Was bringen spezielle ERP-Lösungen für Berater?

Interview mit Oliver Brüggen, Deltek

02.03.2018

Die Adaption klassischer ERP-Lösungen für das Consultinggeschäft gilt oft als schwieriges Unterfangen. Wir sprachen mit Oliver Brüggen, Enterprise Sales Director bei Deltek, über speziell für das Projektgeschäft entwickelte ERP-Lösungen und ihr Potential für Beratungsunternehmen.

Oliver Brüggen, Deltek

CONSULTING.de: Herr Brüggen, was versteht man unter ERP-Software?

Brüggen: ERP steht für Enterprise Resource Planning. Die Kernidee ist, möglichst alle internen Prozesse zur Leistungserbringung und -abrechnung auf einem System zentral zu verwalten, damit Systembrüche zu vermeiden und so eine gemeinsame, verlässliche und aktuelle Datenbasis herzustellen. Je nach Ausprägung decken ERP-Systeme die Prozesse aller Abteilungen in einem Unternehmen ab. Historisch sind diese Systeme zunächst in der Fertigungsindustrie entstanden. Im Versuch, auch in anderen Branchen Fuß zu fassen, wurden diese Lösungen zu generischen ERP-Lösungen umgebaut, die dann mit mehr oder weniger Erfolg für Unternehmen anderer Branchen angepasst werden.

CONSULTING.de: Das Thema scheint aber kompliziert zu sein, warum?

Brüggen: Es gibt Horrorgeschichten von ERP-Einführungen, die ins Uferlose ausarten und letztlich keinen Erfolg bringen. Ein alternativer Ansatz für Unternehmen im Consulting oder Engineering sind projekt-basierte ERP-Lösungen, die speziell die besonderen Anforderungen des Beratungs- und Projektgeschäfts abdecken. 

CONSULTING.de: Aber warum ERP-Lösungen für Berater?

Brüggen: Das Consulting-Geschäft unterscheidet sich in einem wesentlichen Punkt von anderen Branchen wie beispielsweise der Fertigungsindustrie: Das Management des Dreiklangs aus Projekten, Kunden und Ressourcen ist ganz entscheidend für die wirtschaftliche Performance. Beraterstunden, die heute nicht genutzt wurden, können nicht ins Lager gelegt und morgen verwendet werden. Deshalb brauchen Beratungsunternehmen eine besonders gute Transparenz zur Steuerung der Projekte, für die Ressourcenplanung und als Datenbasis für Key-Performance-Indikatoren, mit denen Planungen für die Zukunft erstellt werden können. Diese Transparenz schaffen nur projekt-basierte ERP-Systeme, weil bei ihnen Projekte im Mittelpunkt stehen und sie nicht – wie bei generischen ERP-Lösungen – irgendwie angeflanscht wurden. Jede Information, jeder Prozess ist jederzeit mit dem passenden Projekt, dem Kunden und dem ausführenden Team verbunden. Wir nennen das dreidimensionales ERP.

CONSULTING.de: Aber das scheint doch bei den meisten auch ohne ERP ganz gut zu funktioneren oder nicht?

Brüggen: Die Transparenz über die Projekte, Kunden und Ressourcen entscheidet über die Profitabilität und Zukunftsfähigkeit eines jeden Consulting-Unternehmens. Wenn Sie eine Handvoll Projekte im Jahr durchführen, können Sie diese Transparenz vielleicht mit viel Mühe und Handarbeit selbst herstellen. Wenn Sie – wie die meisten unserer Kunden – im Jahr Hunderte oder Tausende Projekte weltweit durchführen, müssen Sie Ihre internen Prozesse und die Datenerhebung standardisieren und automatisieren. 

CONSULTING.de: Was genau leisten solche Systeme also? 

Brüggen: Projekt-basierte ERP-Lösungen sind darauf spezialisiert, alle Daten eines Consultingunternehmens einheitlich zusammenzutragen. Sie erlauben damit zum einen die Rückschau auf das Geschäft mit Fragen wie "Mit welchen Projekten/Kunden verdienen wir Geld?", "Welche Situationen führen zu Schwierigkeiten in den Projekten" oder "Wie können wir die Auslastungen optimieren?".

Zum anderen wird so die Datenbasis für KPIs geschaffen, die eine solide Planung für die Zukunft erlauben. Ein interessanter KPI-Wert ist beispielsweise die sogenannte Bid-to-Win-Ratio, die besagt, wie viele Angebote Sie zu einem bestimmten Thema abgeben mussten, um einen Auftrag zu gewinnen. Je genauer Sie diesen Wert für die einzelnen Beratungsthemen kennen, desto besser können Sie Ihre Projekt-Pipeline einschätzen und beispielsweise die Vertriebsaktivitäten stärken, wenn für die Zukunft eine Unterauslastung droht, oder rechtzeitig neue Kapazitäten schaffen, wenn Sie mehr Projekte in der Pipeline haben, als Sie mit derzeitigen Ressourcen stemmen können.

CONSULTING.de: Lebt das Beratergeschäft nicht eigentlich davon, dass jeder seinen individuellen Ansatz hat? Brauchen Berater Hilfe bei der Steuerung ihrer Prozesse?

Brüggen: Für die Ausprägung eines individuellen Ansatzes braucht man eine solide Basis. Es ist wichtig, Individualität nicht mit Wildwuchs zu verwechseln. Ein erfolgreiches Beratungsunternehmen muss sich ständig weiterentwickeln, um den Anforderungen seiner Kunden und dem zunehmenden Wettbewerb gerecht zu werden. Ein projekt-basiertes ERP schafft Klarheit über den aktuellen Stand des Unternehmens. Um die richtige Entscheidungen für ein profitables Wachstum treffen zu können, müssen Sie die Unsicherheit aus dem Prozess nehmen. Ich gebe Ihnen ein Beispiel: Die Bewertung des Fertigstellungsgrads eines Festpreisprojekts sollte immer nach der gleichen, nachvollziehbaren Methode erfolgen. Wenn hier jede Teilorganisation, jedes Team nach eigenen Maßstäben und Regeln arbeitet, sind die Ergebnisse nicht vergleichbar und alle Ihre Prognosen auf Sand gebaut. Weitere Beispiele sind die oben bereits genannte Pipeline im Vertrieb oder Ressourcenplanung und -steuerung in der Projektumsetzung. 

Projekt-basierte ERP-Systeme bieten dazu eine Fülle vorgefertigter Best-Practices, erleichtern so den Prozess zur Standardisierung und sorgen für eine effiziente Umsetzung. Standardisiert werden also nicht der individuelle Beratungsansatz oder das flexible Eingehen auf Kundenwünsche, sondern die internen Prozesse und Datenerhebung für KPIs. So kann das Management schnell Entscheidungen auf der Grundlage von verlässlichen Fakten treffen und flexibel in Echtzeit auf Herausforderungen reagieren.

CONSULTING: Wie wirkt sich eine solche Software-Unterstützung auf die Gewinnseite aus?

Brüggen: Als Nebeneffekt steigert die Einführung eines projekt-basierten ERPs die Effizienz und letztlich die Profitabilität der gesamten Organisation gewaltig. Sie reduzieren doppelte Aufwände durch klare Verfahren und entlasten die Projektmitarbeiter von administrativen Aufgaben durch die Automatisierung von Prozessen. Die neue Transparenz hilft Ihnen, die richtigen Stellen zu identifizieren, um Veränderungen vorzunehmen, die die Rentabilität und Effizienz steigern. Gleichzeitig können Sie den Erfolg aller Veränderungen mit verlässlichen Daten messen. Der teilweise empfundene Blindflug wird beendet. Ein Problem in vielen Consulting-Unternehmen ist immer noch, dass zu Projekten Projektinformationen und -kennzahlen nur retrospektiv – oft mit einigen Wochen Verzögerung – vorliegen. Zu dem Zeitpunkt ist jedoch, salopp formuliert, das Kind schon längst in den Brunnen gefallen. Was erfolgreiche Consulting-Unternehmen benötigen, sind real-time Projektinformationen, um damit basierend auf klaren Fakten die notwendigen Entscheidungen treffen zu können, um aus einem drohenden Verlustgeschäft doch noch ein erfolgreiches Projekt zu machen. 

CONSULTING.de: Haben Sie konkret die Erfahrung gemacht, dass viele Consultants nicht optimal arbeiten? Haben Sie ein Beispiel für mich, Sie brauchen ja keine Namen nennen.

Brüggen: Um ehrlich zu sein, gibt es wahrscheinlich in den allermeisten Consulting-Unternehmen Dinge, die nicht optimal laufen, und im Einzelfall mag es immer auch Gründe dafür geben. Gottseidank gibt es aber sehr detaillierte Benchmark-Zahlen zu diesem Thema. Wir arbeiten seit vielen Jahren mit dem Research-Unternehmen Service Performance Insight (SPI Research) zusammen, das seit zehn Jahren einen Benchmark-Report zu Performance von Professional-Services-Unternehmen erstellt. Der Benchmark basiert auf einer umfassenden Befragung von Unternehmensberatungen, IT-Consulting-Firmen, Engineering-Unternehmen und anderen Professional-Services-Unternehmen. Ihm liegt das SPI PS Maturity Model™ zugrunde, das als strategischer Rahmen für Planung und Management von Consulting- und Engineering-Unternehmen dient. 

Der Benchmark unterstützt Führungskräfte von Consulting- und Engineering-Unternehmen dabei, die Performance ihres Unternehmens im Vergleich zu anderen Unternehmen ähnlicher Größe und Ausrichtung sowie des gesamten Professional-Services-Marktes zu bewerten. Gleichzeitig ist er eine Hilfestellung dabei, die Gebiete zu identifizieren, in denen Verbesserungen ihre größte Wirkung erzielen.

CONSULTING.de: Vielen Dank!

Das Whitepaper mit den wichtigsten Erkenntnissen des SPI PS Maturity™ Benchmark Reports und dem Quick-Check für Consulting-Unternehmen kann im Download-Center von CONSULTING.de bezogen werden. Hier geht es zur Homepage von Deltek.

Das Interview führte Tilman Strobel

 

 

 

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