Berater Staffing – 10 Best Practices, um das Team effizient zu ergänzen

Fachartikel von Christian Moldenhauer

Immer mehr Führungskräfte und Entscheidungsträger nutzen unabhängige Berater, um kurzfristig Kapazitäts- und Expertise-Engpässe zu schließen und wichtige Projekte voranzubringen. Aber nicht immer funktioniert die Zusammenarbeit reibungsfrei. Christian Moldenhauer, Geschäftsführer von expertpowerhouse, fasst seine Erfahrungen aus fünf Jahren Berater Staffing zusammen.

An was muss alles gedacht werden, um den richtigen freien Berater ins Team zu holen? (Bildnachweis: picture alliance / Zoonar | Robert Kneschke)

Freie Unternehmensberater und Fachexperten helfen bei Strategieentwicklung, Transformationsaufgaben, Re-organisationen oder M&A Themen. Beraterplattformen wie expertpowerhouse oder Comatch ermöglichen Beratungshäusern und Industrieunternehmen eigene Projektteams flexibel mit Beratern und Industrieexperten zu ergänzen. So können beispielsweise Engpässe bei Teamkapazitäten behoben werden und spezifische Expertisen einfach und schnell ins eigene Team eingebracht werden, schnell und kosten günstig. Natürlich vorausgesetzt, dass Staffing läuft reibungsfrei ab.

Basierend auf mehr als fünf Jahren Erfahrung und mehr als 1000 Projekten haben wir unsere Best-Pratices für ein effizientes Staffing von unabhängigen Beratern und Industrieexperten zusammengestellt – entlang eines typischen Staffing Prozesses, vom Projekt Briefing bis hin zum Berater-Onboarding.

Vor dem ersten Kontakt

Sie haben sich entschieden mit einem freiberuflichen Berater zu arbeiten. Bevor Sie eine Anfrage stellen, sollten Sie Ihre Anforderungen klar und umfassend formulieren, um einen schnelleren und effektiveren Prozess zu gewährleisten. 

1. Detailliertes Projekt-Briefing als Basis

Je detaillierter die spezifischen Projektanforderungen definiert sind, umso besser wird es gelingen einen passenden Berater zu finden. Was möchten Sie mit dem Projekt erreichen? Welche Teamstrukturen bestehen und um welche Industrie handelt es sich?

Klären Sie das Startdatum und die Länge des Einsatzes. Um den richtigen Kandidaten zu finden, ist es wichtig zu wissen, ob Sie flexibel beim Start und einzelnen Meilensteinen sind oder alle Termine bereits unverrückbar feststehen. Des Weiteren sind diese Daten wichtig für den Berater, um seinen Einsatz planen zu können.

Dabei kommt es nicht darauf an, ob das Projekt Briefing schriftlich ausformuliert wird, oder virtuell erfasst wird. Wichtig ist, dass Sie ein genaues Verständnis des Projektziels und des-Umfelds sowie den Beitrag des unabhängigen Beraters entwickeln.

2. Anforderungen an den Berater oder Experten definieren

Um den richtigen Beratenden zu finden, sollten Sie sich im Klaren darüber sein, welche Lücken gefüllt werden sollen. Welche Erfahrung muss der Beratende haben? Gibt es gewisse Sprachanforderungen? Wird der Berater remote oder vor Ort eingesetzt? Wie intensiv möchten Sie den Berater einsetzen?

3. Das Berater Budget festlegen

Sie sollten eine klare Vorstellung davon haben, was Sie bereit sind für einen externen Berater zu investieren. Wie hoch ist der maximale Tagessatz, den Sie bereit sind zu zahlen? Wie sieht es mit Reisekosten aus?

Transparenz beim Budget hilft dabei, Berater zu finden, die neben der fachlichen Eignung auch in den Finanzrahmen passen.

Eine klare Kommunikation des finanziellen Rahmens verhindern einen unnötig langen Auswahlprozess, Frustration und spart Zeit.

Der Auswahlprozess

Sie haben eine Berateranfrage gestellt und die ersten Profile erhalten. Jetzt kommt die wichtigste Entscheidung: Welchen Berater wählen Sie für Ihr Projekt aus? Ein agiler Prozess zur Auswahl sowie Zustimmung aller wichtigen Stakeholder oder Kunden spart Ihnen Zeit und verhindert unnötige Verzögerungen.

4. Überprüfen und besprechen Sie die Beraterprofile

Nehmen sie sich Zeit und überprüfen sie, ob Ihre Anforderungen erfüllt werden und der Berater ins Budget passt. Gibt es zusätzliche Anforderungen, die sie bei der Anfrage vergessen haben oder neu vorgegeben wurden? Welche Rückfragen gibt es ggf. zu den Profilen? Welche Kandidaten möchten sie im weiteren Prozess gerne kennenlernen?

5. Führen Sie ein Kennenlern-Gespräch mit den Kandidaten

Beratung ist Peoples Business. Ein Kennenlernen muss nicht zeitaufwendig sein, sollte aber auf jeden Fall geführt werden, um die ausgewählten Kandidaten besser kennenzulernen. Das Gespräch ist dabei keine Einbahnstraße. Gute unabhängige Berater können sich ihre Projekte aussuchen und werden ebenso Fragen an sie stellen, um ihre Arbeitsweise besser zu verstehen.

Ein möglicher Projekteinsatz lässt sich am einfachsten offen erörtern, daher sollten die ausgewählten Berater im Vorfeld eine Geheimhaltungserklärung unterzeichnet haben.

Neben Fragen nach spezifischen und relevanten Erfahrungen sollten sie auch den persönlichen Fit des Beraters prüfen, denn viele Projekte benötigen eine enge und intensive Zusammenarbeit.

Um den weiteren Entscheidungsprozess zu beschleunigen, sollten sie vorher bereits festlegen, wer die Auswahl der Kandidaten trifft und wie die interne Abstimmung hierzu abläuft.

6. Klären Sie ab, ob eine Zustimmung seitens Ihres Endkunden erforderlich ist

Oftmals muss ein zusätzliches Teammitglied durch weitere Stakeholder oder den Endkunden bestätigt werden. Sie sollten deshalb frühzeitig abklären, wie der Entscheidungsprozess ablaufen wird. Nimmt der Partner/HR/Endkunde an den Kennenlerngesprächen teil? Gibt es einen mehrstufigen Prozess? Ohne einen klar definierten Prozess kann es zu starken Verzögerungen des Projektes kommen.

7. Planen Sie feste Deadlines im Entscheidungsprozess ein

Da freiberufliche Berater oftmals mehrere Projektanfragen erhalten, ist es wichtig zeitliche Transparenz zu schaffen. Wie lange benötigen sie, um Feedback an die Kandidaten zu geben? Bis wann kann der Berater mit einer Entscheidung rechnen? Realistische Erwartungen machen die Zusammenarbeit für beide Seiten einfacher, Berater können besser einplanen, welche Projekte für in Frage kommen und sich ggf. für den Kunden „freihalten“. Fordern Sie ebenfalls Transparenz vom Berater ein. Bitten sie ihn um Feedback, wenn er/sie in der Zwischenzeit weitere Projektanfragen erhalten hat und diese in Erwägung zieht.

Projekt Start und Onboarding

Der ideale Kandidat ist gefunden und wird bald zum Team stoßen. Fertig? Noch nicht ganz, denn noch hat kein Onboarding stattgefunden.

Ein fehlendes oder schlecht geplantes Onboarding kann zu erheblichen Verzögerungen führen, z.B. wenn ein Berater keinen Zugriff zu den benötigten Tools erhalten hat, Lizenzen fehlen, E-Mail Accounts eingerichtet oder Aufgaben und Ziele erst noch definiert werden müssen. Um die Zusammenarbeit möglichst effektiv zu starten, sind folgende Punkte besonders wichtig:

8. Planen Sie das Onboarding ein

Stellen Sie sicher, dass das Onboarding des Beraters geplant ist. Sind Startdatum und Standort bereits festgelegt und kommuniziert? Haben sie das Team informiert und sich um die erforderlichen Freigaben gekümmert? Setzen sie erste Gespräche mit dem Projektteam bereits vor Antritt auf und legen sie die Arbeitsweise gemeinsam mit dem Berater fest.

9. Kümmern Sie sich um die erforderliche Infrastruktur

Der Berater sollte in der Lage sein von Anfang an aktiv am Projekt teilzunehmen. Stellen sie sicher, dass die nötigen Vorkehrungen getroffen werden. Wird der Berater seinen eigenen Laptop benutzen, benötigt er ein Firmengerät und spezielle Freigaben? Müssen neue Lizenzen gekauft und eingerichtet werden? Diese Fragen sollten nicht am Tag des Onboardings geklärt werden, sondern bereits vorab besprochen werden.

10. Definieren Sie klare Ergebnisse und Erwartungen

Wie in jedem Projekt ist es von großer Wichtigkeit, einen klaren Projektplan zu haben, mit Meilensteinen, angestrebten Resultaten und Ergebnissen. Dies ist genauso wichtig, wenn sie einen externen Berater einstellen. Im Idealfall ist der Berater bereits eng in die Detailplanung des Projektes eingebunden, kann eigene Ideen einbringen und steht voll hinter der Vorgehensweise. Welche Rolle nimmt er in Ihrem Team ein? Welche Rolle in Kundengesprächen?

Gute Kommunikation stellt sicher, dass alle Parteien sowohl den Zeitrahmen als auch die benötigten Ergebnisse verstehen und entsprechend liefern können. Feedback-Sessions mit dem Berater sollten regelmäßig durchgeführt werden, um Erwartungen an das Projekt kontinuierlich abzugleichen und auch den externen, unabhängigen Blick des Beraters einfließen zu lassen.

Über Christian Moldenhauer

Christian Moldenhauer, Gründer und Geschäftsführer von expertpowerhouse, arbeitete nach seinem Studium in Applied Mathematics und seinem MBA-Studium an der London Business School als Unternehmensberater für Corporates und KMU in Europa, den USA, Mexiko und Australien. Für die internationale Unternehmensberatung Boston Consulting Group war er neun Jahre im Einsatz. In seiner Freizeit baut er gern mit seinen Kindern Legotürme, berechnet maritime Gezeitenströmungen und liest Bücher zu New Work und Leadership.

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