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Kniggewissen für Consultants Wie schreibt man eine Trauerkarte im beruflichen Umfeld richtig?
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Bei einer Todesnachricht aus dem beruflichen Umfeld sollte in jedem Fall reagiert werden. Aber wie kondoliert man angemessen? (Bild: picture alliance / ZUMAPRESS.com | Simone Kuhlmey)
Der Tod gehört zum Leben dazu, aber ehrlicherweise gehen wir dem meistens aus dem Weg. Es ist schwer, mit der Trauer anderer umzugehen. Da schaut man lieber weg und geht den Hinterbliebenen aus dem Weg. Genau der falsche Weg, aber auch das wissen wir. Die richtigen Worte finden? Das erscheint uns einfach zu schwer.
Neben der Trauer im privaten Umfeld gibt es auch noch Todesnachrichten aus dem Kollegenkreis, von Geschäftspartnern oder Kunden. Wie gehe ich damit am besten um? Die richtige Antwort ist natürlich: reagieren. Doch wie?
Wer kondoliert?
Haben Sie vom Tod eines Kunden erfahren? Dann kondoliert der Mitarbeiter, der mit diesem Kunden zusammengearbeitet hat. Ist dieser Mitarbeiter keine Führungskraft, so übernimmt die Geschäftsleitung.
Bei Mitarbeitern übernimmt der Vorgesetzte das offizielle Kondolenzschreiben. Sie können als Kollege natürlich auch im Namen des Teams der Familie bzw. den Hinterbliebenen ihr Mitgefühl aussprechen.
Wem sollte ich kondolieren?
Haben Sie vom Tod eines Familienmitgliedes eines Kollegen, Kunden oder Geschäftspartners erfahren, dann ist der Angehörige, den Sie kennen, Ihr Ansprechpartner. Sie kennen keinen Angehörigen persönlich, dann ist der (Ehe-) Mann/Frau, danach die Kinder der passende Adressat.
Wann ist der beste Zeitpunkt für das Kondolieren?
So früh wie möglich. Sobald Sie erfahren haben, dass jemand verstorben ist, sollten Sie reagieren. In Zeiten des Homeoffice und fehlendem „Flurfunk“ erfährt man manchmal erst spät vom Ableben einer Ihnen bekannten Person. Doch auch dann sollten Sie reagieren. Lieber spät reagieren, als nicht zu reagieren.
Auf welchem Weg sollten Sie Ihr Mitgefühl aussprechen?
Selbst im Zeitalter der elektronischen Mitteilungen – Kondolenzschreiben werden immer per Karte oder Brief versendet. Stehen Sie den Hinterbliebenen sehr nah? Dann greifen Sie zum Hörer. Doch das Telefonat ersetzt nicht die Trauerkarte.
Brief oder Karte? Darauf sollten Sie achten:
Ob Brief oder Karte, die Entscheidung liegt bei Ihnen. Verzichten sollten Sie auf einen Umschlag mit schwarzem Trauerrand. Dieser Umschlag wird zum Versenden einer Todesnachricht, also von den Hinterbliebenen verwendet.
Der Umschlag sollte neutral und zur Karte/dem Briefpapier passen und auf keinen Fall ein Sichtfenster haben. Und auf jeden Fall hochwertig sein.
Bei einer Karte empfehle ich eine schlichte Variante zu nehmen. Als Briefpapier eignet sich edles, weißes Papier, hochwertig, kein einfaches Kopierpapier. Sie möchten Firmenpapier verwenden? Das geht, aber bitte nehmen Sie die zweite Seite. Auf keinen Fall sollten auf dem Papier Kontodaten oder Steuernummern zu lesen sein.
Schwarze Tinte ist dem Kugelschreiber vorzuziehen, genauso Handschriftliches gegenüber dem gedruckten Text. Wollen Sie lieber den Brief auf dem Computer schreiben? Dann sollten Sie auf jeden Fall die Anrede und den Abschluss handschriftlich verfassen. Doch ein Schreiben aus dem Drucker wirkt unpersönlich und sollte möglichst vermieden werden.
Schreiben Sie immer an einen Adressaten, nicht: „An das Trauerhaus“.
Wählen Sie eine Briefmarke und nicht den Frankierautomaten. Doch auch bei der Wahl der Briefmarke entscheiden Sie sich am besten für eine klassische. Blumenmotive passen immer.
Die richtigen Worte finden, ist einfacher, als Sie glauben
Beantworten Sie folgende Fragen und Sie haben einen guten Faden, um ein passendes Kondolenzschreiben aufzusetzen:
- Wie haben Sie vom Tod erfahren?
- In welchem Verhältnis standen Sie zum Verstorbenen?
- Was verbinden Sie mit dem Toten?
- Haben Sie Erinnerungen, die Sie teilen wollen?
- Was wird Ihnen fehlen?
- Gibt es etwas, was Sie besonders geschätzt haben?
- Was wünschen Sie den Hinterbliebenen?
- Seien Sie ehrlich und immer wertschätzend.
Beispiel zum Tod eines ehemaligen Vorgesetzten, geschrieben an die Ehefrau:
Gerade habe ich vom Tod Ihres Mannes erfahren. Ich bin tief betroffen und möchte Ihnen mein aufrichtiges Mitgefühl aussprechen.
An die vielen Jahre unserer guten Zusammenarbeit habe ich so manch schöne Erinnerung. Ihr Mann stand mir grade am Anfang meines Berufslebens als Mentor immer zur Seite. Legendär für mich ist sein spontaner Vortrag, als bei einer Präsentation vor der Geschäftsleitung die Technik versagte und ich vor Schreck nicht wusste, was ich tun sollte. Dafür bin ich ihm heute noch dankbar.
Seine selbstlose Unterstützung, sein analytischer Blick und sein Optimismus gehörten zu seinen Stärken, die mich sehr geprägt haben. Auch nachdem ich das Unternehmen verlassen habe, blieben wir weiterhin in Kontakt. Ich werde seine Ratschläge und seine Fähigkeit, den Blickwinkel anderer einzunehmen, schmerzlich vermissen.
Für diese schwere Zeit wünsche ich Ihnen viel Kraft. Ich werde Ihren Mann als Chef und Mensch in bester Erinnerung behalten.
In stiller Anteilnahme,
Ein Brief oder Karte wird immer von einer Person unterschrieben, auch wenn Sie im Namen eines Teams schreiben.
Egal wie und wann Sie kondolieren, seien Sie respektvoll, ehrlich, setzen Sie den Verstorbenen in den Mittelpunkt Ihres Schreibens. Denken Sie daran, die Menschen, die vom Tod eines Menschen direkt betroffen sind, müssen sich unter Umständen neu finden. Versuchen Sie Trivialitäten, Unwichtiges und „Schnelles-drüber-weg-Gehen“ zu vermeiden und geben Sie den Betroffenen Zeit und Raum für die Trauer.
Ihre Sabine Lansing
Über Sabine Lansing
Sabine Lansing ist die Gründerin von ‚Knigge-Wissen‘ und ‚Knigge-Heute‘ – und das hat sie im Grunde einer Diebesbande zu verdanken. 2002 war sie als Schmuckvertreterin in Belgien unterwegs. Im Koffer war Schmuck im Wert von über einer Million Euro – ein lohnendes Ziel. Ausspioniert und nach einer filmreichen Flucht ins sichere Zuhause tat sie das, was sie gut kann: sich neu erfinden. Diesmal allerdings mit etwas weniger Gefahr im Alltag. Sie wurde Karriereberaterin und arbeitet für namhafte Firmen wie Siemens, Thyssen, Vodafone, Adobe und etliche KMUs. Da häufig nicht Fachwissen, sondern der Umgang miteinander Probleme in Unternehmen bereitet, sind zeitgemäße Umgangsformen seit 2004 ihr Schwerpunkt. Sie hilft Menschen dabei, ihre Wirkung und Auftreten zu verbessern. Gepflegtes Benehmen hinterlässt beim Kunden einen guten Eindruck, hilft dabei, Konflikte zu vermeiden und sorgt für persönlichen und unternehmerischen Erfolg. Denn was Sabine Lansing in ihren Jahren im Vertrieb gelernt hat, sind insbesondere zwei Dinge: Mit leichtem Gepäck lebt es sich ungefährlicher. Und zweitens: Knigge-Wissen ist keine olle Kamelle, sondern aktueller denn je.
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