Gastbeitrag von Sean Hoban, Mitgründer und Geschäftsführer von Kimble Applications Schöne neue New Work Welt? Wieso Agile und New Work Trend zusammen zum Kraftakt für Manager werden

Ob Managerseminare oder Schlagzeilen, ob Konferenzen oder öffentliche Diskussionen. Das New Work Fieber hat in diesem Jahr auch noch den letzten erfasst. Kein Wunder, die schöne neue Welt des New Works verspricht viele Vorteile: Mitarbeiter können sich besser entfalten, einbringen und sollen durch die neue Arbeitswelt befähigt werden, eigenständig Entscheidungen zu treffen. Gleichzeitig soll New Work zu einer besseren Work-Life-Balance führen. Und welches Unternehmen sieht sich eigentlich nicht gerne als agil und wendig an?

New Work und Agility - zwischen Dreamteam und Überforderung

Wer nun denkt, dass New Work und Agility automatisch ein Traumgespann bilden müssten, der läuft Gefahr den wirklichen Kraftakt hinter der Verbindung dieser beiden relativ neuen Arbeitsformen zu unterschätzen. Doch wieso macht der New Work Ansatz die Rolle des Managers in einem agilen Unternehmen zunächst einmal schwieriger, statt leichter?

Nun zum einen sind agile Methoden selbst ein relativ junges Phänomen für die meisten Unternehmen und ihre Beschäftigten. Aus der Softwareentwicklung stammend haben sie schrittweise Einzug in die Arbeitsweise anderer Abteilungen gehalten. Heute gelten sie als Sinnbild moderner Unternehmensführung. Leichtfüßig, dynamisch, flexibel und möglichst unbürokratisch. So soll moderne Arbeit aussehen, um im Zeitalter von Digitalisierung, technologischem Wandel und internationalem Wettbewerb um Kunden und Talente mitzuhalten. Ständig für bestehende und potenzielle Kunden innovativ zu bleiben und gegebenenfalls schnell die Richtung zu wechseln, ist eine zentrale Herausforderung, die nur mit agilen Prozessen gestemmt werden kann. 

Auf Manager, die gefühlt gerade erst mit Agile warm geworden sind, kommt nun die nächste Herausforderung zu: Mitarbeiter und Markt fordern nach New Work. Nicht erst seit dem Eintreten der Gen Z in den Arbeitsmarkt haben sich die Bedürfnisse von Arbeitnehmern gewandelt. Ganz oben auf der Wunschliste vieler: Frei entscheiden zu können, wann und von wo sie arbeiten. Arbeit, die sich nicht wie Arbeit anfühlt. Selbstverantwortung statt Anweisungen. Und auch viele Unternehmen, sehen in New Work ein Allheilmittel um Ressourcen neu zu verteilen, Potenziale zu entfalten, neue Mitarbeiter zu gewinnen oder Bürofläche einzusparen. 

New Work - kein schneller Wohlfühl-Bonus für Mitarbeiter, sondern Dauerbaustelle

Viele Unternehmen haben sich in diesem Jahr als Vorreiter der New Work Bewegung gebrüstet. Und nur zu leicht, kommen andere in die Versuchung es ihnen gleich zu tun, um an diesem Trend teilzuhaben. Dabei wird jedoch oft übersehen, dass hinter dem Versprechen von New Work zunächst harte Arbeit an Kultur und Prozessen steht, damit aus der schönen neuen Arbeitswelt kein Albtraum für Team und Führung wird.

Denn wenn Agile und New Work zusammenkommen, stellen sich für Manager neue Fragen: Wie zum Beispiel lassen sich räumlich verteilte Mitarbeiter, über einen plötzlichen Richtungswechsel bei Produkt und Service informieren? Wer agile arbeitet, weiß, dass Innovation schnelle Iteration bedeutet. Ein New Work Team, das nun zeitlich und örtlich verteilt arbeitet, ist schwerer an Bord zu bringen, als eine Abteilung die im Büro zusammen hockt. 

Nur wenige Bausteine des New Work Konzepts sind daher überhaupt bislang in Unternehmen etabliert. Freie Zeitgestaltung zum Beispiel, ist vielerorts schon Realität. Möglich wird dies durch Technologie auf der einen und Vertrauen auf der anderen Seite. Moderne Ressourcenmanagement-Systeme und Timetracking erlauben mehr zeitliche Flexibilität ohne zu viel an Kontrolle einzubüßen. 

Andere Instrumente, die New Work zu dem machen, was eigentlich hinter dem Konzept steckt, werden jedoch oftmals in ihrer Komplexität übersehen: (Mit)Beteiligung, Autonomie und sinnstiftende Arbeit sind hier wichtige Stichworte. Unternehmen, die in New Work nur einen schnellen “Wohfühl-Bonus” für Mitarbeiter sehen, schöpfen nicht die wahren Potenziale dieser Arbeitsform für sich aus und lassen schlimmstenfalls ihre Manager mit den Erwartungen der Beschäftigten alleine im Regen stehen. New Work, das ist kein schnelles Ziel, sondern Dauerkommunikation. Chefs müssen gestalten, reflektieren und sich mitteilen. Agilität erhöht nun diesen Druck: Die Kommunikation wird komplex und rasend schnell, Pläne und Ideen ändern sich ständig. Eine enorme Aufgabe für Manager. 

New Work und Agile brauchen starke Prozesse und Persönlichkeiten

Denn wenn Unternehmen von heute auf morgen New Work neu einführen, kann dies auch gefährliche Versprechen und Ansprüche mit sich bringen, auf die die Mitarbeiter von heute noch nicht vorbereitet sind. Nicht jeder Kollege, der einst eher Anweisungen ausgeführt hat, kann oder will sofort autonom Entscheidungen treffen. Nicht jeder Manager, weiß wie er demokratische Teamentscheidungen herbeiführt. Und wenn jeder verantwortlich ist, dann kann dies auch zu einem Klima führen, in dem sich am Ende niemand so richtig verantwortlich fühlt. Sind wir doch einmal ehrlich: Die meisten Unternehmen sind immer noch nach einem Arbeitsmodell aus dem 19. Jahrhundert konfiguriert - 9 to 5 und Präsenz im Büro. Was oft als "New Work" versprochen wird, ist einfach eine Verlagerung zur Remote-Arbeit, ohne dass sich Prozesse, Kommunikation und Technologie ändern. 

Führungskräfte müssen sich mehr denn je auf Technologien und Methodiken verlassen, um den Wandel zu bewältigen und die Vorteile von agiler und neuer Arbeit zu kombinieren, damit beide Konzepte zusammenwirken statt gegeneinander arbeiten. So können zum Beispiel PSA-Systeme Transparenz und Sichtbarkeit zu schaffen - zu jeder Tages- und Nachtzeit können Mitarbeiter und Führungskräfte auf eine Quelle aktueller, genauer Informationen zurückgreifen. Wie entwickelt sich dieses Projekt? Welche Meilensteine wurden erreicht? Wie läuft es mit dem Budget? All diese Fragen werden in der New Work Welt mittels Technologie beantwortet.

Mitarbeiter hingegen brauchen eine stabile und reife Persönlichkeit um sich auf verändernde Umstände einzulassen. Auch ihnen hilft Technologie bei diesem Wandel. Digitalisierung gibt ihnen die Werkzeuge, um sofort auf Informationen zu reagieren. Anstatt wichtige Angelegenheiten an Administratoren übergeben zu müssen, können sie mehr Dinge direkt selbst tun - zum Beispiel ihre Prognose im Management Meeting aktualisieren. 

Fazit: Agile ist der Kompass für die neue Arbeitswelt

New Work wirkt sich auf alle internen Prozesse aus - von der Gestaltung der Büros bis hin zur Arbeitsteilung, wenn Teilzeitarbeit und flexible Arbeitszeiten zur Normalität werden. 

New Work und Agilität sind sich ständig verändernde Konzept, die Agilität von gestern ist die neue Norm von morgen. Das Gleiche gilt für New Work. Keine Arbeitsform ist die eine Königsdisziplin für Unternehmen, wenn sie sie als taktische Aufgaben sehen und nicht als langfristiges strategisches Umdenken. Aber die Augen vor dieser Herausforderung zu verschließen ist keine Option: Kunden sehnen sich nach Agilität, Mitarbeiter nach New Work. Es ist die Aufgabe der Führungskräfte da draußen, diese beiden Ansprüche zusammenzubringen.

Die gleichzeitige Einführung von Agile und New Work ist ein Kraftakt für Unternehmen, den es nicht zu unterschätzen gilt. Wichtig ist daher ein schrittweises Vorgehen, statt alles auf einmal zu wollen. Richtig eingeleitet, können New Work und agile Methoden der Garant für Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit werden und gleichzeitig die Innovationskraft eines Unternehmens sichern. Dafür bedarf es aber eines geplanten und strukturieren Change Management Prozesses, der Managern die richtigen Technologien an die Seite stellt, damit sie gut informativ kommunikativ und steuernd eingreifen können.

Über den Autor Sean Hoban: 
Mitgründer und Geschäftsführer Kimble Applications

Sean Hoban verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Beratung. Gemeinsam mit Mark Robinson und David Scott gründete Sean Hoban 2010 Kimble Applications, um Prozesse in projektbasierten Unternehmen sowie die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams zu optimieren.

Kimble hilft Dienstleistungsunternehmen ihr Geschäft besser zu führen und ist der einzige führende Softwareanbieter, der auf die Automatisierung von Prozessen in projektbasierten Unternehmen spezialisiert ist. Die Funktionen von Kimble optimieren die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams.