Selbst betreiben oder outsourcen? IT-Infrastruktur für KMU: mögliche und nützliche Lösungen

Ohne Datencenter funktioniert Cloud Computing und in der Folge IT-Infrastruktur für kleine Unternehmen nicht. (Bild: picture alliance / Zoonar | Channel Partners)

Wer heute in seiner Branche bestehen möchte, der hat kaum noch eine andere Wahl, als digital zu sein. Das gilt selbst in Unternehmen, in denen Digitaltechnik für das direkte tägliche Geschäft kaum Bewandtnis hat – der Instrumentenbauer kann davon ebenso zeugen wie der Winzer oder der Parkettleger.

Denn in der heutigen Welt wollen Kunden- und Auftragsdateien gepflegt werden, ist DSGVO-Konformität nachzuweisen, können steuerlich relevante Tätigkeiten ausschließlich online erledigt werden und muss praktisch jedes Unternehmen eine professionelle Website pflegen, will es für den Großteil seiner Zielgruppenmitglieder nicht unsichtbar bleiben.

Für all das ist IT in unterschiedlichsten Ausprägungen von Belang. Doch während sich größere Betriebe nicht nur eigene IT-Abteilungen leisten können, sondern überdies häufig sogar eigene Anwendungen programmieren, ist in vielen KMU bereits ein Vollzeit-IT’ler, der sich um die Hardware des Hauses kümmert, die einzige Fachperson, die finanziell möglich ist. Diesbezüglich wird die Frage nach inner- und außerhäuslicher IT-Infrastruktur immer drängender. Und gerade dort, wo das Kosten-Aufwand-Nutzen-Dreieck es gestattet, wird letzteres zurecht immer häufiger gewählt – doch wo ist dies besonders sinnvoll?

IT und KMU: Herausforderungen zum Outsourcing

Wir leben in einer Zeit, in der selbst das zweifelsohne finanziell bestgerüstete Militär, das der USA, längst damit begonnen hat, IT an Privatunternehmen outzusourcen. Und, sofern es sich nicht gerade um Tech-Unternehmen handelt, so wird sich selbst bei Industriegiganten keiner mehr finden, der jeden einzelnen IT-Baustein inhouse betreibt.

Der Grund dafür: Das Thema IT ist längst zu

• umfangreich,
• vielfältig,
• leistungsfähig,
• schnelllebig,
• sicherheitsrelevant und
• kostspielig

geworden, um in seiner ganzen Breite durch ein Unternehmen allein beherrschbar zu sein; bereits vor mehr als einem halben Jahrzehnt war das der Fall. Für nur eine einzige Anwendung muss Marktsichtung betrieben werden, wollen verschiedene Leistungspakete eines Angebots sondiert werden, muss alles lizenzgerecht implementiert und ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden – selbst wenig-digitale KMU benötigen meist zahlreiche Anwendungen.

Hier zeigt sich das weiter oben erwähnte Dreieck aus Kosten, Aufwand und Nutzen in seiner Gesamtheit: Es ist gerade für KMU vielfach nicht mehr vertretbar, einen Großteil ihrer IT in Eigenregie zu handhaben. Bereits bei vermeintlich simplen Anforderungen ist das Outsourcing daher häufig die wahlweise günstigere, einfachere und/oder effektivere Methode.

IT-Sicherheit

„Alle Unternehmen, Organisation und Einrichtungen können zum
Ziel werden – egal ob KMU, KRITIS oder öffentliche Einrichtungen.“

So deutlich schreibt es das BKA in seinem aktuellen „Bundeslagebild Cybercrime“. Die Digitalisierung schreitet beständig fort. Dadurch vergeht kaum ein Tag, an dem sich für Kriminelle nicht ein neuer Angriffsvektor öffnet oder sich ein bestehender erweitert.

Die Phase, in denen unternehmerische IT-Sicherheit noch von einzelnen angestellten Fachkräften praktisch nebenher gewährleistet werden konnte, ist bereits seit vielen Jahren vorbei. Ähnlich verhält es sich mit einer Aufteilung in für Cyberkriminelle interessante und uninteressante Unternehmen; heute ist schlicht jede Firma für diese Kreise in irgendeiner Form interessant – und sei es nur, weil es Firmenkonten gibt.

Gerade weil viele KMU mit dem digitalen Schutz ihrer Assets überfordert sind, ja häufig nicht einmal die multiplen Angriffsmethoden kennen oder um die Sicherheitslücken ihrer IT wissen, ist die Sicherheit eines derjenigen Felder, das sogar mit hoher Priorität outgesourct werden sollte. Das umfasst sowohl den dauerhaften Schutz vor Angriffen als auch das ständige Schulen aller Teammitglieder, um deren Awareness zu steigern und auf aktuellem Stand zu halten.

Daten und Anwendungen

Noch nie zuvor in der Geschichte der Digitalisierung war Speicherplatz so günstig wie heute. Je nach Medium bewegen sich die Kosten pro Gigabyte längst im niedrig-zweistelligen Cent-Bereich. Ist das ein Grund, warum Unternehmen den Speicherplatz für ihre Daten und Anwendungen innerhäuslich managen sollten?

Nein, das Gegenteil ist der Fall. Es existieren noch deutlich mehr Gründe pro Cloud Computing:

• Keinerlei Kosten und Aufwand für Anschaffung und Betrieb der Hardware – inklusive Updates.
• Maximal hohe Wiederherstellungssicherheit und Disaster Recovery.
• Gänzliche Unabhängigkeit von verwendeten Endgeräten.
• Enorm hohe Leistungsfähigkeit in Sachen Zugriffs- und Rechengeschwindigkeiten.
• Stark erhöhte Teamfähigkeit und Ortsunabhängigkeit.

Letztlich ermöglicht nur Cloud Computing es KMU, digitale Anwendungen einer Leistungsfähigkeit zu nutzen, die noch vor einigen Jahren ausschließlich Großkonzernen vorbehalten war.

Hinzu kommt überdies ein enorm facettenreicher Markt. Neben den klassischen Digitalgiganten Google, Amazon und Microsoft bieten immer mehr andere Größen entsprechende Unternehmenslösungen an. So kündigte unlängst die Schwarz-Gruppe an, ihre Systeme für andere Betriebe zu öffnen: Die eigene „Stackit“-Cloud soll vor allem im deutschen Mittelstand Vertrauen erhalten – das viele KMU den erwähnten Digitalgiganten für ihre Daten oftmals nicht entgegenbringen.

Daten und Anwendungen in die Cloud zu verlagern, sollte deshalb ebenfalls hohe unternehmerische Priorität genießen; nebenbei bedeutet das meist automatisch, Teile der Datensicherheit in Profihände zu legen. Jedoch: Die Auswahl der Anbieter sollte sehr vorsichtig erfolgen, um Lock-in-Szenarien konsequent auszuschließen. Der Wechsel in die Cloud ist simpel, von einem zum anderen Anbieter jedoch häufig enorm hürdenreich.

Systemadministration

Seitdem die Digitalisierung in den KMU-Bereich durchsickerte, hat sich dort eine Ansicht festgesetzt: Diejenigen, die  

• neue Rechner aufsetzen,
• Software installieren,
• im Haus neue Arbeitsplätze mit dem Netzwerk verbinden,
• alle Systeme updaten,

also ganz grundlegende IT-Arbeiten erledigen, müssen Angestellte sein. Der wichtigste Grund dafür: Dafür soll jederzeit verfügbares Inhouse-Personal bereitstehen. Menschen, die das Unternehmen kennen und ein eigenes Interesse an einer funktionierenden Infrastruktur haben.

In Zeiten allerdings, in der IT beständig komplexer wird, wird eine solche Ansicht jedoch in der betrieblichen Praxis immer archaischer. Nicht zuletzt deshalb, weil der einzelne IT-Profi vielfach selbst in sehr kleinen Betrieben nicht mehr genügt. Zudem ist dieser Beruf heute von dermaßen hohen Anforderungen geprägt, dass sich viele KMU die branchenüblichen Gehälter für echtes Top-Personal kaum noch leisten können.

Oftmals wird die so lebenswichtige IT deshalb von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen betreut, die bereits durch ihre Festanstellung einen gewissen „Tunnelblick“ haben und nicht mit der ständig größerwerdenden Vielfalt moderner IT vertraut sind. Noch dramatischer wird dies nur in solchen Häusern, in denen die IT von Angestellten neben dem eigentlichen Beruf betreut werden soll. Hier öffnen sich zahlreiche Quellen für vermeidbare Fehler.

Vollkommen diametral verhält es sich mit dem Outsourcing an EDV-Dienstleister. Sofern diese lokal angesiedelt sind, ist eine ähnlich kurfristige und flexible Nutzung des Personals ohne größeren Planungsaufwand nötig. Doch erneut mit zwei wichtigen Vorteilen: Top-Personal zu einem Bruchteil der Kosten für Angestellte.

Webhosting

Der Web-Auftritt ist längst die digitale Visitenkarte eines Unternehmens. Keinen zu besitzen, können sich selbst einzeln agierende Freelancer nicht mehr leisten – umso weniger können es KMU.

Bereits durchgesetzt hat sich die Ansicht, wonach es heute die zweckmäßigste Option ist, das Webdesign gänzlich auszulagern oder wenigstens auf professionelle Plattformlösungen zu setzen. Anders lassen sich die (zurecht) hohen Ansprüche von Nutzern an Design und Funktionalität und nicht zuletzt Eigenständigkeit kaum noch erfüllen, ohne festangestelltes Webdesign-Personal zu beschäftigen.

Beim Hosting allerdings gehen weiterhin überraschend viele KMU den innerhäuslichen Weg. Das heißt, die Website mit allem, was dazugehört, wird auf im Haus vorhandenen Servern gehostet und betrieben. Gegenüber den verschiedenen Optionen des Outsourcings hat das praktisch nur Nachteile:

• Es bieten sich keine Vorteile für die Pflege der Website, etwa ein erleichterter Zugriff.
• Falls es außerhalb der Geschäftszeiten zu Serverproblemen kommt, bleibt die Website womöglich viele Stunden lang vom Unternehmen unbemerkt nicht erreichbar.
• Die Anbindung der Site ans Internet muss über entsprechend dimensionierte und natürlich redundante und somit kostspielige Leitungen und Bandbreiten erfolgen.
• Es muss nicht nur ein hinreichend leistungsfähiger Server angeschafft und betrieben werden, sondern faktisch zwei – da tägliche Backups nötig sind.

Insbesondere in KMU, die nicht über eine sehr leistungsfähige eigene IT-Abteilung verfügen, gibt es deshalb kaum einen Grund, den so wichtigen Netzauftritt selbst zu hosten. Hier bieten sich sämtliche Vorteile, die auch beim allgemeinen Cloud-Computing bestehen.

Fazit: Outsourcen lohnt sich

Eine zeitgenössische, sichere und hochfunktionale IT ist heute keine Sache der Unternehmensgröße mehr, sondern wird überall benötigt. Da IT heutzutage jedoch so umfassend ist, lässt sich sehr vieles von kleinen und mittleren Unternehmen kaum noch innerhäuslich erledigen, ohne teils empfindliche Abstriche in Kauf nehmen zu müssen. Gerade dort, wo die Funktion tatsächlich betriebsrelevant ist, sollte Outsourcing mit Nachdruck betrieben werden. Es ist längst die einzige Option, maximale Leistungsfähigkeit zu bekommen, ohne untragbare Mittel aufwenden zu müssen.

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