Digitale Transformation muss den Wert der Menschen berücksichtigen

Mitarbeiterführung

Durch COVID-19 wurden viele Unternehmen gezwungen, die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und Services voranzubringen und die Employee Experience und Mitarbeitereffektivität zu optimieren. Hier erfahren Sie, welche Herausforderungen dabei gemeistert werden müssen.

Diese fünf Herausforderungen müssen Unternehmen jetzt meistern (Bild: Nikita Kachanovsky - unsplash)

von Alexander Jonke & Tim Buesing, beide Publicis Sapient

In Zeiten von Covid-19 sind Unternehmen dazu gezwungen, ihre digitale Transformation massiv zu beschleunigen, um den daraus resultierenden Folgen zu begegnen. Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und Services erfordert, die Employee Experience und Mitarbeitereffektivität zu verbessern. Nur so können Organisationen sicherstellen, dass sie gestärkt aus der Krise hervorgehen. Entscheider, die in Zeiten des Wandels das menschliche Element in den Mittelpunkt rücken, werden gewinnen.

Diese fünf Herausforderungen sind zu berücksichtigen

  1. Talent: Es gilt wettbewerbsfähig zu bleiben, während die externe wie interne Personalbeschaffung eingeschränkt ist.
  2. Insights: Unternehmen müssen die Barrieren unvollständiger, veralteter und unstrukturierter Informationen über ihre Mitarbeiter, deren Fähigkeiten und Motivationen überwinden.
  3. Kollaboration: Es ist wichtig, kontinuierlich, transparent und empathisch zu kommunizieren und eine gemeinschaftliche, verteilte Arbeitskultur aufzubauen.
  4. Enablement: Talente müssen in die Lage versetzt werden, ihren Bedürfnissen eigenverantwortlich gerecht zu werden.
  5. Management: Gerade bei räumlich verteilten Teams ist es dringende Aufgabe der Führungskräfte, ihren Mitarbeitern echte Führung zu bieten und Anerkennung zukommen lassen.

Talent: Mitarbeiter binden

Durch Covid-19 ist die Zahl der Neueinstellungen in den meisten Branchen massiv zurückgegangen. Weltweit gibt es weniger offene Stellen – so ist laut Indeed die Zahl der Vakanzen während der Krise in UK um mehr als die Hälfte, in den USA um über ein Drittel und in Deutschland um knapp ein Viertel gesunken. 

 

Viele Unternehmen haben Überkapazitäten. Den Beschäftigten drohen Entlassungen oder Kurzarbeit. Unternehmen sollten daher versuchen, ihre nicht ausgelasteten Ressourcen einer neuen Bestimmung zuzuführen. Dabei gilt es, auch in neue Fähigkeiten der Mitarbeiter zu investieren.

  • Investitionen in funktionsübergreifende Kompetenzentwicklung: Auf dem Höhepunkt der Betriebsschließungen in Deutschland wechselte etwa das nicht beschäftigte McDonalds-Personal vorübergehend zur Verstärkung in die überlasteten Aldi-Supermärkte. Neben derartigen kurzfristigen Ausgleichsmaßnahmen, sollten Unternehmen ihren Fokus jetzt darauf legen, gut ausgebildetes Personal zu binden, da es für den künftigen Geschäftserfolg von maßgeblicher Bedeutung ist. Es gilt, wertvollen Mitarbeitern neue Herausforderungen zu bieten und sie disziplinübergreifend bei der Entwicklung neuer Fähigkeiten zu unterstützen. Unternehmen müssen ihre Mitarbeiter so gut wie möglich darauf vorbereiten, wenn nötig neue Rollen in neuen Teams zu übernehmen. Um nach der Krise wieder auf die Beine zu kommen, erfordert es Talente, die breit aufgestellt sind.
  • Mitarbeiterintegration zur Adressierung der Post-Covid-Herausforderungen: Unternehmen sollten dringende Probleme jetzt angehen und ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, sich zu engagieren, um dadurch eine neue Aufgabe und einen Purpose zu finden. Eine mögliche Maßnahme ist die Bereitstellung einer einfachen Website, die aktuelle Herausforderungen auflistet. Mitarbeiter können sich freiwillig melden, um entsprechende Lösungsansätze zu entwickeln. Durch den Abgleich von verfügbaren Daten bezüglich Skill-Sets, Erfahrungen und Interessen lassen sich Angestellte den Aufgabenstellungen bestmöglich zuordnen.

Insights: Mitarbeiter besser verstehen

Viele Organisationen wissen überraschend wenig über ihre Mitarbeiter. Angestellte verstehen oft nicht, wie sie dem Arbeitgeber ihre Bedürfnisse und Interessen mitteilen können. Unternehmen sollten ihren Mitarbeiter daher einfache Möglichkeiten bieten, Informationen bezüglich der eigenen Fähigkeiten und Qualifikationen sowie Wünsche und Motivationen zu teilen. HR-Verantwortliche können Mitarbeiterprofile etwa durch die Einbindung externer Datenquellen wie Karrierenetzwerke anreichern und aktualisieren. Möglich wird dies beispielweise durch die LinkedIn-API. Auch unternehmensinterne Kollaborations-Softwaretools wie Microsoft Teams können hilfreich sein.

Ein weiterer Ansatz ist folgender: Anstatt langwieriger, jährlicher Mitarbeiterbefragungen, sollten Unternehmen regelmäßig und ungefiltert Feedback ihrer Teams sammeln. Dabei helfen Engagement-Software-Tools wie GLINT oder Friday Pulse. Zudem unterstützen gut gepflegte Mitarbeiterprofile sowie umfassende, anonymisierte Datenbestände dabei, die Personalplanung und -verwaltung besser zu organisieren – augmentiert mit Künstlicher Intelligenz und Maschinellem Lernen. Hilfreich sind in diesem Kontext Dienste wie Knowledge as a Service. Unternehmen können so Mitarbeiterqualifikationen mit passenden Rollen abgleichen, interne Stellenbesetzungen beschleunigen und einen genauen, transparenten Karriererahmen gewährleisten. Der Einsatz dieser Methoden, die dem digitalen Marketing ähneln, ermöglicht es Verantwortlichen außerdem, die Entwicklung der Mitarbeiter zu antizipieren, ihre nächsten Karriereschritte zu unterstützen und die Employee Experience zu verbessern – die bekanntlich einer Produktivitätstreiber ist.

Kollaboration: Zusammenhalt und Zusammenarbeit räumlich getrennter Mitarbeiter gewährleisten

Da Unternehmen ihre digitale Transformation massiv beschleunigen, blicken viele Mitarbeiter in eine ungewisse Zukunft. Sie benötigen mehr Informationen als gewöhnlich. Online-Coffee-Chats, Team-Stand-ups und Get-togethers sind dafür ein großartiger erster Schritt. Jedoch setzt bei vielen schnell eine digitale Erschöpfung ein. Unsere Gehirne tun sich heute schwerer daran, nonverbale Hinweise zu verarbeiten, Vertrauen aufzubauen und sich in Gesprächen zu entspannen. Trotz dieser Belastung wollen Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden. Eine transparente und einfühlsame Kommunikation ist für Unternehmen unabdingbar, um Talente zu halten und den Teamzusammenhalt zu fördern. Beide Faktoren sind entscheidend, um sich von der Krise erfolgreich zu erholen. Der Mitbegründer und CEO von Airbnb Brian Chesky veranschaulichte dies in seiner empathischen Botschaft bezüglich Entlassungen. Mit Wärme, Transparenz und Offenheit kommunizierte er die erforderlichen Maßnahmen und neue strategische Ausrichtung.

Die Kollaboration aus der Ferne ist eine weitere große Herausforderung. Improvisierte Homeoffice-Arbeitsplätze treffen auf virtuelle Meetings – dazu gesellt sich ein bunter Mix an Kollaborationssoftware und Kommunikationskanälen. Momente der Ungezwungenheit, des glücklichen Zufalls und spontanen Ideenaustauschs fehlen bzw. erfordern bewusste Anstrengungen. Wie es scheint, konnten sich jedoch viele Teams an diese Hürden anpassen und ihre Produktivität relativ hoch halten. Eine Umfrage von Willis Towers Watson ergab, dass 85 Prozent der europäischen Unternehmen der Ansicht sind, sie verfügten über die erforderlichen Instrumente. Drei von fünf schätzen ihre Produktivität als stabil ein. In der Krise liegt auch eine Chance: So können Mitarbeiter künftig flexibler agieren und die persönlichen Bürozeiten ergänzen nun die neu etablierten Online-Kollaborationsmöglichkeiten aus dem Homeoffice.

Enablement: Organisationen kontinuierlich weiterentwickeln und für die Zukunft rüsten

Unternehmen spüren aufgrund des wirtschaftlichen Abschwungs zunehmend Druck, ihre Kosten zu senken. Viele Firmen haben lange Zeit langsame und manuelle Prozesse akzeptiert. Diese stehen nun im Fadenkreuz. Die zweitgrößte australische Telefongesellschaft Optus etwa beschleunigte ihre Call-Center-Transformation, indem sie das von Covid-19 erzwungene „Arbeiten von zu Hause aus" zu ihrem ständigen Betriebsmodell machte. Google co-finanziert seinen Mitarbeitern das Homeoffice mit bis zu 1.000 Dollar, um Möbel und Geräte aufzurüsten.

Die Beispiele zeigen, dass ein schlanker Ansatz schnell zu Ergebnissen führen kann, ohne eine lange Findungsphase durchlaufen zu müssen. Unternehmen können Automatisierungs- und Self Service-Möglichkeiten innerhalb weniger Wochen identifizieren. Dadurch lassen sich bereits kurzfristig Verbesserungen der Employee Experience schaffen. Organisationen sollten sich Service Design-Ansätze zu Nutze machen und Ideen priorisieren, die sich leicht über Geschäftseinheiten und Regionen hinweg skalieren lassen. Ausgeklügelte API-Management-Plattformen und maschinelles Lernen unterstützen dann die Umsetzung. So ergab eine Umfrage des Marktforschungsinstitut Gallup, dass die Mehrheit der US-Angestellten gerne mehr von zu Hause aus arbeiten würde. Und eine CFO-Befragung von Gartner zeigte, dass diese beabsichtigen, ihre Investitionen in On-Premise-Technologien zu reduzieren, den Immobilienbedarf zu verringern und einen Teil der Belegschaft aufzufordern, dauerhaft außerhalb des Büros zu arbeiten. Dies eröffnet die Möglichkeit, Arbeitszeit produktiver zu nutzen und gleichzeitig die Kosten zu senken.

Management: Führung und Anerkennung in einer verteilten Organisation gestalten

Viele Abteilungen in Unternehmen werden häufig als Kostenstelle wahrgenommen, da sie nicht in der Lage sind, den von ihnen geschaffenen Wert zu erfassen oder zu messen. Diese Wahrnehmung kann zu einem Mangel an Anerkennung und Unterstützung durch den Rest der Organisation führen. Unternehmensfunktionen kann es aber auch an Anreizen fehlen, ihr Potenzial auszuschöpfen.

Um ihr volles Wertschöpfungspotenzial zu entfalten, müssen diese Abteilungen ihre Arbeitsweise grundlegend verändern. Ihnen sollten leicht verständliche Metriken zur Orientierung an die Hand gegeben werden. Teams und Einzelpersonen, die die neue Realität mitgestalten, sollten entsprechende Anerkennung erfahren. Anstatt Ziele durch Deadlines und Deliverables zu definieren, gilt es, diese an konkreten Ergebnissen festzumachen.

Für den Wandel müssen Organisationen stark nutzerorientiert und in funktionsübergreifenden Teams arbeiten. Die oft starren Grenzen zwischen Unternehmensfunktionen und -abteilungen sind aufzulösen. Die Kernfähigkeiten sollten bei denjenigen verbleiben, die über den jeweiligen Hintergrund verfügen. Dennoch sollten auch HR-Mitarbeiter in der Lage sein, über Technologien und Daten zu sprechen. Genauso sollte das IT-Personal die Bedürfnisse der Mitarbeiter über den gesamten Employee Lifecycle hinweg verstehen und berücksichtigen. Diese kulturelle Entwicklung wird die Produktqualität verbessern und es den Mitarbeitern ermöglichen, ergebnis- und wertorientiert zu arbeiten. Eine Chance, die es jetzt wahrzunehmen gilt.

Die Autoren

Alexander Jonke, Senior Manager Strategy & Consulting, Publicis Sapient
Tim Buesing, Group Creative Director Experience, Publicis Sapient

cb

Veröffentlicht am: 02.07.2020

 

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