"Südamerikanische Länder sind Vorreiter der Digitalisierung"

Elektronisches Belegwesen

30.10.2017

Das Jahr neigt sich seinem Ende entgegen, es wird kalt und mitunter stürmisch. Doch auch der Jahresabschluss naht, was bedeutet: Auf so manchen Berater kommt viel Arbeit zu. Andere Consultants weisen darauf hin, dass man aus unternehmerischer Sicht in 2018 ein paar Vorsätze angehen sollte, so der Steuerberater Roland Franz, er ist geschäftsführender Gesellschafter der Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzlei Roland Franz & Partner in Düsseldorf, Essen und Velbert.

Steuerberater Roland Franz

Steuerberater Roland Franz

 

CONSULTING.de: Herr Franz, Sie sagen: Bitte, liebe Unternehmen, stellt doch endlich mal auf ein elektronisches Belegwesen um, nehmt aktiv an der Digitalisierung der Wirtschaft teil! Warum ist Ihnen dieses Thema so wichtig? Hauptsache ordentlich und vollständig, dachte ich immer.

Franz: Die südamerikanischen Länder wie etwa Brasilien und Chile sind Vorreiter der Digitalisierung, also des elektronischen Belegwesens. Die Digitalisierung bringt sehr viele Vorteile, insbesondere im Datenaustausch mit Kunden und Lieferanten. Man kann virtuelle Akten führen und hat die Möglichkeit, mit einer sogenannten OCR-Kennung, also einer Volltexterkennung, Dokumente erheblich leichter zu suchen. Klar, jede Änderung von Abläufen ist mit einem zusätzlichen Arbeitsaufwand verbunden. Nehmen Sie unser Beispiel: Als sich unsere Gesellschaft vor circa neun Jahren dazu entschlossen hat, ein Dokumentenmanagementsystem einzuführen, waren die Mitarbeiter zuerst alle dagegen. Es hat zwei Jahre gedauert, dann hatten sie die Vorteile erkannt und standen dann hinter dieser Umstellung. Zum heutigen Zeitpunkt kann man sagen, dass keiner der Mitarbeiter, die mit diesem Dokumentenmanagementsystem arbeiten, es missen möchte.

CONSULTING.de: Angenommen, unser Verlag stellt jetzt sein Belegwesen um und die Rechnungen werden dann nur noch digital verarbeitet und archiviert. Was passiert, wenn ein Lieferant mir dennoch eine Rechnung in Briefform zuschickt?

Franz: Wenn Ihnen ein Lieferant eine Rechnung in Briefform zusendet, können Sie dieses Dokument scannen. Wenn Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation für das sogenannte ersetzende Scannen hat, können Sie sogar ohne Probleme die Rechnung in Papierform anschließend vernichten.

CONSULTING.de: Wenn ich Sie richtig verstehe, könnte bei diesem Thema auch die Betriebsprüfung Ärger machen, warum?

Franz: Viele Unternehmen, die zwischenzeitlich schon Rechnungen per Mail bekommen, drucken diese aus und löschen anschließen die Mail, weil sie meinen, dass der Beleg dann in Papierform ausreichend ist. Dies ist aber nicht zutreffend. Wenn Sie Rechnungen per E-Mail erhalten, sind Sie gesetzlich verpflichtet, diese digitalisierte Rechnung auch in digitaler Form im Rahmen einer Betriebsprüfung zur Verfügung zu stellen. Ein Papierausdruck reicht nicht, weil man bei diesem nicht erkennen kann, wer der Absender der E-Mail ist. Des Weiteren können Sie mit der Betriebsprüfung Ärger bekommen, wenn Sie Belege scannen, anschließend vernichten, aber keine Verfahrensdokumentation über das sogenannte ersetzende Scannen vorlegen können. Darüber hinaus ergibt sich aus den Vorgaben der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung der Finanzbuchhaltung unter Datenübertragungsgesichtspunkten, die Red.) die Frage, wie der Unternehmer, wenn er nicht digitalisiert, die Vorschrift einhalten kann, eingehende Belege innerhalb von zehn Tagen unabänderbar zu archivieren. Diese Thematik haben die meisten Unternehmer noch gar nicht richtig zur Kenntnis genommen. Verstöße gegen die GoBD führen zu einer nicht ordnungsgemäßen Finanzbuchhaltung, die dann die Betriebsprüfung unter Umständen berechtigt, Zuschätzungen durchzuführen.

CONSULTING.de: Vielen Dank!

ts

 

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