Digitalisierung und Produktivität: Erfolgsfaktor Arbeitsumfeld

Passende Rahmenbedingungen schaffen

Das Arbeitsumfeld ist im Prinzip ein weiter Begriff, der viele Aspekte der täglichen Arbeit umfasst. Die Beziehung zu Vorgesetzten und Kollegen gehört genauso dazu wie die Ausgestaltung des Arbeitsplatzes. Eben diese Vielschichtigkeit macht das Arbeitsumfeld wiederum zu einem zentralen Faktor, um Produktivität und Mitarbeiterführung positiv zu beeinflussen, ebenso wie die Akzeptanz gegenüber Veränderungen. Studien liefern hierbei wertvolle Anhaltspunkte, wie das „richtige“ Arbeitsumfeld aussieht, um den Erfolg positiv zu beeinflussen.

Die vielen Möglichkeiten der Digitalisierung im Arbeitsumfeld sind eine neue Chance sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. (Bild: stock.adobe.com © vegefox.com)

Wissenschaftliche Untersuchungen haben die Bedeutung des Arbeitsumfelds für den Unternehmenserfolg vielfach belegt, wobei ein direkter Zusammenhang zwischen dem Arbeitsumfeld und der Mitarbeitermotivation besteht. In Zukunft werden diese Faktoren daher zunehmend an Bedeutung gewinnen – auch, weil sich die Arbeitswelt fortwährend und einem rasanten Tempo verändert.

Das bringt neue Herausforderungen für das Personalmanagement der Zukunft mit sich und wirkt sich auf die verschiedenen Bereiche des Arbeitsumfelds aus, die miteinander verflochten sind und sich gegenseitig bedingen. Jüngere Untersuchungen zeigen zudem vor dem Hintergrund immer neuer Voraussetzungen auf, wie ein Arbeitsumfeld aussehen müsste, das einerseits den Wandel kanalisieren und andererseits für stabilen wirtschaftlichen Erfolg sorgen kann.

Mitarbeitererfahrung und Mitarbeitererwartung

Ein positives Arbeitsumfeld steigert die Produktivität (Bild: stock.adobe.com © vadim_key)

Fühlt sich das Arbeitsumfeld für die Mitarbeiter positiv an, steigert das ihre Produktivität. Das bedeutet allerdings nicht, dass Unternehmen diesen Zusammenhang flächendeckend in das Zentrum ihres Handelns stellen. Mitarbeitererwartungen, wie sie vor allem die jüngeren Generationen in völlig neuem Ausmaß in die Arbeitswelt bringen, werden vielfach noch nicht ausreichend in eine bessere Mitarbeitererfahrung übertragen.

So kam beispielsweise die Lenovo-Studie „SMBs: Your Tech Choices Impact The Employee Experience, Whether You Plan For It Or Not” zu dem Ergebnis, dass die Wahrnehmung des Arbeitsumfeldes zwischen den Arbeitgebern und Arbeitnehmern häufig differiert.

  • Viele Arbeitgeber sowie Führungskräfte sind sich demnach nicht bewusst, dass die Mitarbeitererfahrungen negativ geprägt sind – mit allen daraus folgenden Konsequenzen wie einer sinkenden Motivation.
  • Zudem wurde herausgestellt, dass moderne Technologien eine Schlüsselrolle spielen, jedoch in vielen Unternehmen noch nicht produktivitätssteigernd eingesetzt werden.
  • Eine weitere wichtige Erkenntnis der Studie liegt darin, dass Unternehmen die Mitarbeitererwartungen besser erfassen, verstehen und erfüllen müssen, um ihnen in Zukunft ein passgenaues Arbeitsumfeld bieten zu können. Dabei handelt es sich um eine Investition, die in einer Win-Win-Situation folgert, denn so sind die Mitarbeiter zufriedener, was eine höhere Produktivität sowie einen größeren Unternehmenserfolg nach sich zieht.

Unter dem Strich lässt sich somit als Fazit der Untersuchung festhalten, dass Feedback der entscheidende Faktor ist. Es geht darum, aktiv Feedback einzuholen, den Mitarbeitern zuzuhören und die Erkenntnisse in konkrete Handlungen zu übersetzen.

Die Generation Y bringt besondere Herausforderungen

Generation Z hat zwar einige Ansprüche, aber wenn man diese als Arbeitgeber erfüllt, hat man am Ende des Tages sehr loyale Mitarbeiter
Generation Z hat zwar einige Ansprüche, aber wenn man diese als Arbeitgeber erfüllt, hat man am Ende des Tages sehr loyale Mitarbeiter (Bild: stock.adobe.com © golubovy)

Wenn es um Mitarbeitererfahrungen und -erwartungen geht, liefert noch eine weitere Studie spannende Einsichten – vor allem in Bezug auf die Generation Y. Die junge Generation, welche derzeit ins Berufsleben einsteigt oder bereits einige Stufen auf der Karriereleiter erklimmt hat und damit zunehmend in die Führungsriegen aufsteigt, bringt nämlich einige Besonderheiten mit sich.

Eine Studie von Signium International und dem Zukunftsinstitut mit dem Titel „Generation Y. Das Selbstverständnis der Manager von morgen“ konnte herausfinden , dass die Generation Y vermehrt nach Autonomie, Eigenständigkeit und Selbstverwirklichung strebt. Das spiegelt sich auch im Arbeitsumfeld wieder.

89 Prozent der Befragten legen demnach großen Wert auf Unabhängigkeit und erwarten von ihren Vorgesetzten, als Individuum betrachtet zu werden. Dementsprechend wünschen sie sich auch die Möglichkeit, ihr Arbeitsumfeld individuell zu gestalten, vor allem hinsichtlich Arbeitsort, -zeit- und -inhalt. Flexibilität ist somit das wichtigste Stichwort, wenn es um das Arbeitsumfeld der Zukunft geht. Dabei wird durchaus akzeptiert oder in vielen Fällen sogar gewünscht, dass die Grenzen zwischen dem Berufs- und Privatleben zunehmend verschwimmen.

Für Unternehmen bedeuten diese Besonderheiten der Generation Y somit zahlreiche Herausforderungen, wenn es um das Arbeitsumfeld geht, aber auch die Chance auf loyale Mitarbeiter, die hochmotiviert arbeiten und dabei bereit sind, ein Stück ihres Privatlebens dem Job zu opfern. Richtig umgesetzt, können Veränderungen im Arbeitsumfeld also auch hier zu einer Win-Win-Situation werden.

Im Vordergrund steht dabei die Möglichkeit zur Remote Work, beispielsweise in Form des Homeoffices. Aber auch zeitliche Flexibilität, wie in Form eines Sabbaticals, gewinnt zunehmend an Bedeutung. Die Veränderungen des Arbeitsumfeldes in seiner Gesamtheit betreffen also auch den Arbeitsplatz im Besonderen.

Die digitalen Technologien bringen dabei ganz neue Möglichkeiten mit sich, welche von der Generation Y, die schließlich aus „Digital Natives“ besteht, als selbstverständlich vorausgesetzt werden. Das bedeutet neue Strukturen mit der Chance, dadurch die Zufriedenheit und auch Produktivität der Arbeitnehmer zu steigern.

Im Spannungsfeld zwischen Flexibilität und Sicherheit

Dass die Generation Y diese Erwartungen mitbringt, dürfte mittlerweile jedem Unternehmen bewusst sein. Durchaus lässt sich auch die Bereitschaft beobachten, diese Erwartungen zu erfüllen. So wird die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice in immer mehr Unternehmen zum Standard und die Arbeitszeiten werden zunehmend flexibler gestaltet, wann immer das die jeweilige Stelle zulässt.

Allerdings gibt es ein großes Hindernis, welches für die Arbeitgeber ein Spannungsfeld bedeutet, und zwar die Sicherheit. Denn gerade, wenn die Angestellten remote arbeiten, ergeben sich dadurch neue Herausforderungen, etwa im Bereich Datenschutz sowie IT-Sicherheit. Auf dem Weg zum optimalen Arbeitsumfeld der Zukunft stellt die Sicherheit somit den ersten Schritt dar.

Für die Unternehmen bedeutet das, jene Risiken zu analysieren, die bei der Remote Work entstehen können, beispielsweise im Homeoffice. Allerdings gibt es heutzutage zahlreiche technologische Möglichkeiten, um Daten auch über weite Entfernungen hinweg sicher zu speichern oder übertragen.

Es empfiehlt sich daher, für das Homeoffice ein Sicherheitskonzept zu entwickeln und dieses schnellstmöglich umzusetzen. Auch für jedes andere Arbeitsumfeld, das den Mitarbeitern zur Verfügung steht, ist dies sinnvoll. Wichtig ist hierbei zudem, die Arbeitnehmer entsprechend zu schulen, denn im Bereich Datenschutz und IT-Sicherheit hat neben dem technologischen Aspekt auch das individuelle Nutzerverhalten einen großen Einfluss auf die Risiken. Das Sicherheitskonzept muss also in konkreten Verhaltensregeln für die Mitarbeiter münden, sodass beide Seiten von der neuen Flexibilität profitieren können, ohne Risiken einzugehen.

Was Führungskräfte brauchen

Das Arbeitsumfeld ist nicht nur für Arbeitnehmer wichtig, sondern auch für die Arbeitgeber
Das Arbeitsumfeld ist nicht nur für Arbeitnehmer wichtig, sondern auch für die Arbeitgeber (Bild: stock.adobe.com © Jacob Lund)

Sowohl aus Arbeitgeber- als auch aus Arbeitnehmersicht müssen somit verschiedene Aspekte berücksichtigt werden, wenn es um das Arbeitsumfeld geht. Nur, wenn diese Hand in Hand arbeiten, können beide Seiten optimal profitieren. Und nur dann können sich die Mitarbeiter auch entsprechend zufrieden fühlen.

Genauso sind aber die Führungskräfte betroffen, die ihre Rollen unter sich ständig verändernden Bedingungen definieren sollen. In beiden Fällen ist es Aufgabe der Unternehmen, die richtigen Voraussetzungen zu schaffen, damit gute Führung und glückliches Arbeiten möglich sind. Eine Problematik, mit der sich die Bertelsmann-Studie „Führungsmüde? Deutschlands Führungskräfte (ver-) zweifeln an ihrer Rolle“ auseinandergesetzt hat. Die Ergebnisse lauten zusammengefasst wie folgt:

  • Etwa jede dritte Führungskraft hegt relative hohe Führungszweifel.
  • Die Gründe hierfür liegen vor allem in persönlichen Faktoren wie Selbstzweifeln oder zu hohen Ansprüchen an sich selbst.
  • Rund ein Viertel der Befragten empfindet die Führungsposition sogar als Belastung.
  • Diese Führungszweifel haben einen negativen Einfluss auf die Führungswirkung.
  • Zweifelnde Führungskräfte weisen zudem eine eher negative Wahrnehmung ihrer Mitarbeiter auf.
  • Die Motivation wird hierbei zum „Ei-Henne-Problem“: Während sich die Führungskräfte über unmotivierte Mitarbeiter ärgern, versagen sie in ihrer Aufgabe als Motivator.
  • Diese Auffassung steht im Kontrast zu einer eher positiven Wahrnehmung der Unternehmenskultur im Gesamten.

§  Was sich Führungskräfte wünschen, ist mehr Vertrauen in Form von weniger Kontrolle.

Häufig kommen Probleme auf der Führungsebene also von oben und wirken sich auf jeden einzelnen Mitarbeiter aus. Das kann sowohl positiv als auch negativ geschehen. Ein Unternehmen, das seine Führungskräfte dementsprechend unterstützt, um (wieder) mehr Sicherheit zu erlangen und die Zweifel auszuräumen, profitiert somit von ergebnisorientierten Führungskräften sowie motivierten Mitarbeitern.

Die Führungskräfte können dann engagiert und inspirierend arbeiten und auch ihre Rolle als Motivator optimal erfüllen. Wie die Studie zudem ermitteln konnte, sind hierfür vor allem eine klare Unternehmensstrategie, ein Abbau der Bürokratie, eine vertrauensvolle Unternehmenskultur, eine ausgewogene Work-Life-Balance sowie eine hohe Mitarbeitermotivation die entscheidenden Faktoren.

In letzterem Fall ergibt sich aber erneut die Frage: Wer muss „zuerst“ motiviert sein – die Mitarbeiter oder die Führungskräfte? Die wissenschaftliche Untersuchung kam diesbezüglich zu der Antwort: Das Arbeitsumfeld braucht Führungskräfte, welche ihre Mitarbeiter motivieren können, was allerdings nur funktionieren kann, wenn sie selbst motivierende im Sinne von unterstützenden Bedingungen für ihre Führungsaufgaben vorfinden.

Grundlagen für Glück und Selbstbewusstsein

Ein Fazit, dem auch die Arbeitnehmer zustimmen. Jedenfalls haben im „Wrike Happiness Index 2019“ unter den Befragten 84 Prozent angegeben, dass sie ein gutes bis sehr gutes Verhältnis zu ihrer Führungskraft pflegen. Diese Beziehung zu den Vorgesetzten hat somit einen großen Anteil an der Zufriedenheit oder Unzufriedenheit von Mitarbeitern mit ihrem Arbeitsumfeld.

Ist diese positiv geprägt, resultiert daraus eine hohe Loyalität, sprich eine sinkende Mitarbeiterfluktuation, ebenso wie geringere Krankenstände, eine höhere Motivation, eine gesteigerte Produktivität und ein besseres Arbeitsklima im Allgemeinen. Im Umkehrschluss bringt ein schlechtes Verhältnis zur Führungskraft in all diesen Punkten negative Konsequenzen mit sich, die den Unternehmenserfolg schmälern können.

Dennoch entscheidet eine motivierende Führungskraft alleine noch nicht darüber, wie glücklich die Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsumfeld in einem Unternehmen sind. Stattdessen gaben jene Befragten, die sich selbst als unzufrieden bezeichneten, auch eine fehlende Identifikation mit der Unternehmensphilosophie sowie schlechte oder mangelnde Beziehungen zum Team und den Kollegen an.

Als wichtigste Glücksfaktoren gelten bezüglich des Arbeitsumfeldes demnach eine Mittagspause von mindestens 30 Minuten, die mit den Kollegen verbracht wird, sowie Team-Events und gemeinsame Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit wie „After Hours“ oder Sportkurse. Es sind also vor allem die sozialen Beziehungen zu den Führungskräften sowie Kollegen, welche zu großen Teilen über die Zufriedenheit oder Unzufriedenheit der Mitarbeiter entscheiden.

Hier ergibt sich jedoch ein Spannungsfeld zur zunehmendem Arbeit im Homeoffice. Für das Personalmanagement entsteht daraus die Herausforderung, diesen Spagat meistern zu müssen. Doch Kreativität zahlt sich an dieser Stelle aus, denn gerade die Generation Z, welche diesbezüglich als besonders anspruchsvoll gilt, weist zugleich die höchste Zufriedenheitsquote auf – und zwar mit 93 Prozent.

Wo also Lösungen gefunden werden, werden die Unternehmen mit loyalen und motivierten Mitarbeitern belohnt. Übrigens sind sich alle Generationen zudem einig, dass auch die Vergütung und die Sinnhaftigkeit sowie Flexibilität der Arbeit wichtig sind.

Digitalisierung und der „Workplace of the Future“

So verändert die Digitalisierung das Arbeitsumfeld (Bild: stock.adobe.com © puhhha)

 

Zuletzt kommt noch ein weiterer wichtiger Faktor ins Spiel: die Digitalisierung. Sie verändert das Arbeitswelt nachhaltig und bringt auch zahlreiche Innovationen für die Arbeitsumgebung mit sich. Eine Garantie für mehr Effizienz, Produktivität und Zufriedenheit ist sie damit allerdings noch nicht.

Die Möglichkeiten von digitalem Wandel und Automation müssen den Mitarbeitern vermittelt werden. Nur auf diese Weise kann Akzeptanz für Veränderungen geschaffen werden. Sie bildet dabei die Grundlage für die unterschiedlichen Modelle, die den Workplace of the Future“ prägen. Eine Thematik, zu welcher die Deloitte-Studie „It’s (almost) all about me. Workplace 2030: Built for us“ interessante Erkenntnisse liefert.

Laut ihrer Aussage gewinnen Flexibilität und Agilität in Unternehmen immer mehr an Bedeutung. Die Beziehungen zu Führungskräften und Kollegen, welche den Mitarbeitenden so wichtig sind, wandern in diesem Zuge auf eine virtuelle Ebene ab. Der persönliche Kontakt verliert an Relevanz. Dennoch oder gerade deshalb wird es wichtig sein, ein „Wir-Gefühl“ zu etablieren, das selbst über weite Entfernungen hinweg sowie im Rahmen einer digitalen Kommunikation stark genug ist, um die Zufriedenheit der Arbeitnehmer auf einem hohen Level zu halten.

Gestützt werden diese Ergebnisse durch eine weitere Studie aus dem Hause Communardo. Im Whitepaper „Digital Workplace Trends 2019“ heißt es nämlich: Die Mehrzahl der Unternehmen arbeitet am Ausbau des digitalen Arbeitsplatzes. In deutschen Unternehmen lassen sich hierbei folgende Trends erkennen:

  •  42 Prozent: Es werden bereits erste spezifische Digital Workplace Projekte umgesetzt.
  • 22 Prozent: Es besteht eine Planung in Richtung Digital Workplace.
  • 17 Prozent: Digital Workplace wird zunehmend als zentraler Service angeboten.

Das bedeutet auch, dass erst 19 Prozent der Unternehmen noch keine Planung von Projekten rund um den Digital Workplace anstellen. Als Gründe für die zunehmende Einführung digitaler Arbeitsplätze nennen die Befragten, ihren Mitarbeitern neue Formen der Arbeit wie jene im Homeoffice offerieren zu wollen.

Es geht also darum, ein motivierendes Arbeitsumfeld zu kreieren, das die Erwartungen der Generation Y sowie der nachfolgenden Generation Z erfüllt. Aber auch eine Produktivitätssteigerung und höhere Flexibilität sowie Agilität im Unternehmen sollen dadurch vorangetrieben werden. Die Mitarbeiterzufriedenheit wird hierbei zu einem wichtigen KPI, wenn es um die Wirksamkeit des Digital Workplace geht. Allerdings bringen entsprechende Projekte auch neue Herausforderungen mit, beispielsweise hinsichtlich des betrieblichen Gesundheitsmanagements.

Ein Ausblick in die Zukunft

Für Unternehmen wird daher weniger die Frage nach dem „Ob“, sondern vermehrt jene nach dem „Wie“ wichtig. Wie kann das Arbeitsumfeld in Zukunft aussehen, um den Erfolg des Unternehmens aktiv voranzutreiben? Eine Studie mit dem Titel „Digital Workplace – Chancen der Digitalisierung im Büroalltag“, die von Adobe in Kooperation mit Statista durchgeführt wurde, liefert hierfür einige Antworten:

Administrative Bürotätigkeiten dominieren in den meisten Berufen den Arbeitsalltag. Gerade hier könnten durch moderne Technologien viele Ressourcen eingespart werden. Sie werden an dieser Stelle zum entscheidenden Effizienztreiber im Unternehmen, beispielsweise in Form von elektronischen Unterschriften oder einer digitalen Datenablage.

Aber auch andere Technologien prägen bereits jetzt sowie in Zukunft den Arbeitsalltag. Dazu gehören Chat- und Messenger-Systeme, um auch aus dem Homeoffice kommunizieren und das „Wir-Gefühl“ pflegen zu können, das für die Mitarbeiterzufriedenheit so wichtig ist. Weiterhin werden viele Prozesse wie die Rechnungsstellung oder die Abwicklung von Verträgen zunehmend digitalisiert sowie automatisiert.

Die letzte Studie in dieser Reihe stammt von Google und trägt den Titel „Workplace 2020“. Auch sie bestätigt, dass das Arbeitsumfeld der Zukunft von digitalen Technologien geprägt sein wird. Ziel ist hierbei nicht nur die gesteigerte Effizienz, sondern auch ein höheres Maß an Flexibilität für die Mitarbeiter.  Vor allem das „Mobile Working“ nimmt einen immer wichtigeren Stellenwert ein.

Um dennoch das Gemeinschaftsgefühl zu bewahren, investieren erste Unternehmen bereits in eigene Social-Media-Lösungen im Sinne interner Mitarbeiternetzwerke. Ziel ist eine vollständig vernetzte Belegschaft – doch dieses liegt noch in weiter Ferne, so das Resümee der Studie. Dennoch wird der Trend langfristig in Richtung einer weiter ausgebauten und verbesserten digitalen (Kommunikations-)Kultur gehen.

Fazit

Unter dem Strich fügen sich all diese Studien rund um das Arbeitsumfeld wie Teile eines großen Puzzles zusammen. Noch fehlt zwar das eine oder andere Puzzleteil, doch es lassen sich bereits zahlreiche Erkenntnisse gewinnen.

Unbestritten ist, dass das Arbeitsumfeld einen großen Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit hat – und damit auch auf den Unternehmenserfolg. Denn nur zufriedene Mitarbeiter sind dem Unternehmen gegenüber loyal, was in Zeiten des Fachkräftemangels zum kritischen Faktor wird. Sie arbeiten zudem produktiver, innovativer, kreativer und prägen ein positiveres Arbeitsklima.

Allerdings verändern sich die Erwartungen, welche Mitarbeiter an das Arbeitsumfeld hegen, derzeit grundlegend. Vor allem die Generation Y und Z bringen dabei höhere Ansprüche mit sich, sind aber zugleich umso zufriedener mit ihrem Arbeitsplatz, wenn diese erfüllt werden. Materielle Faktoren verlieren in diesem Zuge an Bedeutung.

Sicher scheint daher, dass Flexibilität sowie Agilität die zwei dominierenden Entwicklungen in deutschen Unternehmen sein werden, zumindest in den kommenden Jahren. Hierfür muss die Digitalisierung aktiv vorangetrieben werden, wobei die Mitarbeiterzufriedenheit zum wichtigen KPI wird. Ziel ist, ein starkes Gemeinschaftsgefühl zu implementieren, das durch positive Beziehungen zu den Kollegen sowie Vorgesetzten geprägt ist – ebenso wie durch eine starke Identifikation mit dem Arbeitgeber.

Unternehmensinterne Netzwerke können hierbei ein probates Mittel darstellen, sind aber nur eine Option von vielen. Hauptsache ist, dass dieses Gemeinschaftsgefühl auch über virtuelle Kanäle Bestand hat. Dann lassen sich die verschiedenen Mitarbeitererwartungen bestmöglich vereinen. Wer diesen Spagat meistert, begibt sich in eine Win-Win-Situation, von der die Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen profitieren.

von Michelle Leyendecker

cb

Veröffentlicht am: 24.06.2020

 

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