarbeiter als Opfer ohne Mitspracherecht.
Andere Widerstände können zum Beispiel das fortgeschrittene Alter mancher Mitarbeiter oder sowieso schon vorhandene Arbeitsüberlastung sein. Ein Change Management-Prozess mit zusätzlicher Arbeit ist dann natürlich nicht willkommen.
Wie gehen Führungskräfte mit Widerständen am besten um?
Ein Change Management Prozess durchläuft mehrere Phasen. Es gibt mehrer Modelle, die diese Phasen beschreiben. Das einfachste Model, dürfte das 3-Phasen Model von Kurt Lewin sein.
Phase 1 - Die Auftauphase "unfreezing": Sie beginnt damit, dass ein Problembewusstsein geschaffen wird und bestehende STrukturen in Frage gestellt werden können. Nur so kann die Bereitschaft für Veränderungen entstehen. Führungskräfte müssen diese Bereitschaft nun stärken und unterstützen.
Phase 2 - Die Bewegungsphase "moving": Es kommt Bewegung in die Sache. Lösungen werden erarbeitet, ausprobiert und immer weiter verbessert. Dadurch wird ein neues Gleichgewicht hergestellt. Die Mitarbeiter sollen ausprobieren können und kreativ sein dürfen.
Phase 3 - Die Einfrierphase "refreezing": Mit den richtigen Lösungen und neuen Strukturen kann der Veränderungsprozess vorerst beendet werden. Das betroffene System stabilisiert sich nun wieder und kann besser funktionieren.
Für Führungskräfte ist es wichtig, diese Phasen zu kennen, um das Verhalten der Mitarbeiter besser einschätzen zu können. Dies beinhaltet auch, dass Widerstände gegen einen Change Management Prozess ernst genommen werden sollten. Werden diese positiv umgedeutet (Reframing), können sie sogar zur Verbesserung der Unternehmenskultur beitragen. Widerstände sind ganz normal. Sie machen auf das aufmerksam, was bisher gut lief, und fördern dessen Integration in den Veränderungsprozess.
Ein Unternehmen sollte Widerstände in den Phasen des Change-Prozesses anerkennen und die Mitarbeiter sogar dazu ermutigen, Kritik zu äußern. Schließlich ist der Erfahrungsschatz der lange beschäftigten Mitarbeiter ein nicht zu unterschätzendes Gut. Diese können zum Beispiel auch auf Probleme bei Abläufen hinweisen, die sich in Vergangenheit als unlösbar erwiesen haben.
Hier ist Kommunikation gefragt, um die Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und den Change-Prozess erfolgreich durchzuführen. Fehlt die Kommunikation, kommt kann unter Umständen die gewünschte Veränderung nicht herbei geführt werden.
Change Management in der IT: Was ist Itil?
Auch in der IT gibt es den Begriff des Change Managements im Bereich Itil. Die Gesamtheit von Maßnahmen und Methoden zur optimalen Unterstützung von Geschäftsprozessen durch die IT-Organisation wird IT-Service-Management genannt. Eine strukturierte Sammlung von Good Practice-Ansätzen für das IT-Service-Management ist Itil. Itil definiert Prozesse, Phasen, Rollen und Begriffe. Dabei handelt es sich um Vorschläge, mit denen Unternehmen gute Erfahrungen im Prozessmanagement gemacht haben. Durch Itil wird ein entsprechendes Vokabular mit klaren Begriffen vorgegeben für alle Prozesse, die im IT-Servicemanagement eine Rolle spielen. Durch Itil werden Vorschläge für die Strukturierung und Implementierung von Prozessen gemacht, die jedes Unternehmen an die eigenen Bedürfnisse anpassen muss.
Mit Itil-Change-Management werden die Lebenszyklen von Veränderungsprozessen gesteuert, um negative Auswirkungen auf IT-Services zu vermeiden.
Da IT-Systemen zur Bewältigung von Vorgängen in Unternehmen immer mehr Relevanz zukommt, sind Führungskräfte gefragt, die Bedeutung von Veränderungen im Unternehmen auf die IT einzuschätzen und umgekehrt. Sie sind auch gefragt, geeignete Methoden zu entwickeln, um Prozessmanagement erfolgreich zu gestalten.
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