Voll Retro – Der heimliche Schlüssel zu mehr Agilität

#DiaryOfAnAgileCoach

Nicht erst seit gestern ist "Agile" eines der Top Themen, mit dem sich Unternehmen derzeit beschäftigen. Eine Studie (F. Schabel, HR-Haufe Report, 2018) bestätigt allerdings, dass der Trend zur Agilität weiter zunimmt und das Thema in der Wirtschaft von großer Relevanz ist.

Katrin Blaschke, Consultant bei CPC AG

Katrin Blaschke, Consultant bei CPC AG

Von Katrin Blaschke, CPC AG

Von 1036 befragten Mitarbeitern aus der DACH-Region geben über 50 Prozent an, dass eine agile Organisation von "sehr großer Bedeutung" in ihrem Unternehmen ist. Kein Wunder, dass das Thema agile Organisation auch ein Thema ist, mit dem ich als CPC-Consultant in meinem täglichen Arbeitsleben beschäfte. So habe ich zum Beispiel bei einem Projekteinsatz ein Team bei der Einführung eines neuen Collaboration Tools als Scrum Master unterstützt und begleite aktuell ein Unternehmen bei der agilen Transformation als Coach.

Als agiler Coach unterstütze ich Unternehmen bei der Einführung oder bei der Umstellung auf ein agiles Zusammenarbeitsmodell. Dabei ist es zum einen meine Aufgabe, eine neue Grundhaltung zu etablieren und zum anderen methodische Kompetenzen zu vermitteln und zu festigen. Im Fokus steht die kontinuierliche Verbesserung agiler Zusammenarbeit. Eine Sache, die mir dabei immer bewusster wird, ist die Bedeutung von Retrospektiven, welche das A und O einer lernenden Organisation sind und somit einer der Erfolgsfaktoren von Agilität. Ja, das erzählt fast jeder, der irgendetwas mit Agilität zu tun hat, aber in der Praxis hat sich gezeigt sich, dass es sich hierbei nicht bloß um eine banale Erkenntnis handelt, sondern vor allem um eine große Herausforderung. 

Was ist denn überhaupt eine Retrospektive? 

Eine Retrospektive, kurz Retro, bezeichnet im Allgemeinen einen Rückblick. Im agilen Kontext wird dieser Rückblick genutzt, um die letzte Iteration zu reflektieren. Es wird also die vorangegangene Zeitspanne betrachtet in der das Team zusammengearbeitet hat.  Was ist gut gelaufen? Wo gibt es noch Verbesserungspotential? Es geht darum die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und die bisherige Arbeitsweise effizienter und effektiver zu gestalten. Es geht nicht darum Arbeitsergebnisse zu bewerteten oder Kollegen bloßzustellen. In der Retrospektive werden Prozesse, Werkzeuge und Interaktionen reflektiert. Die Retro läuft dabei nach dem Prinzip "Inspect and Adapt" ab.  Das Team überprüft zunächst eigene Standpunkte und Erwartungen. Anschließend analysiert das Team Verbesserungspotentiale und leitet konkrete Maßnahmen ab.

Die Retrospektive ist eines der Kernrituale auf dem Weg zur agilen Organisation. Es geht darum, sich gemeinsam kontinuierlich weiterzuentwickeln und zu lernen. Das Team hat die Möglichkeit an sich selbst zu arbeiten, Themen offen anzusprechen, Stärken weiter auszubauen. Als agile Coach ist das absolut nachvollziehbar.  Die Frage, worin der Mehrwert einer Retrospektive besteht, stelle ich mir gar nicht. Allerdings muss ich das einem Team, das ich an das Thema heranführe auch erst einmal nachvollziehbar näherbringen, da das gemeinsame Lernen - unter anderem aus Fehlern - oft nicht unbedingt etablierten Gewohnheiten entspricht.

Meine erste Retro - Der Vorspann

Retrospektiven kenne ich schon aus meiner Zeit als Scrum Master. Meine erste Retro war für mich – als übermotivierter und idealistisch-denkender Mensch – mein persönlicher Horrorfilm. Das Ganze ging schon beim Vorspann los: Ein neu zusammengewürfeltes Team, das sich seit drei Wochen zum ersten Mal im Leben damit auseinandersetzt in einem agilen Rahmenwerk zu arbeiten. Jeder mit einem vollen Terminkalender. Jeder mit der Frage im Kopf, was denn dieser agile Quatsch überhaupt soll. Und dann ich: "Hey übrigens, unser erster Sprint ist bald vorbei und wir haben ja dann auch noch eine Retro. In der wollen wir uns anschauen, wie alles gelaufen ist und was wir anders machen können." Ihr könnt Euch vorstellen, die Begeisterung war riesig. Hier ein paar Impressionen: "Wieso brauchen wir denn bitteschön eine Retro?" "Noch so ein Meeting mehr, in dem nur gejammert wird und dann sowieso nichts passiert." "Wäre es nicht sinnvoller, wenn wir die Zeit nutzen, um an unseren Themen zu arbeiten, anstatt einfach nur zu reden?" "Ich sehe absolut keinen Sinn und Zweck in noch einem Meeting, in dem wir uns mit uns beschäftigen." usw. Ihr seht, die Begeisterung und Motivation waren nicht unbedingt auf meiner Seite. Wie ging ich damit um? 

Shu-Ha-Ri

Eines der ersten Prinzipien, die ich im Zusammenhang mit Agilität und der Einführung von "agil" gelernt habe, ist das japanische Lernkonzept Shu-Ha-Ri. Es beschreibt drei Stufen des Lernens, vom Schüler zum Meister. Dabei muss jede Phase abgeschlossen sein, bevor mit der nächsten angefangen wird. "Shu" bedeutet Regeln zu lernen, zu befolgen und zu kopieren. Es geht darum, die Grundabläufe, den Prozess und die Rollen kennenzulernen. Der Fokus liegt dabei auf der Ausführung und der tatsächlichen Umsetzung. Bei der Einführung agiler Rahmenwerke wären das zum Beispiel das Ausüben der unterschiedlichen Zeremonien, des allgemeinen Prozesses oder auch das Kennenlernen der Aufgaben des Teams.

In der zweiten Phase "Ha" geht es darum, die Zusammenhänge zu verstehen und nach und nach den eigenen Stil zu entwickeln. Das Team hat durch das ständige Ausführen die Routinen und Prinzipien verinnerlicht und versteht die Zusammenhänge und den Zweck dahinter. Die gelernten Prinzipien werden bewusst variiert und nach und nach an die eigene Situation angepasst. Im agilen Zusammenhang kann es in dieser Phase zum bewussten Aufbrechen von Strukturen und zur Veränderung von Prozessen kommen. Es geht um Grundhaltung, Prinzipien und gelebten Werte, die den etablierten Routinen zugrunde liegen.  In der letzten Lernphase "Ri" hat das Team Prinzipien, Techniken und Werte vollständig verinnerlicht und kann sie auf die eigenen Bedürfnisse anpassen und optimieren. In dieser Phase werden so innovative Ansätze kreiert, kontinuierlich verbessert und angepasst. Dabei ist wichtig, dass verstanden wird, wo und warum wir von den gelernten Routinen abschweifen und eigene Techniken entwickeln. 

Warum erwähne ich dieses Prinzip und was hat es mir bei der Durchführung meiner ersten Retrospektive gebracht? Mir war bewusst, dass das Team noch ganz am Anfang der ersten Lernphase steht. Das Team muss die Prinzipien und die Routinen zunächst kennenlernen und erst im Laufe der Zeit kommt das Verständnis für den Sinn und Zweck einer Retro. Daher habe ich darauf bestanden, dass wir auf jeden Fall eine Retroperspektive durchführen. Auch, wenn das im ersten Moment nicht unbedingt zu meiner Beliebtheit beigetragen hat. Ich hatte Glück, dass ich bereits ein gewisses Standing im Team hatte und sie sich trotz Beschwerden darauf eingelassen haben, mir zumindest eine Stunde ihrer Zeit zu schenken. Ja, ich weiß, eine Stunde Retro bei einer Iteration von drei Wochen ist nicht viel. Aber auch hier sind wir wieder beim Lernen. 

Meine erste Retro - Der Hauptteil 

Nach dem für mich bereits suboptimalen Vorspann sind wir nun endlich im Hauptteil angekommen. Ich habe die Stunde nach bestem Wissen und Gewissen vorbereitet. Es gibt überall schön gestaltete Flipcharts, die Stifte und Post-Its liegen bereit und der sehr straffe Zeitplan steht. Ich bin leicht nervös und hoffe, dass wir alles in dieser Stunde unterbringen. Bevor es in die "Inspect"-Phase geht, starte mit einer kurzen Übung (2 Wahrheiten, 1 Lüge), die den Zweck hat die Leute abzuholen und das Teambuilding zu stärken. Das Team macht motiviert mit und ich atme schon kurz auf und denke, "ok Katrin, das wird".

Um die Punkte zu sammeln, welche das Team in der vorausgegangenen Iteration gut fand und welche es weniger gut fand, habe ich die Übung mit den "4Ls" vorbereitet. Ich bitte das Team also sich in den nächsten 5 Minuten Gedanken zu den folgenden vier Fragen zu machen und ihre Ideen auf Post-Its zu schreiben. "Was fand ich richtig gut ("loved")?", "Was habe ich gelernt ("learned")?", "Was habe ich vermisst ("lacked")?" und "Wonach habe ich mich gesehnt ("longed for")?". Mich blicken neun sehr fragende Gesichter an. "Was sollen wir tun?" Ok, nochmal tief durchatmen und die vier Ls mit Beispielen und meinen Beobachtungen unterlegen. Notiz an mich selbst: Das nächste Mal direkt mit Beispielen starten, um die Teilnehmer besser an die Thematik heranzuführen. Viele machen das gerade schließlich zum ersten Mal.

Die Aufgabe scheint verstanden und die ersten Post-Its werden beschrieben und auf das jeweilige Flipchart verteilt. Ein Teammitglied bekommt einen Anruf und verlässt den Raum. Die Ausbeute ist sehr gering, aber besser als nichts. Im nächsten Schritt teile ich das Team in vier Untergruppen, mit der Aufgabe das jeweilige L durchzugehen, Muster zu erkennen und die Erkenntnisse in zehn Minuten an die Gruppe zurückzumelden. Das klappt erstaunlich gut und das Team ist bei den meisten Punkten auch derselben Ansicht. Blick auf die Uhr: Nur noch 10 Minuten. Wo ist die Zeit hin? Wir haben bis jetzt zwar Punkte gesammelt, welche das Team gut bzw. weniger gut findet, aber wir haben noch keine konkreten Maßnahmen abgeleitet. Ich fordere das Team also auf, sich Maßnahmen zu überlegen, wie sie mit den genannten Punkten umgehen möchten.

Wieder Stille und Blicke aus dem Fenster, auf den Boden, ins Handy, auf keinen Fall mich anschauen. Ich versuche es wieder mit Beispielen und nehme mir den greifbarsten Punkt, mit dem Ziel zumindest eine Maßnahme abzuleiten: Pünktlichkeit. Was können wir hier tun? Was können wir uns hier als Team vornehmen? Es funktioniert. Das Team nimmt sich vor die "Dailies" jeden Tag pünktlich zu beginnen. Zumindest eine einzige Maßnahme, die in gewisser Weise auf den agilen Wert "Respekt" einzahlt.  Die Stunde ist vorbei.  Noch schnell eine Stimmungsabfrage beim Hinausgehen mit Klebepunkten und schon haben alle den Raum verlassen. 

Meine Erkenntnisse

Warum lief die Retrospektive so ab? Eigentlich hätte es mir klar sein sollen, vor allem nach dem Vorspann, dass die erste Retro nicht die beste aller Zeiten sein wird. Und im Nachhinein betrachtet war sie vielleicht auch gar nicht so schlimm. Die Retrospektive ist etwas Neues für das Team. Agile Werte wie Offenheit, Transparenz und Mut sind dem Team zwar theoretisch bekannt, aber das tatsächliche Leben dieser Werte muss erst gelernt werden. Das ist ein Prozess, der nicht von heute auf morgen passiert. Es dauert seine Zeit und benötigt vor allem Geduld. Ich kann jedem nur mitgeben, sich hier nicht entmutigen zu lassen und immer wieder und wieder auf eine Retro zu bestehen und das bestmögliche rauszuholen. 

3 Monate später...

...wir sind mittlerweile bei der fünften Retro angekommen, die übrigens auf Wunsch des Teams nun zwei Stunden in Anspruch nimmt. Ich freue mich darauf und habe mir heute mal wieder eine neue Methodik überlegt, wie wir die Retrospektive gestalten können. Ich bin gespannt, wie das Team sie findet, aber ich bin mir auf jeden Fall sicher, dass wir am Ende der zwei Stunden etwas dazu gelernt haben und in der nächsten Iteration noch besser zusammenarbeiten werden.  Warum funktioniert das jetzt auf einmal? Das Team ist mittlerweile aufeinander eingestimmt und es herrscht eine vertraute Atmosphäre. Das Team hat den Mehrwert erkannt und schätzt den offenen und ehrlichen Austausch. Pünktlichkeit ist übrigens kein Thema mehr, sondern eine Selbstverständlichkeit.  

Anmerkungen der Redaktion

Natürlich ist mir bewusst, dass die Retrospektive nur ein Element ist auf dem Weg zu einer agilen Organisation und dass es noch viele weitere Faktoren gibt die auf den Erfolg mit einzahlen. Auch heißt es nicht, nur weil diese Herangehensweise, insbesondere das Bestehen auf die Retro, bei meinem Team funktioniert hat, dass das auch bei jedem anderem Team funktioniert. Jedes Team ist anders und braucht demnach unterschiedliche und individuelle Herangehensweisen. Es gibt keine Musterlösung, der für jedes Team angewendet werden kann. Dennoch bin ich der Meinung, dass vor allem die Retrospektive und das damit verbundene Leben von Werten eine sehr große Rolle bei agilen Transformationen spielt. Nur durch Reflexion, Anpassung und Ausprobieren kann ein Team dazu lernen und neue Wege gehen. Das gilt nicht nur für agile Organisationen. Es gilt für jedes Team, jede Abteilung - jedes Unternehmen.

Veröffentlicht am: 13.05.2019

 

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