Studie zu Mobile Office Sechs Typen stellen Firmen vor Herausforderungen

Menschen kommen unterschiedlich gut mit dem regelmäßigen Arbeiten aus dem Mobile Office zurecht. (Bild: picture alliance / Westend61 | Joseffson)

Jeder geht anders mit Mobile Office um und stellt damit sowohl Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen als auch das Personalmanagement vor neue Aufgaben.

Als der Alltag an der Mobile Office-Front Ende 2022 eingekehrt war, wollten wir, das IFAK Institut und die PRIOTAS GmbH, ein Spezialist für Mitarbeitenden-Feedback, es genau wissen. In unserer Studie haben wir 800 Erwerbstätige, die in den vorangegangenen vier Wochen mindestens an einem Tag im Homeoffice gearbeitet haben, online zu ihrer Produktivität, ihrer Leistungsfähigkeit und ihrer Teambindung befragt. Ergebnis: Sechs unterschiedliche Mobile Office-Typen und damit Herausforderungen erwarten Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen heute.

Mobile Office Fans

Ein Viertel (25 Prozent) und damit die größte Gruppe der Erwerbstätigen mit Mobile Office-Erfahrung sind wahre Fans der Arbeit von zuhause aus und haben überdurchschnittlich viel Spaß dabei. Diese Fans sind etwas älter, häufig zwischen 40 und 54 Jahre alt und leben meist in 2-Personen-Haushalten.

Sie bewerten alle Kriterien auffallend positiv: den Austausch mit den Kollegen, die Einbindung ins Team, den Informationsfluss im Projekt und im Team und das strukturierte Arbeiten. Kein Wunder also, dass diese Gruppe am liebsten fünf Tage von zuhause aus arbeitet.

Mobile Office Ablehner

Aber fast genauso groß ist die Gruppe der Mobile Office Ablehner (23 Prozent). Die Ablehner sind häufiger männlich und eher jünger. Dieser Typ ist generell unzufrieden im häuslichen Office, hat seltener Spaß an der Arbeit und bewertet alle Kriterien deutlich negativer. Die Ablehner können zu Hause nicht in Ruhe arbeiten, sind nicht gut strukturiert und fühlen sich weniger effektiv und weniger wertgeschätzt. Mal liegt es an der Ausstattung des Arbeitsplatzes, dem Informationsfluss im Projekt, der internen Kommunikation und dem Führungsverhalten des Vorgesetzten. Nachvollziehbar, dass die Ablehner eher im Büro als daheim zu finden sind.

Teamvermisser

Die Teamvermisser machen ein Fünftel (19 Prozent) der Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen aus. Die Teamvermisser kommen in allen Altersgruppen vor und leben überdurchschnittlich häufig allein. Er oder Sie hat zwar technisch die benötigte Ausstattung, und auch die Kommunikation mit der Führungskraft funktioniert gut. Was jedoch fehlt, ist der direkte, persönliche Kontakt zu den Kollegen und Kolleginnen. Die Teamvermisser fühlen sich im heimischen Office deutlich häufiger einsam und schlechter über Dinge im Unternehmen informiert. Auch läuft der Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen häufig nicht reibungslos.

Familiär Beanspruchte

Etwa 15 Prozent der Arbeitnehmer und Arbeitsnehmerinnen im Mobile Office gehören zum Typ der familiär Beanspruchten. Diese Personen sind im Schnitt jünger, mehrheitlich unter 40 Jahre alt und leben überdurchschnittlich häufig in Mehrpersonenhaushalten. Sie sind häufiger abgelenkt, vermischen öfter Privates und Berufliches und können seltener in Ruhe arbeiten. Spaß an der Arbeit kommt da eher weniger auf, die Effektivität leidet, und der familiär Beanspruchte ist oft unzufrieden. Überraschenderweise fühlt sich der familiär Beanspruchte im Mobile Office öfters einsam und vermisst den persönlichen Kontakt zum Team.

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Zufriedene Mobile Office-Individualisten

Die zufriedenen Mobile Office Individualisten machen neun Prozent der Erwerbstätigen aus. Diese sind mit Mobile Office sehr zufrieden, jedoch wird die Kommunikation und die Teambindung bemängelt. In dieser Gruppe sind etwas häufiger Frauen und eher etwas ältere Personen vertreten. Vertreter dieses Typs können störungsfrei arbeiten, sind gut strukturiert und ihrer Einschätzung nach effektiv. Der zufriedene Individualist fühlt sich keineswegs einsam und vermisst den Kontakt zu den Kollegen am wenigsten. Was jedoch bemängelt wird, ist der Austausch mit der Führungskraft und der Informationsfluss im Betrieb.

Die Ausstattungslosen

Jeder zehnte Erwerbstätige (9 Prozent) gehört nach wie vor zur Gruppe der Ausstattungslosen und hat zu Hause keinen richtigen Arbeitsplatz mit der benötigten Ausstattung eingerichtet. Es handelt sich hierbei überwiegend um junge Personen, die häufig allein leben. Er oder sie kann deshalb deutlich weniger gut strukturiert arbeiten und bewertet die eigene Arbeit weniger häufig als effektiv. Und das, obwohl diesem Typ meist alle Informationen vorliegen, die für die Arbeit benötigt werden, der Austausch mit der Führungskraft klappt und auch die Integration ins Team stimmt. Der Ausstattungslose ist deshalb häufiger im Büro anzutreffen.

Auf einen Blick: Die sechs Mobile Office-Typen und ihre Eigenschaften. Zum Vergrößern klicken. (Grafik: IFAK)

Was nun? Handlungsempfehlungen für produktives Arbeiten im Mobile Office

Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass nicht alle Berufstätigen gleich sind und jeder Mitarbeiter, jede Mitarbeiterin unterschiedliche Voraussetzungen und Präferenzen mitbringt. Deshalb müssen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen, Führungskräfte und Personalvertretungen Mobile Office sehr differenziert - mit dem Fokus auf den Mitarbeitenden - betrachten. Eine Kultur des Vertrauens und der Flexibilität sind hierfür Grundvoraussetzung. Welche Empfehlungen gibt es nun in Hinblick auf die verschiedenen Mobile Office Typen:

1. Optionen anbieten: Je nach Typ sollten die Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, selbst zu entscheiden, ob sie ihren Schwerpunkt im Büro oder im Mobile Office haben wollen.
    
2. Feedbackmöglichkeiten schaffen: Eine regelmäßige und offene Kommunikation zwischen Arbeitgeber, Führungskraft und Mitarbeitenden hilft, Präferenzen und Bedenken aller Beteiligten frühzeitig zu erkennen und tragfähige Lösungen zu finden.
    
3. Regeln festlegen: Möchte man die Mitarbeitenden wieder mehr vor Ort bringen, um den gegenseitigen Austausch zu fördern, müssen Regeln und Erwartungen klar definiert werden. So muss festgelegt sein, wann und auch warum, die Mitarbeitenden ihre Arbeit in Präsenz zu leisten haben (zum Beispiel aufgrund gemeinsamer Workshops, Präsenzmeetings und Teamevents). Außerdem muss die Arbeit im Büro an Attraktivität gewinnen, um auch für die Mobile Office Fans wieder interessant zu sein.
    
4. Vertrauen aufbauen: Gegenseitiges Vertrauen zwischen Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen und Mitarbeitenden ist Grundvoraussetzung für produktives Arbeiten im Mobile Office. Die Führungskräfte nehmen im Vertrauensaufbau und in der Kommunikation und Wertschätzung eine Schlüsselfunktion ein und müssen von Fall zu Fall dafür geschult und weiter befähigt werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass jedes Unternehmen und jeder Mitarbeitende einzigartig ist und dass es keine Standardlösung gibt, die für alle passt. Eine gute Praxis besteht darin, regelmäßig Feedback einzuholen und Anpassungen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass Mobile Office für alle funktioniert. Befragungen der Belegschaft können dabei helfen, die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu ermitteln und zeigen die Verteilung der sechs Typen im eigenen Betrieb.