Interview zum Web-Seminar am 25.03.2021 um 11 Uhr "Viele IT-Systeme sind zu kompliziert. M-Files geht da bewusst andere Wege."

Wie würden Sie einem technisch völlig unbedarften Kollegen das Konzept von M-Files in wenigen Sätzen erläutern?

Alexander Füller: Mit Ihrer Frage sprechen Sie ein Kernproblem im Informationsmanagement an: Viele IT-Systeme sind zu kompliziert. M-Files geht da bewusst andere Wege. Ganz simpel ausgedrückt ist M-Files eine Lösung, die Informationen nach dem "Was-statt-Wo"-Prinzip ordnet. Das bedeutet, als Benutzer müssen Sie nicht wissen, wo sich die gesuchte Information befinden könnte, sondern nur was gesucht wird. Also beispielsweise sucht man einen Vertrag mit dem Kunden XYZ, eine Bestellung zum Projekt 47/11 oder ein Foto von Herrn Müller. In welchem System oder Ordner diese Information abgelegt ist, muss der Nutzer nicht wissen. Alle Informationen werden kontextbezogen eingeordnet – wie Musik bei Spotify. Das macht die Nutzung so ungemein einfach: Es gibt keine starren Ordnerstrukturen mehr, die von den Nutzern nur schwer zu durchschauen sind. M-Files verbindet sich mit den bestehenden Systemen, kümmert sich um die Ablage und durch viele Automatismen wie die automatische Klassifizierung werden die Nutzer entlastet.

Was sind die häufigsten Probleme, auf die Sie im Kontext von Remote Arbeit und Unternehmen, die ihre Prozesse an diese Bedingungen anpassen müssen, stoßen? Haben Sie da ein besonders skurriles Beispiel?

Alexander Füller: Gerade im Consulting ist Remote Work oder Homeoffice ja eher die Regel als die Ausnahme und enorm wichtig. Hier tun sich viele Unternehmen schwer, weil sich die eingesetzten Systeme nur mühsam und mit erheblichem technischem Aufwand für die mobile Nutzung oder Remote Work öffnen lassen. M-Files ermöglicht standardmäßig für alle angeschlossenen Systeme einen einheitlichen mobilen Zugang über Apps und unterstützt Remote Work mittels Web- oder Desktop-Clients sehr komfortabel. Mit anderen Worten, auch alte Fileserver und Archiv- oder DMS/ECM-Systeme sind mit M-Files sofort im Homeoffice oder unterwegs zugänglich – sicher und mit allem Komfort. Wir bauen das Spektrum der anbindbaren Systeme regelmäßig aus – zuletzt haben wir einen sogenannten Konnektor für das ECM-System Saperion umgesetzt.

"Datensilos auflösen und Informationen intelligent managen" ist Ihr Web-Seminar am 25. März überschrieben. Was verstehen Sie unter Datensilos?

Alexander Füller: Neben der Menge an Daten und Informationen wächst auch die Anzahl der eingesetzten Systeme in den Unternehmen stetig – und damit wächst auch das Chaos. Informationen liegen heute verteilt über verschiedene Fileserver oder Netzwerk-Laufwerke, in DMS oder ECM-Lösungen, auf dem SharePoint und in CRM- oder ERP-Systemen. Zunehmend werden Cloud-Lösungen wie z.B. Dropbox, Google Workspace, Slack oder Trello genutzt – oft auch ohne Wissen der eigenen IT. All diese Ablagesilos sind nicht miteinander verbunden. Dubletten und Versionskonflikte sind so allgegenwärtig. Für die Nutzer wird es immer schwieriger, die richtige Information in der richtigen Version zu finden. Für das Unternehmen entsteht aus dieser Vielzahl an Datensilos ein erheblicher Kontrollverlust über die eigenen Daten, der nicht nur im Hinblick auf Information Governance, Compliance und DSGVO-Richtlinien sehr bedenklich ist. Mit M-Files kann man diese Vielfalt beherrschbar machen, ohne sie gänzlich zu verbieten oder Daten zu migrieren.

Was sind die Vorteile Ihrer Lösung gegenüber den Möglichkeiten, die ich etwa durch die Nutzung der cloudbasierten Services von Microsoft 365 habe?

Alexander Füller: M-Files steht nicht in Konkurrenz zu Microsoft 365 sondern ergänzt es und wertet es auf. M-Files kann sich nahtlos beispielsweise in Microsoft Teams oder Microsoft SharePoint integrieren und bietet den Nutzern dort in der gewohnten Microsoft-Arbeitsoberfläche alle Zusatzfunktionen von M-Files. So macht M-Files Microsoft 365 unter anderem durch automatische Klassifizierung, Auto-Tagging und der automatischen Verknüpfung mit anderen Informationen intelligenter. Die Zugriffsteuerung wird durch die Klassifizierung viel smarter und sicherer. Auch wird Microsoft 365 um volle ECM-Funktionalitäten wie Workflows, Versionierung und Archivierung erweitert. Als besonders wertvoll empfinden unsere Kunden, dass sie dank M-Files in Microsoft 365 auch auf Informationen aus anderen Systemen wie beispielsweise Salesforce, Google Workspace oder bestehenden Ablagen wie konventionelle ECM/DMS-Lösungen zugreifen können.

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Stimmt es, dass Deutschland in Sachen Digitalisierung hinterherhinkt oder wie beurteilen Sie diese Frage vor dem Hintergrund Ihres Wirkungsgebietes?

Alexander Füller: Das lässt sich leider nicht von der Hand weisen. Die aktuell anhaltende Pandemie hat deutlich aufgezeigt, dass viele Organisationen und Unternehmen nicht wirklich gut aufgestellt in diese Krise gerutscht sind und nur mit größter Mühe einen Betrieb aufrechterhalten konnten. Das hat viel mit Agilität bei der Umsetzung moderner Lösungen zu tun, die auch von den oben genannten Datensilos behindert wird. Wenn ich meine Informationen über viele Systeme verteile und kein M-Files nutzen kann, um alles zusammenzuführen und nach einheitlichen Regeln zu verwalten und zu nutzen, fallen mir Veränderungen sehr schwer. Statt einem Zugriffsmechanismus aus dem Homeoffice brauche ich dann viele – mit entsprechenden Kosten, Verzögerungen und viel Aufwand.

M-Files verwendet ja künstliche Intelligenz zur Klassifizierung von Dokumenten. Wozu dient diese Klassifizierung? Was machen Sie anhand dieser Klassifizierung mit den Dokumenten?

Alexander Füller: Künstliche Intelligenz hilft uns, Informationen zu erkennen, zuzuordnen und in die richtigen Prozessabläufe zu bringen. Sie erlaubt es, Informationen automatisiert in den richtigen Kontext zu stellen. Sie kann automatisiert und einheitlich Fragen beantworten wie: Ist dieses Dokument ein Vertrag oder ein Projektbericht? Zu welchem Projekt oder Kunde gehört es? Ist es besonders schützenswert? Muss es revisionssicher archiviert werden? Ist das neue Dokument eine Dublette? So wird Transparenz hergestellt und Sicherheit geschaffen, indem bestimmte Dokumente über definierbare Regeln gleich automatisiert den richtigen Prozessen zugeordnet werden, wie beispielsweise Eingangsrechnungen dem Freigabeprozess. Damit entlastet M-Files nicht nur die Nutzer von Routineaufgaben, sondern sichert automatisiert die Einhaltung von Compliance-Auflagen wie der EU-DSGVO und höchsten Sicherheitsanforderungen. Ohne KI wird kein Unternehmen in Zukunft die Anforderungen an Compliance und Datensicherheit erfüllen können.

Wie steht es um Datensicherheit? Cloudlösungen stehen oft in der Kritik, wenn diese mit Datentransfers in die USA verbunden sind.

Alexander Füller: Als finnisch-stämmiges Unternehmen sind wir mit den hohen Datenschutzanforderungen in Europa bestens vertraut. Datenschutz und Datensicherheit sind wichtige Faktoren. Es gibt in einigen Bereichen klare Regeln und in anderen Bereichen Gestaltungsspielraum, sodass jedes Unternehmen individuell abwägen muss. M-Files trägt dem mit einem sehr flexiblen, hybride Lösungskonzept Rechnung. So kann der Kunde genau festlegen, welche Daten lokal und welche in der Cloud gespeichert werden sollen. Das Schöne dabei ist, all dies geschieht im Hintergrund und tangiert die Nutzer nicht. Für unsere Cloud-Kunden setzen wir auch Microsoft Azure Germany mit völlig eigenständigen Rechenzentren in Deutschland, die die strengen deutschen Datenschutzanforderungen vollumfassend erfüllen.

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Nutzen Sie Ihre Lösungen auch privat? Und welche Tipps haben Sie vielleicht für das private Datenmanagement?

Alexander Füller: Darauf verzichten wir, da das für M-Files wenig Sinn macht.

Wer sollte Ihr Web-Seminar auf keinen Fall verpassen? Worauf können sich Interessierte freuen?

Alexander Füller: Das Webinar richtet sich in erster Instanz an die Entscheidungsträger von Consulting-Unternehmen, die die Performance ihrer Unternehmen deutlich erhöhen wollen. Modernes Informationsmanagement reduziert nicht-fakturierbare Aufwände und steigert die Qualität und Effizienz alle Prozesse im Projekt. Gerade im Beratungsgeschäft ist es enorm wichtig sämtliche Informationen, die im jeweiligen Kontext relevant sind, immer und sofort verfügbar zu haben. Die Kundenanforderungen werden in diese Richtung gehend künftig noch an Komplexität gewinnen. Intelligentes Informationsmanagement wird die Spreu vom Weizen in der Beratung trennen. In zweiter Instanz ist das Webinar natürlich auch für IT-Consultants interessant, die ihre Kunden mit den faszinierenden Möglichkeiten von KI-basiertem Informationsmanagement begeistern wollen. Die Nachfrage nach M-Files wächst seit Jahren rasant und wir suchen durchaus auch weitere Partner.

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/jr