Wie Prozessoptimierung Agenturmitarbeiter entlastet

Burn-out

Besonders in Agenturen kommt es vor, dass im Zusammenhang mit dem Begriff Optimierung schnell das Gefühl von zusätzlichem Stress oder Druck aufkommt. Wie Software dazu beiträgt, dass Überlastung und Frust in Dienstleistungsunternehmen nicht zum krankmachenden Dauerzustand werden, erklärt Sean Hoban von Kimble Applications.

Wenn alle gleichzeitig etwas wollen, entsteht Stress (Bild: Wayhome_Studio - AdobeStock)
Wenn alle gleichzeitig etwas wollen, entsteht Stress (Bild: Wayhome_Studio - AdobeStock)

Von Sean Hoban, Kimble Applications

Dauerhafter Stress macht krank. Die berufliche Arbeitsbelastung ist dabei maßgeblich. Hauptgrund für das Gefühl der völligen psychischen und körperlichen Erschöpfung ist laut einer Studie aus dem vergangenen Jahr ständiger Termindruck (34 Prozent), gefolgt von emotionalem Stress durch Kunden (30 Prozent) sowie Überstunden und schlechtem Arbeitsklima (je 29 Prozent). Burn-out entsteht oft aber nur durch schlechte Planung. Im Fachbeitrag legt der Autor dar, wie eine Prozessoptimierung zur Entlastung der Agenturmitarbeiter beitragen kann.

Herausforderungen von Agenturen in Wachstumsphasen

Die Arbeitsbelastung in Agenturen ist konstant hoch – egal ob in der IT, im Marketing oder in Branchen wie der Buchhaltung oder Architektur. Termindruck durch Projekt-Deadlines, Neukunden-Pitches oder Wettbewerbe: sie alle verursachen Druck, der dauerhaft zu Stress werden kann. Besonders in Wachstumsphasen von Agenturen kann die Belastung der einzelnen Mitarbeiter schnell ausufern. Nämlich dann, wenn Arbeitsprozesse nicht an veränderte Bedingungen angepasst werden. Beispielsweise ist das Planen, Dokumentieren und Abrechnen von Projekten aufwendiger, je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hat. Was in kleinen Agenturen noch bequem per Excel funktioniert, wird mit zunehmender Agenturgröße immer unübersichtlicher. Zu viele Variablen müssen berücksichtigt werden, die schnell sehr aufwendig werden können. Eine Software, die diese Prozesse einheitlich automatisiert, schafft hier Abhilfe.

Effektivere Planung und Umsetzung von Projekten, die nicht ausbeutet

Insgesamt versuchen Agenturen – wie jedes andere Unternehmen auch – rentabel zu wirtschaften und Gewinn zu erzielen. Spricht man von effektiver Projektplanung klingt das schnell nach schonungsloser Ausbeutung auf dem Rücken der Mitarbeiter. Das kann zu Frust und Kündigungen führen. Doch jeder Unternehmer weiß, besonders in Zeiten von Fachkräftemangel, wie wichtig es ist, die eigenen Mitarbeiter zu halten. Denn die Suche nach qualifiziertem neuen Personal und die Zeit für deren Einarbeitung ist immer erst einmal eine Investition. Agenturen haben also ein Interesse daran, funktionierende Teams zu halten, die langfristig leistungsfähig sind. Projekte müssen demnach von vornherein so geplant werden, dass der Aufwand und die vorhandene Arbeitszeit der Mitarbeiter aufeinander abgestimmt sind und so auch Deadlines realistisch eingehalten werden können. 

Die optimale Besetzung von Teams

Ob ein Team gute Arbeit machen kann, hängt im Wesentlichen von seiner Zusammensetzung ab. Es geht dabei zum einen um die Planung von Kapazitäten. In Agenturen betreuen Berater meist mehrere Kunden gleichzeitig. Es reicht nicht, nur neue Projekte zuzuteilen und dabei nicht die Einbindung der Mitarbeiter in andere Projekte zu betrachten. Je nach Zahl der von den Beraten betreuten Kunden variieren hier die Stunden, die diese im einzelnen auf neuen Projekten aufwenden können. Eine intelligente Software vereinfacht diese Planung nicht nur, sondern verhindert auch das Überlasten von Mitarbeitern. Ein weiterer Aspekt, der hier zu betrachten ist, ist die individuelle Entwicklung von Beschäftigten. Eine gute Agentur hat stets die Entwicklungswünsche seiner Mitarbeiter im Blick. Möchte sich ein(e) Berater(in) beispielsweise stärker einem Leistungssegment der Agentur widmen, ist es von Vorteil, dies in der Projektplanung auch zu berücksichtigen. Auch hier sollte Software das sogenannte Skill-Set einbeziehen und zum Wohle der Mitarbeiter einplanen.

Mitarbeiterzufriedenheit durch sinnvolle Arbeit und Transparenz

Ob Mitarbeiter mit ihrem Job zufrieden sind, hängt auch davon ab, wie sinnvoll die eigene Arbeit empfunden wird und wie sehr sie wertgeschätzt wird. Besonders im Agenturgeschäft gehören immer wiederkehrende Tätigkeiten wie Zeiterfassung und Dokumentation zum täglichen Arbeitsablauf. Je mehr man den Mitarbeitern durch unkomplizierte Tools diese rein administrativen Aufgaben erleichtert, desto mehr können diese sich ihrer Expertise, dem Beraten von Kunden, widmen. Auch das Einbinden der Beschäftigten in die Entwicklung der Agentur durch Information zum aktuellen Status und zukünftiger Planungen, kann das eigene Empfinden hinsichtlich des Einflusses der eigenen Arbeit positiv beeinflussen. Der Wert der eigenen Arbeit wird so anschaulich. Software, die unkompliziert Berichte erstellt, die die Information der Mitarbeiter erleichtern, bietet Agenturen die Möglichkeit, diese Form der Transparenz konstant zu etablieren.

Sinnvolle Prognosen zur langfristigen Planung

Zu erkennen, welche Entscheidungen zum Wohl der Agentur für eine langfristige sichere Entwicklung getroffen werden müssen, ist selbstverständlich Aufgabe des Managements. Um Veränderungen, wie weitere Einstellungen, rechtzeitig in die Wege leiten zu können, hilft Software, die diese Informationen auf Basis der Unternehmensdaten extrahiert. So wird vermieden, dass der optimale Zeitpunkt für benötigte Neueinstellungen verpasst und die aktuelle Belegschaft überlastet wird. Dazu ist es von Vorteil, die Pipeline des Neukundengeschäfts mit in die Software zu integrieren. Ebenso ermöglichen Prognosen zur Entwicklung einzelner Leistungen der Agentur, dass etwaige Weiterbildungen von Mitarbeitern zu stärker nachgefragten Themenbereichen rechtzeitig und stressfrei initiiert werden.

Fazit: Burn-outs entstehen nur durch schlechte Planung

Wenn Unternehmen, insbesondere Agenturen, ihre Mitarbeiter im Tagesgeschäft zu stark belasten, dauerhaft überfordern oder ihnen nicht die richtigen Werkzeuge zur Hand geben, um effektiv zu arbeiten, ist es nicht verwunderlich, wenn sich Stress langfristig in ein Burn-out oder eine Depression verwandelt. Die daraus resultierenden Fehltage schädigen das Geschäft dann im Umkehrschluss. Mit Automatisierungssoftware, die die Planung und Umsetzung von Projekten sowie die langfristige Entwicklung der Agentur ganzheitlich im Blick hat, wird das Tagesgeschäft nachhaltig organisiert. Gleichzeitig werden die Mitarbeiter nicht verschlissen. Ein Zustand, der auch wirtschaftlich sinnvoll ist.  

Über Sean Hoban

Sean Hoban ist Mitgründer und Geschäftsführer von Kimble Applications und verfügt über mehr als 25 Jahre Erfahrung in der IT-Beratung. Gemeinsam mit Mark Robinson und David Scott gründete Sean Hoban 2010 Kimble, um Prozesse in projektbasierten Unternehmen sowie die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams zu optimieren.

Über Kimble Applications

Kimble Applications hilft professionellen Serviceorganisationen ihr projektbasiertes Geschäft besser zu führen. Weltweit wird Kimble von führenden Unternehmen aus den Bereichen Beratung, Software und Hi-Tech genutzt, darunter NTT Data, TCS, Sage und Canon, um ihre Ressourcennutzung, Rentabilität und Skalierbarkeit zu optimieren. Kimble ist der einzige führende Softwareanbieter, der sich ausschließlich auf die Automatisierung von Prozessen in Dienstleistungsunternehmen (PSA= Professional Services Automation) konzentriert. Der Fokus liegt dabei auf einfach zu bedienenden Funktionen, die die Zusammenarbeit und Effizienz von Teams rund um die wichtigsten Serviceprozesse verbessern. Mit CRM-Systemen kombinierbar, fördert Kimble die vorausschauende und zeitnahe Entscheidungsfindung auf Basis intelligenter Erkenntnisse und Handlungsvorschläge. Der Hauptsitz des Unternehmens, das mittlerweile mehr als 120 Mitarbeiter beschäftigt, ist in London. Zusätzliche Dependancen gibt es in Deutschland und den USA. 

Veröffentlicht am: 09.10.2019

 

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