Wie Knowhow im Unternehmen bewahrt werden kann – und warum

Wissensmanagement

In Zeiten des zunehmenden Fachkräftemangels werden Mitarbeiter zur erfolgskritischen Ressource. Das liegt vor allem am Knowhow, welches sie ins Unternehmen mitbringen, aber eben auch bei ihrem Ausscheiden wieder mitnehmen. Das Wissensmanagement gewinnt somit an Bedeutung, um auch bei einer zukünftig steigenden Mitarbeiterfluktuation das wertvolle Knowhow im Unternehmen zu bewahren.

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Von Marko Glockner
 

Der Mangel an jungen Fachkräften macht deutschen Unternehmen zunehmend zu schaffen. Der Hauptgrund dafür liegt im demografischen Wandel, sprich es gibt schlichtweg weniger Nachwuchskräfte und diese verteilen sich wiederum ungleich auf die unterschiedlichen Branchen. Vor allem in der IT sowie in Ingenieursberufen fehlt es bereits jetzt an ausreichend Spezialisten, ebenso in vielen Sozialberufen sowie im Handwerk. Entsprechende Experten werden auf dem Arbeitsmarkt also immer begehrter und somit nimmt auch die Mitarbeiterfluktuation zu. Die Fachkräfte sind wechselbereiter, werden von der Konkurrenz abgeworben, machen sich selbstständig, gehen bereits in (Früh-) Rente oder verlassen das Unternehmen aus anderen Gründen. Das Problem an der Sache ist dann nicht nur die personelle Lücke, welche sie hinterlassen, sondern auch die Abwanderung des Knowhows - schlimmstenfalls zur Konkurrenz. Somit ist das Knowhow durch den Fachkräftemangel zu einer erfolgskritischen Größe in deutschen Unternehmen herangewachsen und es besteht sowohl jetzt als auch in Zukunft dringender Handlungsbedarf. 

Diversity gewinnt an Bedeutung, kann aber das Problem nicht lösen

Um dem Fachkräftemangel zu begegnen, setzen viele deutsche Unternehmen vermehrt auf Diversity. Sie versuchen also, Spezialisten aus verschiedenen Altersgruppen, mit unterschiedlicher Herkunft oder auch beider Geschlechter für das eigene Unternehmen zu gewinnen. Die Vorteile der Diversity liegen auf der Hand, allerdings löst sie in der Praxis nicht das eigentliche Problem. Stattdessen sollte es darum gehen, die Mitarbeiterfluktuation auf ein Minimum zu begrenzen. Auf die Herausforderung, überhaupt noch ausreichend Fachkräfte für das eigene Unternehmen zu gewinnen, folgt somit jene, diese anschließend auch im Betrieb zu halten. Neben der Mitarbeitergewinnung muss also die Mitarbeiterbindung zunehmend in den Fokus rücken. 

Denn die Abwanderung von Mitarbeitern ist kostspielig. Sie hinterlassen eine Lücke, welche einen erneuten Recruiting-Prozess sowie auch das erneute Onboarding notwendig machen. Gleichzeitig bringt sie Unruhe ins Unternehmen, was schlimmstenfalls eine regelrechte Kettenreaktion in Gang setzt, sprich immer mehr Mitarbeiter folgen dem Beispiel und verlassen das Unternehmen ebenfalls. Besonders hoch ist dieses Risiko, wo eine flächendeckende Unzufriedenheit durch ein schlechtes Arbeitsklima oder eine große Unsicherheit bezüglich der Zukunft des Unternehmens beziehungsweise der eigenen Perspektiven herrscht. Zuletzt bedeutet die Abwanderung von Mitarbeitern auch die Abwanderung von Knowhow. Diese Beispiele machen deutlich, wie komplex das Thema Mitarbeiterbindung und Wissensmanagement wirklich ist - und dass die Antwort eben nicht (nur) "Diversity Management" lautet. 

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Warum ist Knowhow für Unternehmen überhaupt wichtig?

Knowhow ist das wichtigste Stichwort. Vor allem in jenen Berufen, die vom Fachkräftemangel betroffen sind, kann abgewandertes Wissen oft nicht einfach ersetzt werden. Zudem bringt jeder Mitarbeiter individuelle Erfahrungen, Ideen und andere geistige Schätze mit, die für das Unternehmen von größtem Wert sind. So kann beispielsweise eine innovative IT-Infrastruktur die Kosten senken oder einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz hervorrufen. Wandert der betreffende Mitarbeiter nun aber ab, gegebenenfalls sogar zu dieser Konkurrenz, so kann sich das Blatt schnell wenden und das Unternehmen schlittert einen erfolgskritischen Wissensverlust. Sei es also in der IT oder in irgendeinem anderen Bereich: In jedem Betrieb gibt es solches erfolgskritisches Wissen. Das Problem an der Sache ist, dass es zumeist ausschließlich in den Köpfen der Mitarbeiter lagert. Es ist also personenabhängig, während der Faktor Mensch in Zeiten des Fachkräftemangels zunehmend unsicher wird. 

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Wissen muss vom "Träger" losgelöst werden

Für deutsche Unternehmen geht es also darum, das Wissen zu sichern. Sicherheit ist in Bezug auf Menschen allerdings nicht möglich. Sei es also, weil sie zur Konkurrenz wechseln, sich selbstständig machen, eine Auszeit nehmen, krank werden, in Rente gehen oder sogar sterben: Es gibt viele Szenarien, in welchen Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheiden und diese lassen sich niemals zu 100 Prozent verhindern. So sind Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung zwar wichtig, keine Frage. Das gilt alleine schon aufgrund der bereits erwähnten zahlreichen Nachteile, welche die Abwanderung von Mitarbeitern mit sich bringt. Dennoch muss das Wissen vom jeweiligen Träger, sprich Mitarbeiter, losgelöst werden. So kann es im Fall eines Ausscheidens des betreffenden Menschen, aus welchen Gründen auch immer, dennoch im Unternehmen bewahrt werden. Die Frage, welche es heutzutage also zu stellen gilt, ist nicht jene nach dem "Ob". Stattdessen geht es darum, wie das Wissen losgelöst werden kann. 

Der Wissenstransfer hat mit vielen Hindernissen zu kämpfen

Der bereits erwähnte Diversity-Ansatz und der Wissenstransfer müssen im Unternehmen Hand in Hand gehen, denn so können junge Fachkräfte zukünftig auf das Knowhow ihrer erfahrenen Kollegen zurückgreifen - unabhängig davon, ob sich diese noch im Unternehmen befinden oder nicht. Es gilt also, das Wissen in den Köpfen der einzelnen Mitarbeiter zu verschriftlichen sowie zu dokumentieren. Allerdings haben bislang noch viel zu wenige Unternehmen ein flächendeckendes System für den Knowhow-Transfer implementiert. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von einem mangelnden Bewusstsein um die Problematik bis hin zur fehlenden Systematisierung der Wissensweitergabe. Nicht selten spielen auch persönliche Faktoren eine Rolle, sprich die Fachkräfte selbst haben Angst davor, sich durch die "Herausgabe" ihres Knowhows überflüssig zu machen und damit ihren Job zu riskieren. 

Beim systematischen Wissenstransfer ist es somit unerlässlich, den Mitarbeitern auch auf einer emotionalen Ebene zu begegnen und ihnen Sicherheit zu vermitteln sowie ein Verständnis für die Gründe und Notwendigkeit des Knowhow-Transfers. Hierbei spielt wiederum die Kultur beziehungsweise Atmosphäre im Unternehmen eine tragende Rolle, sprich je wohler und eben sicherer sich die Mitarbeiter in ihren Positionen fühlen, umso eher werden sie zur Herausgabe ihres Wissens bereit sein. Dieser Transfer ist also eine komplexe Herausforderung, doch mit der richtigen Vorgehensweise kann diese durchaus gemeistert werden.

Wie der Knowhow-Transfer funktionieren kann

Natürlich ist es sinnvoll, beim Ausscheiden von Mitarbeitern einen individuellen Wissenstransfer zu seinem Nachfolger zu veranlassen. Doch modernes Wissensmanagement geht weit über solche Maßnahmen hinaus. Stattdessen geht es hierbei vor allem um flächendeckende sowie präventive Methoden, um Knowhow zu dokumentieren und allen anderen Mitarbeitern des Unternehmens zugänglich zu machen. So ist das Wissen nämlich auch dann abrufbereit, wenn der betreffende Mensch unerwartet ausfällt, sei es durch eine Krankheit, einen Unfall, eine fristlose Kündigung oder andere Szenarien. Im ersten Schritt geht es also darum, ein entsprechendes Wissensmanagementsystem im Unternehmen zu implementieren. Hierfür empfiehlt sich eine spezielle Software, die Hand in Hand geht mit der E-Verwaltung des Unternehmens. 

Im zweiten Schritt müssen alle betreffenden Mitarbeiter im Umgang mit diesem System geschult werden, damit sie das bereitgestellte Knowhow im Alltag auch bestmöglich nutzen können. Es soll also nicht um ein Archiv gehen, das später in der (digitalen) Bibliothek einstaubt, sondern um ein anwenderfreundliches System zum Wissenstransfer, das in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter aktiv eingebunden ist. Je transparenter das Wissen für alle Beteiligten wird, umso mehr können sie vom Knowhow-Transfer profitieren. 

Fazit: Unternehmen müssen handeln - und zwar jetzt!

Zwar mag nun deutlich geworden sein, dass es sich beim Wissenstransfer um ein komplexes Thema handelt, das mit vielen anderen Bereichen des Unternehmens in Einklang gebracht werden muss. Dennoch ist er unverzichtbar und wird in Zukunft zu großen Teilen über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens entscheiden. Es gilt daher, den Führungspersonen ebenso wie jedem einzelnen Mitarbeiter klar zu machen, dass und weshalb der Transfer von Knowhow wichtig ist und wie dieser zukünftig funktionieren kann. Es bedarf eines möglichst bedienerfreundlichen und praxisnahen Systems, damit das Wissen nicht nur dokumentiert, sondern auch im Arbeitsalltag aktiv eingebunden werden kann. Digitale Hilfsmittel wie eine spezielle Software, Mitarbeiter-Apps oder E-Learning-Module werden dabei in Zukunft eine tragende Rolle spielen. Schlussendlich ist der Wissenstransfer die beste Lösung für deutsche Unternehmen, um der Problematik des Fachkräftemangels zu begegnen. 

Veröffentlicht am: 11.12.2018

 

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