"Gerade gewachsene Verzeichnis-Strukturen sind den heutigen Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Sicherheit im Consulting nicht mehr gewachsen"

Interview zum Web-Seminar am 16.06.2021 um 11 Uhr

Die Verzeichnisstrukturen in den meisten Beratungshäusern sind auch ohne den zunehmenden Anteil von Remote-Work durch die Pandemie ineffizient und langsam. Experte Joachim Bleicher zeigt auf, wie bereits kleine Häuser ihren Dateizugriff optimieren können.

VW-Käfer am Strand (Bild: 3297874 - rawpixel) | CONSULTING.de
"Die Art und Weise, wie wir mit dem Windows Explorer Dateien verwalten, ist tatsächlich so alt wie der VW Käfer. Es ist zwar bunter geworden, aber die Grundfähigkeiten haben sich kaum weiterentwickelt" - Joachim Bleicher (Bild: 3297874 - rawpixel)

In Ihrem Web-Seminar am 16. Juni soll es um die Vermeidung von Datenchaos und Arbeitsineffizienz im Homeoffice und Remote Work gehen. Welche Probleme hat die Pandemie in Bezug auf die Organisation von Daten und Verzeichnisse angerichtet?

Joachim Bleicher: Daten und Verzeichnisse manuell zu organisieren, ist schon ein hoffnungsloses Unterfangen, wenn alle im gleichen Büro sitzen und sich auf Zuruf verständigen können. Sitzen die Mitarbeitenden verstreut, wird das natürlich nicht einfacher. Wir haben besonders beobachtet, dass wahnsinnig viel Dubletten und konkurrierende Versionen erzeugt wurden, weil während der Pandemie der Zugriff vom Home Office auf die Ablagen im Unternehmen nicht vernünftig funktioniert hat. So wurden oft Kopien angelegt. Prozesse, die auf Abstimmung und dem manuellen Austausch von Unterlagen beruhten, sind oft zusammengebrochen.

Die Pandemie hat die Schwächen im Informationsmanagement schonungslos offengelegt.

Viele Consultinghäuser haben bestehende und gewachsene Verzeichnis-Strukturen. Inwiefern lohnt es sich dennoch für Häuser zukünftig M-Files zu nutzen?

Joachim Bleicher: Gerade gewachsene Verzeichnis-Strukturen auf File Servern oder Netzwerklaufwerken sind den heutigen Anforderungen an Effizienz, Transparenz und Sicherheit im Consulting nicht mehr gewachsen. Beispielsweise erlauben klassische Verzeichnis-Strukturen nur eine Sicht auf die Dinge. Um effizient reagieren zu können, möchte man aber Dateibestände nach unterschiedlichen Sichten analysieren können. Die klassische Steuerung von Zugriffsrechten im Filesystem ist viel zu unflexibel für heutige Sicherheitsüberlegungen. Wenn man beispielsweise einen externen Freelancer im Projektteam hat, will man ihm wirklich den Zugriff auf den internen File Server und damit auf das gesamte Firmennetz einrichten?

Über welche Dateitypen sprechen wir bei M-Files eigentlich? Was sind die Unterschiede zu Tools, die z.B. von Windows zur Verfügung gestellt werden?

Joachim Bleicher: M-Files kann alle Dateitypen verwalten. Während mit Windows-Bordmittel Dateien nur nach dem Ablageort, Dateinamen und Dateityp verwalten werden können, kann M-Files ergänzende Informationen zu einer Datei wie beispielsweise die inhaltliche Dokumentenklasse – wie Vertrag, Projektbericht o.ä. – und Verbindungen zum Kunden, Projekt oder Projektteam verwalten.

Wenn der Windows-Explorer ein VW Käfer wäre, was wäre dann im Vergleich M-Files für ein Auto?

Joachim Bleicher: Leider haben Sie mit dem Bild recht: Die Art und Weise, wie wir mit dem Windows Explorer Dateien verwalten, ist tatsächlich so alt wie der VW Käfer. Es ist zwar bunter geworden, aber die Grundfähigkeiten haben sich kaum weiterentwickelt.

Um im Bild zu bleiben sind Consulting-Unternehmen, die ihre Informationen im Wesentlichen mit Windows-Explorer organisieren, mit einem alten Käfer auf der Autobahn unterwegs und wundern sich, dass sie in Sachen Effizienz und Performance nicht mithalten können.

M-Files ist im Vergleich eher ein kompletter Fuhrpark, in dem jeder Consultant genau das Werkzeug findet, dass er braucht, um seine Aufgaben möglichst effizient zu erledigen.

Bei vielen Consultants hat sich Outlook als wichtigstes Arbeitsmittel etabliert. Inwiefern kann M-Files da optimieren?

Joachim Bleicher: M-Files kann sich vollständig in Outlook integrieren. Dann können beispielsweise eingehende Dokumente vom Kunden gleich so richtig abgelegt werden, dass alle im Projektteam geordnet darauf zugreifen können. Außerdem können mit M-Files intern wie extern Links zu Dokumenten geteilt werden. Statt viele Dubletten und Versionen per Mail zu erzeugen, arbeiten alle immer mit der richtigen Version und wenn gewünscht auch gemeinsam zur gleichen Zeit über Kollaboration.

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Ist M-Files denn nicht vor allem ein Tool für größere Consultinghäuser? Ab wieviel Mitarbeitenden rechnet sich die Software?

Joachim Bleicher: Im Prinzip kann schon ein einzelner Consultant von M-Files enorm profitieren, weil es viel mehr Transparenz und Sicherheit bietet. Wir haben viele Kunden mit weniger als einer Handvoll Mitarbeiter, die sehr erfolgreich und kosteneffizient mit M-Files arbeiten. Wenn ein Consultant durch den Einsatz von M-Files nur wenige Stunden pro Jahr mehr abrechnen kann, rechnet sich die Lösung bereits. Zudem sind Sicherheit und Compliance sowieso unbezahlbar. Unser Cloud Services eignen sich für kleinere Unternehmen besonders, weil der ganze technische Setup entfällt.

Welche Vorkenntnisse braucht ein Consultant, um Ihr Web-Seminar überhaupt verstehen zu können?

Joachim Bleicher: Keine, weil der Leidendruck im Consulting übergreifend gleich ist. Fragen wie "Arbeite ich mit der richtigen Version?", "Haben wir ein solches Konzept schon einmal geschrieben?" oder "Wie kann ich mir schnell einen Überblick über das Projekt verschaffen?" sind oft an der Tagesordnung. Man braucht nur die Bereitschaft, sich einmal auf einen neuen Umgang mit Informationen einzulassen. M-Files ist so einfach zu Verstehen wie iTunes oder Spotify.

Die Vertraulichkeit und Sicherung von Kunden- und Unternehmensdaten sind seit jeher ein wichtiger Bestandteil in der Unternehmensberatung. Was unterscheidet den Prozess der Datensicherung vor Ort im Büro zum ortsunabhängigen Arbeiten im Homeoffice?

Joachim Bleicher: Sicherheit und Vertraulichkeit sind die Basis jeder Consulting-Tätigkeit. Grundlage dafür ist Kontrolle über die Informationen. Wenn ich Informationen per Mail als Anhang durch die Gegend schicke oder über File Sharing wie Dropbox o.ä. teile, ist diese Kontrolle futsch. Egal ob im Büro, im Homeoffice oder beim Kunden vor Ort, ich brauche Wege, sicher auf Informationen zuzugreifen und sie mit den richtigen Personen zu teilen. M-Files bietet dies und kann vor allem sensible Informationen als solche erkennen und automatisiert schützen.

Wie kann M-Files Unternehmen beim Wissenstransfer unterstützen, um auch neuen Mitarbeitenden den Einstieg zu erleichtern und einen reibungslosen Datenaustausch zu gewährleisten?

Joachim Bleicher: M-Files präsentiert Informationen immer im Kontext – also im Zusammenhang – und der wird weitgehend automatisiert hergestellt. Wenn sich ein Consultant in ein neues Projekt einarbeitet, sieht er beispielsweise sofort, welche Dokumente mit welcher inhaltlichen Klassifizierung es zu einem Projekt gibt, wie diese zusammenhängen, mit welchen Personen sie verknüpft sind, wer ihr Owner ist, wer sie zuletzt bearbeitet hat usw. Während man im Windows Explorer nur eine Liste von Dateien sieht und sich vielleicht über die Namensgebung zurechtfindet, sieht man in M-Files sofort, was die Dateien inhaltlich sind und wie sie zusammenhängen. Das macht die Einarbeitung unendlich viel schneller und effizienter.

Wie groß ist der Implementierungsaufwand, wenn ein Unternehmen M-Files nutzen möchte?

Joachim Bleicher: Die Einstiegshürde ist minimal. Es lohnt sich, sich einige Stunden Gedanken zu den Dokumentenklassen im Unternehmen zu machen oder eins unsere Templates zu verwenden. Wer will, kann bestehende Ablagen wie Verzeichnis-Strukturen einfach per Konnektor anbinden. Eine Migration von Daten ist nicht erforderlich.

Wer sollte Ihr Web-Seminar auf keinen Fall verpassen und warum?

Joachim Bleicher: Jeder, der Verantwortung für das Informationsmanagement im Unternehmen übernehmen kann und seine Projekte deutlich besser durchführen will. M-Files bringt seine Nutzer auf ein völlig neues Level an Produktivität und Effizienz. Versprochen.

Hier können Sie sich zum kostenlosen Web-Seminar von Joachim Bleicher am 16. Juni, 11h, anmelden.

Über die Person

Joachim Bleicher ist als Sales Engineer für M-Files tätig. Seine Expertise mit ECM-Systemen basiert auf einer 7 Jährigen Laufbahn als Berater für ECM-Systeme und auch als Projektleiter in diesen Bereichen. Insbesondere Prozessautomatisierung im Kernfeld des Personalwesens und den Rechnungseingangs und Schnittstellen zu führenden Systemen in unterschiedlichen Kundenbranchen wie z.B. Professional Services, Produktion, Sozialwirtschaft und Industrie.

/jj

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