Tipps & Tricks für Consultants Wie Firmenkreditkarten das Leben erleichtern

Saubere Trennung aller Ausgaben

Gerade in kleinen Unternehmen ist es nicht immer einfach, die privaten und geschäftlichen Ausgaben voneinander zu trennen. Unternehmer nehmen sich dieses Unterfangen zwar beständig vor, doch im Alltag rutscht eine Ausgabe dann doch wieder in die falsche Richtung. Mit der Firmenkreditkarte löst sich das Problem:

• Klare Abrechnung – jede Kreditkarte hat eine Abrechnung zur Folge. So wird schnell deutlich, für was der Kostenpunkt gedacht war.
• Offensichtliche Abgrenzung – die Unternehmenskreditkarte sieht anders aus als die normale Bankkarte oder die normale Kreditkarte. Der optische Unterschied lässt sich noch deutlicher herstellen, wenn die Kreditkarte nach eigenen Vorstellungen gestaltet wird.

Natürlich ist es in der Praxis weiterhin möglich, die Firmenkreditkarte für private Zwecke zu nutzen. Doch über die Rechnung fällt dies wiederum auf. Gängig ist allerdings, die Kreditkarte fernab aller sonstigen Karten aufzubewahren und zugleich mit einem fixen Firmenkonto zu arbeiten. Über dieses sollten Unternehmer ohnehin schon aus buchhalterischen Gründen nachdenken, sofern sie es noch nicht haben.

Automatisierung aller Abrechnungen

Für Unternehmen werden Kreditkarten oft in mehrfacher Form vergeben. Jede einzelne Karte kann nun wiederum einem Mitarbeiter oder einem Unternehmensbereich zugeordnet werden. Diese Aufteilung spielt ihre Vorteile schnell aus:

• Automatisierung – mit dem passenden Buchhaltungsprogramm können die Ausgaben direkt korrekt gebucht werden. Auch einzelne Abrechnungen für Abteilungen oder einzelne Mitarbeiter lassen sich so automatisiert buchen. Die Abrechnungen für Dienstfahrten eines Außendienstmitarbeiters können so punktiert dargestellt werden.
• Reisekosten – auch sie können automatisiert über die richtigen Schnittstellen direkt in das Buchhaltungssystem eingebunden werden. Noch besser: Mit verschiedenen Firmenkreditkarten lassen sich diese Buchungen auch den Mitarbeitern zuordnen.

Solche Automatisierungen mögen auf den ersten Blick wenig Vorteile bieten, doch schenken sie Zeit. Die Sortierung von Belegen, Rechnungen, Ausgaben und Abbuchungen stellt gerade in kleinen Betrieben einen erheblichen Zeitfaktor dar, der durch diese Kniffe deutlich minimiert wird.

Die Voraussetzung ist natürlich ein entsprechendes Buchhaltungssystem, welches möglichst auch Online-Anbindungen zur Verfügung stellt, sodass neben den reinen Abbuchungen gleich die entsprechenden Rechnungen via Scan hinzugefügt werden können.

Zuordnung der Ausgaben zu Abteilungen und Mitarbeitern

Reisekosten oder Materialeinkäufe. Jeder Betrieb kennt das Problem, dass am Ende des Steuerjahres zwar viele Buchungen und Belege zusammenkommen, doch wer nun welche Kosten verursachte, ist kaum noch jemandem bewusst. War es der Meister, der beim Großhändler rasch noch Rohre eingekauft hat oder war es der Geselle, der im Auftrag des Meisters diese Arbeit ausführte? Daher gilt:

• Mehrere Kreditkarten – moderne Banken geizen nicht mit Kreditkarten. Für Unternehmen (aber auch Privatpersonen), gibt es oft mehrere Karten. Sie alle basieren auf demselben Prinzip und nutzen dasselbe Konto, doch haben sie gewisse Merkmale. Wer als Unternehmer keine Namen nennen möchte, der kann mit Nummern arbeiten. Die Merkmale werden auf den Abrechnungen hinterlegt, sodass im Nummernfall nur noch die Ausgabe mit der Nummer 01 der Abteilung oder der Person X zugeordnet werden muss.
• Kostenrahmen – über die verschiedenen Kreditkarten können Unternehmer zudem einfacher die Ausgaben während Dienstreisen oder Montagen im Blick behalten. Verbraucht Team drei immer mehr Geld als Team zwei? Dank der aufgeschlüsselten Auflistung ist es nun einfach, die Kosten zuzuordnen und genauer zu prüfen, warum sie teilweise erheblich abweichen.
• Sperre – wie steht es um die Sicherheit solcher Karten? Immerhin kann es immer mal geschehen, dass ein Außendienstmitarbeiter aus guten Gründen gekündigt wird, er jedoch noch die Kreditkarte hat. Keine Sorge, denn mit der Nummern- oder Namenszuteilung lässt sich gezielt diese eine Kreditkarte sperren. Für neue Angestellte kann mühelos eine neue Karte ausgestellt werden.

Grundsätzlich darf der praktische Nutzen von Firmenkreditkarten für Bereiche und Mitarbeiter nicht verachtet werden. Bis heute arbeiten etliche Unternehmen mit Bargeld oder auch Schecks, die sie Mitarbeitern auf Dienstreisen mitgeben. Andere setzen voraus, dass die Mitarbeiter teilweise in Vorleistung treten. Beides sind zeitaufwendige Buchhaltungsmaßnahmen. Herausgegebenes und genutztes Bargeld zu buchen, teils noch unter Berücksichtigung von Checks oder gar der Verwendung von privatem Geld, welches erstattet werden muss – in der Zeit hätten wichtige Tagesaufgaben erledigt werden können.

Sparen mit Kreditkarten?

Nicht alle, aber sehr viele Banken, bieten Kreditkarten für Unternehmen mit gewissen Vorzügen. Die Flugmeilen kommen den meisten Menschen wohl gleich in die Erinnerung. Sie sind auch heute noch präsent, doch gibt es weitaus mehr Bonusprogramme:

• Tanken – etliche Kreditkartenanbieter arbeiten mit Tankstellen zusammen. Wird bei den angeschlossenen Partnern getankt, gibt es wahlweise einen Rabatt oder es werden Bonuspunkte gutgeschrieben.
• Hotels – auch mit Hotelketten wird zusammengearbeitet. Allerdings handelt es sich dabei eher um größere Ketten, dennoch gilt dasselbe, wie beim Tanken.
• Verpflegung – Ketten im Bereich der Gastronomie gehören teils mit zum Bonusprogramm.

Natürlich kommen bei einer bloßen Hotelübernachtung oder beim Essen in einem Restaurant nicht unglaublich viele Bonuspunkte oder Prozente zusammen. Da die Kreditkarten jedoch auf eine lange Zeit genutzt werden, summiert sich das Angebot. Und wie wohl jeder Unternehmer zu bestätigen weiß: Auch Kleinvieh macht Mist.

Fazit – Unternehmenskreditkarten in Erwägung ziehen

Unternehmenskreditkarten sind für Unternehmen durchaus interessant. Die Größe des Betriebs spielt hierbei eine untergeordnete Rolle, denn fast jeder Betrieb hat mehrere Teams – im Innen- und Außenbereich. Dank der Ausstellung mehrerer Schwesterkreditkarten mit klarer Zuordnungsmöglichkeit lassen sich die Posten schnell zuordnen und verbuchen. Jedoch sollte auch das Buchhaltungsprogramm entsprechend gestaltet sein und Optionen aufweisen, dass ein Mitarbeiter von unterwegs aus gleich die entsprechenden Belege einscannen kann. Auf diese Weise gehen Rechnungen und Belege nicht verloren, können zugeordnet werden und die Buchhaltung benötigt weniger Zeit für diese Tätigkeiten.

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