Julia Bosbach und Felix Metje, Assure Consulting So fern und doch ganz nah – Remote Consulting, Kundenbindung und Teamspirit erfolgreich vereinen

Remote Consulting spielt eine zunehmende Rolle im Arbeitsalltag der Assure-Beratenden. Basis bleibt ein Team-Spirit, der auch bei regelmäßigen Kreativ-Meetings vor Ort und gemeinsamen Aktivitäten gepflegt wird. (Bild: Assure Consulting)

Bei steigendem Wunsch nach Flexibilität und Freiheit gilt es gleichzeitig das Vertrauen der Kunden und den Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen aufrechtzuerhalten. Für Arbeitgeber gar nicht so leicht.

Im Folgenden beleuchten wir, wie eine Synthese aus den Bedürfnissen der Mitarbeitenden und den hohen Kundenanforderungen gelingt. Dafür betrachten wir die Herausforderung zum einen aus der Perspektive von Felix Metje, der als Accountverantwortlicher für die Zufriedenheit der Kunden steht und zum anderen von Julia Bosbach, die als Teamleiterin ein Gespür für das Wohlbefinden ihrer sechs Consultants hat.

Vertrauen schaffen durch Leistungsversprechen

Die tägliche Leistung unserer Consultants im Einsatz für unsere Kunden bilden das zentrale Element für Vertrauen und Kundenbindung. Assure Consultants verstehen sich grundsätzlich als integrierter Teil der Projektteams. Wir arbeiten eng mit dem Kunden zusammen – und das in allen Hochs und Tiefs der Projektarbeit. Durch diese Arbeit auf Augenhöhe entstehen vertrauensvolle und langfristige Beziehungen mit den Kunden. Aber wie bei allen wertvollen Beziehungen, gilt es auch diese gut zu pflegen. Hierfür gehen wir regelmäßig mit unseren Kunden in den direkten Austausch.

Die Kundenerfahrung soll genau dem entsprechen, was wir versprechen. Feedback über unsere Leistung hilft uns, unsere Arbeit zu verbessern und sicherzustellen, dass wir die Erwartungen unserer Kunden erfüllen. Durch eine offene und transparente Kommunikation mit dem Kunden suchen wir aktiv nach Möglichkeiten, die individuellen Bedürfnisse besser zu verstehen. Wie vereinen wir diese Aspekte aus Arbeit auf Augenhöhe und stetigem Feedback mit einem zunehmenden Trend nach remote Arbeit und damit einhergehender räumlicher Distanz?

Die digitale Welt bietet zwar die Möglichkeit, täglich viele Gespräche zu führen, aber die Zeit für eine tiefgründige Pflege der Beziehungen kann auf der Strecke bleiben. Daher setzen wir auf einen anlassbezogenen und angemessenen Mix aus allen digitalen und analogen Kommunikationsmöglichkeiten, die uns zur Verfügung stehen.

• Online-Meetings eignen sich zum Beispiel ideal, um schnell auf einen neuen Stand zu kommen.
• Hybride Meetings können für genaue Absprachen, etwa für initiale Auftragsklärungen oder Workshops mit großen Teilnehmerzahlen, gewinnbringend sein.
• Intensive Einzel- und Gruppengespräche nutzen wir, um den Kunden proaktiv einzubinden und über unser Leistungsangebot zu sprechen oder gemeinsam den Blick auf die kommenden Jahre zu legen.

Auch in unsere Beratungsleistung gehen wir über das rein Methodische hinaus und legen einen starken Fokus auf zwischenmenschliche Verbindungen. Wir stellen sicher, dass alle Beteiligten remote oder onsite abgeholt und mitgenommen werden, um ein Gefühl der Zusammengehörigkeit zu schaffen. Neben den gängigen Projektmanagement-Tools nutzen wir digitale Whiteboards, wie Concept Board, Mural und Miro, um unsere Kreativität und Zusammenarbeit zu optimieren. Doch das ist nur ein Anfang. Wir haben erkannt, dass es noch zahlreiche unentdeckte Möglichkeiten im Bereich des Wissensmanagements und der Verbindung mit KI gibt, die wir zukünftig nutzen werden.

KI kann bereits erkennen, in welchen Phasen eines Meetings die größte Aufmerksamkeit besteht. Das ist hochrelevant für Projektarbeit, aber auch um Wissen komprimierter und damit zugänglicher anbieten zu können.

Wenn Kunden und Consultants dieselbe Sprache sprechen: Erwartungsmanagement

Gleichzeitig legen wir großen Wert darauf, eine Unternehmensberatung zu sein, die stark an den Bedürfnissen der Mitarbeitenden orientiert ist. Wir hören aufmerksam zu, wenn es um die Anforderungen unserer Consultants an Flexibilität geht, und geben diese Haltung auch an unsere Kunden weiter. Dafür haben wir klare Leitlinien erarbeitet, die unser allgemeines Verständnis widerspiegeln und transparent kommunizieren: 60 Prozent Anwesenheit beim Kunden gilt grundsätzlich als Orientierung.

Momentan ist eine vor Ort-Arbeitswoche von vier bis fünf Tagen für Consultants eine Seltenheit. Vereinzelte, eher anlassbezogene Einsätze für Task Forces, Roll Out-Wochen oder ähnliche Gelegenheiten sind immer wieder notwendig, aber keine Regelmäßigkeit.

Im Speziellen ist es wichtig, die Erwartungen der Kunden frühzeitig im Prozess zu besprechen, um eine individuelle und passende Lösung anzubieten. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass unser eingesetztes Team aus Kolleginnen und Kollegen besteht, die zum einen nah am Standort arbeiten beziehungsweise wohnen und dadurch schnell und spontan vor Ort sein können, und zum anderen hauptsächlich digital agieren, wenn wir so die richtige Mischung aus Hands-on und Expertise erreichen. Dabei ist ein kontinuierliches Erwartungsmanagement wichtig, um auch bei Änderungen im Einsatz souverän agieren zu können.

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Wie flexibel kann ein Consultant dabei wirklich arbeiten?

Vorbild sein und Vertrauen kreieren - dies sind essenzielle Aspekte, um Flexibilität im Unternehmen zu schaffen. Es ist Aufgabe der Vorgesetzten, den Rahmen für flexibles Arbeiten zu schaffen und mit Hilfe einer engen Kommunikation zu den Mitarbeitenden die individuellen Bedürfnisse zu erkennen. Ob ein Arbeitsbeginn um 07:00 Uhr morgens oder erst um 10:30 Uhr, weil morgens Sport auf dem Programm steht, ist jedem Consultant selbst überlassen. Auch wenn ein ausgiebiger Spaziergang am Nachmittag dem Wohlbefinden und der Produktivität guttut, kann dies durch Flexibilität in der Arbeitsgestaltung ermöglicht werden.

Ich selbst versuche meinen eigenen Rhythmus aus Fokuszeiten, Meetings, Sport, Pausen und Essenszeiten flexibel in meinen Tag zu integrieren. Das erwarte ich auch von meinem Team. Man muss selbst mit gutem Beispiel vorangehen. (Julia Bosbach, Managing Consultant & Teamleitung)

Diese persönlichen Vorlieben müssen selbstverständlich weiterhin zu den Kundenanforderungen passen. Hier wird das oben beschriebene Thema des Vertrauens wichtig, denn diese Flexibilität kann nur ermöglicht werden, wenn sich die Führungskräfte darauf verlassen können, dass die Beratungsleistung beim Kunden gewissenhaft ausgeführt wird. Ist dieses Maß an Vertrauen und stetiger Kommunikation gegeben, führt Eigenständigkeit in der Arbeitsgestaltung aus persönlicher Erfahrung zu besseren, konzentrierteren Fokuszeiten und mehr Effizienz.

Seit letztem Jahr haben wir das Thema Flexibilität auf ein neues Level gehoben: Unsere Consultants können zwei Monate aus dem europäischen Ausland arbeiten. Für Assure ist dies ein wichtiger und notwendiger Schritt dem Wunsch nach mehr Flexibilität entgegenzukommen. Die Regelung stößt bei uns auf sehr großes Interesse und resultiert sogar schon in einer Workaction-Planung mit dem gesamten Team.

Mitarbeitenden ein hohes Maß an Flexibilität einzuräumen ist auch bei Assure Consulting ein hohes Anliegen. Dazu gehören weitgehend freie Arbeitszeitgestaltung und die Möglichkeit Workation in Anspruch zu nehmen. (Bild: Assure Consulting)

Reichen Teamevents aus, um einen richtigen Spirit zu kreieren?

Damit der Job nicht zum Ego-Trip wird und der interne Austausch aufrechterhalten wird, nutzen wir unsere eigenen Büros wesentlich häufiger als vor dem remote Trend. Viele Teams haben zusätzlich zu ihren offiziellen Teammeetings beispielsweise monatliche Teamtage im Büro eingeführt, bei denen der Abend mit einem gemeinsamen Kochen oder Restaurantbesuch endet. So schaffen wir es neben dem digitalen Kundenalltag auch ein wenig Zeit offline im Assure-Team zu verbringen und uns über aktuelle Themen oder den gemeinsamen Projekteinsatz auszutauschen.

Abgesehen von diesen Team-Tagen gibt es drei Mal im Jahr unternehmensübergreifende Events, die den Zusammenhalt stärken. Sehr großen Anklang findet hierbei der jährliche Summer Jam, bei dem alle Mitarbeitenden ein Wochenende gemeinsam verbringen. Darüber hinaus wird in regelmäßigen, meist zweiwöchigen Austauschen mit jedem Teammitglied über den Kundeneinsatz, interne Aufgaben und das allgemeine Wohlbefinden gesprochen.

Uns ist es wichtig, eine gute Balance zwischen privaten Themen und den aktuellen beruflichen Aufgaben zu finden, da diese oftmals zusammenspielen.

Gerade bei neuen Kolleginnen und Kollegen versuchen wir die Bindung durch gemeinsame Kundeneinsätze und tägliche Austausche noch mehr zu fördern, sodass die Integration in den Assure-Spirit noch besser und schneller gelingt.

Mit Ego-Job hat die Projektmanagementberatung bei Assure nichts zu tun. Von Zusammenhalt und Vertrauen profitieren Mitarbeitende - hier das Team am Standort Frankfurt - und Kunden gleichermaßen. (Bild: Assure Consulting)

Key Takeaway und – Nein, Beratung ist kein Ego Job!

Abschließend lässt sich sagen, dass die Beratungsbranche aus unserer Sicht kein Ego-Job geworden ist. Insbesondere unser Steckenpferd – das Projektmanagement – ist und bleibt ein People Business, bei dem der zwischenmenschliche Kontakt essenziell ist. Der Wandel zu mehr remote Arbeit kann den Job bereichern und wesentlich flexibler und effizienter machen. Natürlich kommt das nicht von heute auf morgen, sondern geht einher mit einer offenen Unternehmenskultur und einem Spirit, der geprägt ist von Vertrauen und Zuverlässigkeit.

Für alle, die hier noch ein paar Inspirationen und Best Practices brauchen, fassen wir die Top 3-Tipps aus unserer Erfahrung als Projektmanagement-Beratung zusammen:

1. Durch ein verlässliches Leistungsversprechen und zwischenmenschliche Beziehungen vertrauensvolle und langfristige Kundenbindung auf Augenhöhe aufbauen. Macht euch dabei sowohl die klassischen als auch die neuen Kommunikationswege zu Nutze, um noch effizienter mit euren Kunden zusammenzuarbeiten!
2. Frühzeitiges Erwartungsmanagement & offene Kommunikation in Richtung Kunde & Mitarbeitende sind essenziell, um Vertrauen in beide Richtungen aufzubauen. Um euren Consultants Flexibilität im Kundenalltag zu gewährleisten, sollte ein ausreichendes Maß an Vertrauen vorhanden sein.
3. An alle Führungskräfte: Geht als Vorbild voran und setzt einen angemessenen Rahmen für flexibles Arbeiten. Nicht jeder ist ein früher Vogel beziehungsweise eine Nachteule. Hört euren Consultants zu und versucht deren Bedürfnisse im Rahmen des möglichen umzusetzen!