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Lastenheft: Aufbau, Erstellung, Definition
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Was ist ein Lastenheft?
Das Lastenheft ist grundsätzlich vom Auftraggeber zu erstellen und beschreibt in groben Zügen das Konzept eines geplanten Projekts und die damit verbundenen Anforderungen an das Projektmanagement.
Wozu dient ein Lastenheft?
Ein Lastenheft zu erstellen, kann eine Hilfe sein, um die Vorstellungen über ein Projekt zusammenzufassen und diese in ein ausführbares Konzept zu setzen. Es ist zudem ein wichtiger Bestandteil in der Analysephase eines Projekts und stellt die Kommunikationsbasis für den Auftraggeber und Auftragnehmer dar. Durch die vom Auftraggeber erfolgte Ausarbeitung der wirtschaftlichen, organisatorischen und technischen Erwartungen, erhält der Auftragnehmer die Möglichkeit, sich einen Eindruck vom Auftragsumfang zu verschaffen. Darüber hinaus bietet die Erstellung eines Lastenheftes den Vorteil, dass dieses als Referenzdokument im Projektmanagement dienen und Unbeteiligten sowie Interessenten einen Informationsüberblick zum jeweiligen Projekt geben kann.
Worauf ist bei der Erstellung eines Lastenheftes zu achten?
Die Bearbeitung eines Lastenhefts sollte möglichst zu einem frühen Zeitpunkt im Projekt erfolgen - im besten Fall gilt es, dieses noch vor dem eigentlichen Projektauftrag zu erstellen, sodass der Auftrag sich darauf beziehen kann. Darüber hinaus beinhaltet das Lasten- und Pflichtenheft häufig die Herausforderung, dass die projekt- oder fachspezifische Sprache mit der alltäglichen Sprache in Einklang gebracht werden muss - sodass auch Außenstehende die Inhalte verstehen können. Oft übernehmen Dienstleister die Aufgabe, Lastenhefte zu erstellen. Auch kann bei größeren Projekten, mit regelmäßigem Abstimmungsbedarf zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, eine Arbeitsgruppe zur Formulierung bestimmt werden.
Wenn Sie selbst bisher noch kein Lastenheft im Projektmanagement erstellt haben, ist es lohnend, eine Vorlage anzulegen, die für kommende Projekte eingesetzt werden kann. Denn der Aufbau ist immer ähnlich.
Wie ist ein Lastenheft aufgebaut?
Für den Inhalt eines Lastenheftes im Projektmanagement gibt es eine DIN-Norm (DIN 69901). Demnach sollte das Lastenheft mindestens die folgenden Punkte enthalten:
- Projekteinführung: Als Erstes gilt es, die Basis für die Projektüberlegungen darzustellen. Die Zieldefinition, der gewünschte Ablauf, die Terminplanung und ebenso eine grobe Kostenvorstellung sollten an dieser Stelle platziert werden.
- Ist-Zustand-Beschreibung: Es erfolgt eine kurze Skizzierung der aktuellen Situation und Gegenbenheiten. Der Auftraggeber erhält hier die Möglichkeit, bestehende Probleme und Missstände zu schildern.
- Soll-Zustand-Beschreibung: Da diese häufig den längsten Teil eines Lastenhefts bildet, kann sie in obligatorische und fakultative Ansprüche unterteilt werden, um eine Struktur zu erhalten und Prioritäten zu setzen. Mit diesem Textabschnitt hat der Auftraggeber die Gelegenheit, präzise und klar auszudrücken, welche Ziele auf welchem Weg erreicht werden sollen.
- Definition von Schnittstellen und Zuständigkeiten: Es folgt eine Erläuterung über die personelle Verteilung der Verantwortungsbereiche. Zudem wird beschrieben, an welchen Punkten diese Zuständigkeiten aufeinandertreffen.
- Anforderungen an die Projektdurchführung: Wichtige Bestimmungen und Meilensteine können festgelegt werden. Häufig besteht dieser Abschnitt auch aus juristischen und technischen Vereinbarungen.
- Anhang: Hier werden wichtige Begriffe und gegebenenfalls unternehmensbezogene Abkürzungen erläutert.
Was ist der Unterschied zwischen dem Lastenheft und Pflichtenheft?
Neben dem Lastenheft gilt es im Projektmanagement auch, das Pflichtenheft zu erstellen. Dieses kann als die verbindliche Konkretisierung des vorerst unverbindlichen Lastenhefts gesehen werden. Während das Lastenheft die Sicht des Auftraggebers wiedergibt, obliegt die Formulierung des Pflichtenheftes in der Regel dem Auftragnehmer. Im Pflichtenheft wird beschrieben, auf welche Weise und mit welchen Mitteln der Auftragnehmer die im Rahmen des Lastenhefts formulierten Wünsche und Ziele umsetzen wird. In vielen Fällen bildet das Pflichtenheft auch - zusammen mit einem Angebot - die Vertragsbasis für die zu erbringenden Leistungen. Beide Dokumente - sowohl das Lastenheft als auch das darauffolgende Pflichtenheft - dienen den beteiligten Parteien als definitorische Grundlage zum Projektmanagement.
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