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Risikoanalyse im Projektmanagement - richtig umgesetzt
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Was ist eine Risikoanalyse im Projektmanagement?
Risikoanalysen können in allen Projektarten eingesetzt werden. Die Einsatzgebiete einer Risikoanalyse im Projektmanagement sind so vielfältig wie die Projekte selbst. Gemäß der ISO 9001:2015 ergibt sich für einige Unternehmenstypen wie zum Beispiel Kapitalgesellschaften auch die gesetzlich vorgeschriebene Notwendigkeit zur Risikoanalyse. Hierzu gibt es spezielle Schulungen zur Durchführung, zu den Methoden und den Auswertungsmöglichkeiten.
Wie geht man eine Risikoanalyse an?
Die Risikoanalyse im Projektmanagement dient zunächst einmal der Strukturierung und der Transparenz von Abläufen. Eine von vielen bewährten Methoden ist es, alle Risiken aufzulisten und diese dann in externe und interne Risiken zu kategorisieren.
- Externe Risiken können zum Beispiel beim Bau eines Hotels ungünstige Wetterverhältnisse oder Probleme durch Zulieferer bei der Materialbeschaffung sein. Aber auch Gesetze des Öffentliches Baurechts sind oft Hindernisse, die bewältigt werden müssen. Dies können bei der Sanierung eines Hauses z.B. Vorschriften des Denkmalschutzes sein, die Bestimmungen für das Erscheinungsbild eines denkmalgeschützten Hauses (Holzfensterrahmen statt Kunstoff) vorsehen. Dieser Punkt fällt dann unter die Rechtsnormen-Analyse innerhalb der Risikoanalyse im Projektmanagement.
- Interne Risiken können zum Beispiel Ausfälle bei den eigenen Mitarbeitern durch Krankheit oder falsche Einschätzungen bei Zeitvorgaben sein, wann welcher Schritt im Projekt realisiert und abgeschlossen werden muss.
Analysetools: Die Risiko-Matrix
Bei der Risikoanalyse im Projektmanagement kommt oft eine Matrix zur Risikoanalyse zum Einsatz. Vorlagen für eine Matrix gibt es von diversen Anbietern für Projektmanagement-Methoden und in vielen Ausführungen. Die Matrix dient der Visualisierung von Projektrisiken, sie zeigt damit Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung des Risikos auf. Sie dient auch der Priorisierung von Risiken und stellt zum Beispiel präventive Maßnahmen durch den Projektträger dar. Durch das Verwenden verschiedener Farben können Gefahren in einem Projekt schnell und deutlich sichtbar gemacht werden. Die Risiko-Matrix weist allerdings auch Lücken auf: Das Gesamtrisiko eines Projekts lässt sich in der Regel nicht erkennen. Die Projektrisiko-Matrix stellt auch keine Beziehung zwischen der Risikobereitschaft des Projektträgers und des Projektrisikos auf. Dennoch ist die Matrix unter den vielen Methoden ein sehr gutes Tool, um Mitarbeitern eines Unternehmens einen ersten Überblick über die Risikoanalyse im Projektmanagement zu geben und durch Visualisierung transparent zu machen.
Welche Methoden gibt es, um eine Risikoanalyse durchzuführen?
Für eine fundierte Risikoanalyse gibt es eine Vielzahl erprobter Methoden. "Risk-Assessement-Meetings" zum Beispiel werden im Rahmen der Risikoanalyse im Projektmanagement von Projektleitern geleitet. Projektmitarbeiter und sogenannte "Stakeholder" (also Teilhaber am Ergebnis des Projekts) nehmen an diesen Meetings teil. Hier werden die Methoden zur Risikoanalyse vorgestellt. Auch am Beispiel der beschriebenen Matrix kann eine Bewertung des Projektrisikos dargestellt werden.
In einem Meeting kann auch eine Klassifizierung der Risiken vorgenommen werden:
Dabei erfolgt zum Beispiel eine Einteilung in unkritisch, teilweise kritisch, kritisch oder projektgefährdend. Hierbei sollten bereits
Präventionsmaßnahmen vor Eintreten des Risikos bedacht, diskutiert und analysiert werden.
Dabei spielen unter anderem auch die Faktoren Zeit und Kosten eine große Rolle. Es muss auch festgelegt werden, was im schlimmsten Fall, also wenn ein kritisches Risiko eintritt, zu tun ist. An einem konkreten Beispiel können die Teilnehmer das Abwägen der Risiken selbst ausprobieren.
Aus der Risikoanalyse im Projektmanagement resultierende Maßnahmen
Sollte ein kritisches oder ein projektgefährdendes Risiko eingetreten sein, müssen Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Hierbei wird im Risikomanagement von Akzeptanz oder Abwälzung gesprochen. Die Akzeptanz kann im Vorfeld durch Versicherungen abgemildert werden. Das Prinzip der Abwälzung bedeutet, dass einzelne Bereiche des Projekts von vornerein in die Hände externer Verantwortlicher gegeben werden.
Sinnvoll ist es auch, im Vorfeld eine Schadenssumme zu berechnen, für den Fall, dass das Risiko eintritt. Ist die errechnete Schadenssumme jedoch höher als der Gewinn, versteht sich von selbst, dass das Risiko für dieses Projekt zu hoch ist.
Im Risikomanagement sind die Projektleiter bzw. die Führungskräfte eines Unternehmens gefragt, denn Risiken sind allen Einschätzungs-Methoden zum Trotz wandlungsfähig: Durch unvorhersehbare Änderungen im Projektverlauf können neue Risiken entstehen. Ein als kalkulierbares Risiko eingeschätztes Risiko kann zu einem größeren geworden sein.
Bewertung der Risikoanalyse
Nach der Aufstellung der Risiken ist es eine weitere Aufgabe der Risikoanalyse im Projektmanagement, diese zu bewerten.
Hier wird sich herausstellen, ob diese Risiken absicherbar sind oder so hoch, dass sie das Projekt in Gefahr bringen oder hohe finanzielle Nachteile für das projektdurchführende Unternehmen darstellen könnten. Sollte die Risikoanalyse von vorne herein hohe Risiken, die nicht eliminiert werden können, aufdecken, führt das in der Regel dazu, dass das Projekt nicht realisiert wird. Sollten die Risiken aber verringert werden können und die Chancen als höher als die Risiken bewertet werden, dann wird sich das Unternehmen an die Realisierung des Projekts wagen.
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