Externe Dienstleister in der IT Wie finden Unternehmer einen seriösen Partner für Managed Services?

Auf dem Markt gibt es viele Anbieter, doch worauf muss man achten, um einen seriösen Managed IT-Service zu finden? (Bild: picture alliance / Zoonar | Aleksandr Khakimullin)

Eigenes IT-Team rechnet sich häufig nicht

Während große Konzerne normalerweise eine eigene IT-Abteilung besitzen, lohnt sich dies für die KMUs nicht. Sie greifen auf externe Consulting-Firmen zurück. Dabei spielen nicht nur die Kosten eine Rolle. Der Fachkräftemangel erschwert es, geeignete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu finden.

Die Kosten spielen ebenfalls eine große Rolle. Bewerber können sehr wählerisch sein. Neben einem großzügigen Gehalt erwarten sie in der Regel weitere Gratifikationen. Eine entscheidende Kostenersparnis wird durch den Einsatz von externen Beratern bei den Gemeinkosten, wie den Schulungen erreicht. Diese Kosten teilen sich bei externen Unternehmen auf alle Kunden auf. Die Zusammenarbeit mit einem externen IT Managed Service ist wirtschaftlich planbar. Hinzu kommt die Sicherheit, auch bei einem schnellen Wachstum schnell reagieren zu können und über die notwendigen IT-Kapazitäten zu verfügen.

Viele Unternehmen sind mit den Anforderungen komplett überfordert

Studien zum Thema stellen fest, dass viele Unternehmen keine Strategie für die Umsetzung ihrer digitalen Projekte haben. Bei kleinen Firmen hat nur jede fünfte einen Plan. Eines der größten Hindernisse ist das mangelnde Know-how. Häufig behindern zudem das fehlende Bewusstsein der Mitarbeiter und die zahlreichen äußeren Hemmnisse den Ausbau der Digitalisierung. In vielen Betrieben sind nicht einmal die Verantwortlichkeiten klar geregelt.

Die Notwendigkeit der digitalen Optimierung von Prozessen haben viele Firmeninhaber durchaus erkannt. Andere müssen sich noch im Klaren werden, wie sie dieses Thema angehen wollen. Mittelständische Unternehmen aus der Metropolregion Stuttgart können sich beim NIC Systemhaus beraten lassen, wenn es um IT-Outsourcing vs. Managed Services geht. Für eher kleinere Unternehmen mit wenigen Arbeitsplätzen gibt es in fast jeder Region passende IT-Dienstleister, die über die Vorteile von Managed Services informieren.

Worauf ist bei der Suche nach einem professionellen IT-Berater zu achten?

Auf dem Markt gibt es zahlreiche Anbieter, von denen nicht alle seriös arbeiten. Da es in diesem Bereich keinerlei behördliche Regulierungen gibt, sind die Unternehmer bei der Suche eines starken Partners auf sich gestellt. Das IT-Management muss sich nach dem Bedarf des Unternehmens richten und flexibel auf veränderte Rahmenbedingungen reagieren. Ein guter Managed Service sollte die Grundlage für die Wettbewerbsfähigkeit legen und eine hohe Innovationskraft unterstützen.

Um dies zu gewährleisten, sollte das Consulting-Unternehmen über ausgezeichnete Referenzen verfügen. Die IT-Spezialisten haben idealerweise viel Erfahrung in verschiedenen Branchen gesammelt. Perfekt aufeinander abgestimmte Teammitglieder bieten ein umfassendes Spektrum an Fachwissen. Hinzu kommt das Know-how für die Entwicklung einer funktionierenden Organisation und effizienter Prozesse.

Die Berater müssen spezifische Lösungen anbieten, die genau auf den Betrieb abgestimmt sind. Mit einem hohen Verständnis für die Bedürfnisse des Kunden planen sie die IT, bauen Systeme auf und führen diese ein. Dazu gehören auch Netzwerkslösungen.

Seriöse Managed Services haben eine klare Kommunikationsstruktur. Für den Unternehmer ist ein Projektmanager der Ansprechpartner. Er koordiniert alle Services. Die IT entwickelt sich immer weiter. Seriöse Berater bilden sich daher ständig weiter und wissen so frühzeitig, welche neuen Trends sich entwickeln. Durch diesen Wissensvorsprung verschaffen sie dem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil.

Nicht zu unterschätzen ist zudem die Transparenz. Verträge müssen detailliert und eindeutig formuliert sein. Eine transparente Kalkulation gibt Unternehmen zudem eine verlässliche Planungsgröße. Die Erfordernisse am Markt können sich je nach Branche schnell ändern. Umso wichtiger ist es, dass IT-Berater auf alle neu anfallenden Anforderungen professionell und flexibel reagieren können.

Wie funktioniert ein Managed Service in der IT?

Beim Managed Service betreut ein externer Dienstleister über einen vertraglich festgelegten Zeitraum Kunden. Die Leistungen werden vorher definiert und richten sich nach dem Bedarf des Kunden. Beim IT Service handelt es sich also um Dienstleistungen in der digitalen Informationsverarbeitung. Der Standort spielt dabei heute keine Rolle mehr. Die Betreuung erfolgt über eine Fernüberwachung, sodass eine Anfahrt zu Kunden selten ist. Auf diese Weise können die Berater schnell auf Erfordernisse aus der Ferne reagieren. Zudem ist diese Vorgehensweise von niedrigen Kosten geprägt.

Bei der Nutzung von Managed Services werden nur einige Teilbereiche ausgelagert. Die Infrastruktur bleibt dabei im Unternehmen, sodass es die Hoheit über die Prozesse und die Struktur behält. Der Vorteil des Managed Services liegt in der Entlastung des eigenen Fachpersonals. Bei Outsourcing wird hingegen die gesamte IT an einen externen Dienstleister ausgelagert. In diesem Fall übernimmt das Systemhaus die volle Verantwortung für die Systemstabilität und eine maximale Effizienz.

Die Vorteile des Managed IT-Service im Überblick

Unternehmen können auf diese Weise ihre Kosten für den IT-Support besser planen, weil diese über die monatlichen Gebühren abgegolten werden. Ein weiterer Vorteil ist die einfache Skalierbarkeit. Der Umfang der Dienstleistungen lässt sich meist an die aktuellen Erfordernisse anpassen. Der Support garantiert eine hohe Verfügbarkeit und sichert eine lückenlose Überwachung des IT-Systems.

So kann auf mögliche Probleme in Echtzeit reagiert werden. Dadurch werden die Ausfallzeiten minimiert, wodurch dem Betrieb ein Wettbewerbsvorteil entsteht. Der Zugang zu IT-Spezialisten ermöglicht es den Unternehmern, aus erster Hand über neue Trends informiert zu werden. Zudem entfällt die aufwendige Suche nach Talenten für die eigene IT-Abteilung.