"Widerstand ist positiv!"

Katharina Schäfer, fischer Consulting, über Sinn und Mehrwert von Changes

Wann merken Unternehmen, dass sie sich verändern müssen? Und wie können Berater dabei helfen? Warum leistet vor allem das mittlere Management Widerstand, wenn Veränderungen anstehen? Und wie setzt man Veränderungen am besten durch? Wir sprachen mit Katharina Schäfer, sie ist bei fischer Consulting als Senior Projektmanagerin tätig.

Katharina Schäfer, fischer Consulting

Katharina Schäfer, fischer Consulting

CONSULTING.de: Frau Schäfer, fischer Consulting berät Unternehmen, die Veränderungsprozesse in Gang setzen möchten. Was muss alles passiert sein, wenn Unternehmen das nicht mehr alleine schaffen und Unterstützung benötigen? 

Schäfer: Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Unternehmen zum Teil über die veränderten Anforderungen der Kunden auf die Notwendigkeit der Veränderung aufmerksam gemacht werden. Darüber hinaus sind es Zahlen, Daten und Fakten, die einem Unternehmen Aufschluss geben. Wenn sich die betriebswirtschaftliche Zahlenbasis negativ verändert, kann das auch ein Hinweis darauf sein, dass sich die Rahmenbedingungen geändert haben und sich womöglich auch etwas im Unternehmen ändern sollte. Übrigens sind es manchmal auch junge Kollegen, die von der Hochschule kommen, die auf veränderte Rahmenbedingungen aufmerksam machen. Oder neue Mitarbeiter, die Wissen und Erfahrungen aus anderen Unternehmen mitbringen.

CONSULTING.de: Aber welche Rolle spielen dann Berater, wenn es doch bereits einiges an Erkenntnissen über Defizite und Verbesserungsbedarf gibt?

Schäfer: Ganz einfach: Zu diesem Zeitpunkt herrscht häufig noch keine Transparenz darüber, wo die Potentiale eigentlich liegen. Dies zu analysieren, ist ja die Aufgabe des Beraters. Zum Teil haben die Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, ja auch schon versucht, einen größeren Change durchzuführen oder sind mittendrin. In vielen Fällen erkennen sie dann aber, dass es einen externen, neutralen Partner braucht. Den meisten Firmen ist es wichtig, dass die Mitarbeiter in einem großen Unternehmen an einem Strang ziehen und sich einbringen. Dafür benötigt es eine strukturierte Vorgehensweise und bestimmte Methoden. Diese bringen wir in der Arbeit mit den Kunden mit.

Ein Erfolgsfaktor im Veränderungsprozess: Die Einbindung der Mitarbeiter – von Beginn an (Bild: fischer consulting)

Ein Erfolgsfaktor im Veränderungsprozess: Die Einbindung der Mitarbeiter – von Beginn an (Bild: fischer consulting)

 

CONSULTING.de: In den darauffolgenden Phasen fangen dann Beraterinnen und Berater wie Sie an, die Lage zu analysieren. Wer leistet erfahrungsgemäß den größten Widerstand, wenn Sie beginnen, Dinge in Frage zu stellen und dann auch vielleicht unangenehme Fragen stellen? 

Schäfer: Widerstand ist etwas Positives! Es ist völlig normal, innerhalb eines Veränderungsprozesses auf Widerstand zu stoßen. Wir verdeutlichen anhand der Veränderungskurve von John Kotter den typischen Verlauf der individuellen Veränderung. Zu Beginn steht die Phase des Schocks und der Ablehnung. Diese Emotionen wandeln sich oftmals in Widerstand. 

CONSULTING.de: Und das bedeutet in der Regel Ärger, oder?

Schäfer: Nicht unbedingt. Entscheidend ist jetzt, wie mit dieser Situation umgegangen wird. Wir von fischer Consulting legen Wert auf einen wertschätzenden Austausch. Ein Erfolgsfaktor im Veränderungsprozess ist aus unserer Sicht eine gute Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter von Beginn an. Kommunikation muss immer in zwei Richtungen erfolgen. Hierzu ist es wichtig, gegenüber den Mitarbeitern ein offenes Ohr zu haben und ihre Belange und Ängste zu verstehen. Nur so können wir auch wirklich auf sie eingehen. 

CONSULTING.de: Welche Rolle nehmen in dieser Phase die Führungskräfte ein?

Schäfer: Eine extrem wichtige. Sie haben die Aufgabe, die Organisation zu verstehen und nachzuvollziehen, woher Unmut und Ängste kommen. Aber zurück zu Ihrer Frage, wer in der Regel den größten Widerstand leistet: Ich würde sagen, dass wir im mittleren Management am häufigsten Widerstand erleben. Diese Hierarchie-Ebene ist in Veränderungsprozessen am stärksten gefordert: Das Top-Management über ihnen hat die Erwartung, eine schnelle und erfolgreiche Veränderung durchzuführen. Die Mitarbeiter unter Ihnen haben Bedenken, sehen Risiken und hemmen somit im ersten Schritt die geforderte Geschwindigkeit. 

CONSULTING.de: Und wie lösen sie das alles auf? Hört sich nicht gerade einfach an.

Schäfer: Ist es auch nicht. Zunächst ist es einmal wichtig, dass Top-Management und mittleres Management gut abgestimmt sind. Die Ziele des Veränderungsprozesses sowie die Dringlichkeit und die Vision müssen eindeutig geklärt sein. So können die notwendigen Interessensgruppen eingebunden werden. Das Wichtigste in dieser Phase ist die Sinnhaftigkeit. Jeder Change braucht einen Sinn und einen erkennbaren Mehrwert für die Mitarbeiter. Sie wehren sich schließlich völlig zurecht und setzen ihren Schutzmechanismus ein, wenn ihnen der Change nicht sinnstiftend erscheint. 

CONSULTING.de: Was heißt das konkret? 

Schäfer: Wir erarbeiten bei unserer Arbeit mit dem Kunden im ersten Schritt ein Kommunikationsmodell. Diese Arbeit erfolgt mit dem Top-Management und ausgewählten Führungskräften. Dabei wird analysiert, weshalb der Change notwendig ist, Ziele und Dringlichkeit festgelegt sowie die Vision dargestellt. Ein weiterer wichtiger Schritt ist es, die Stakeholder zu definieren. Wer ist wichtig im Change, wer hat großen Einfluss und wer weniger großen? So werden Schlüsselpersonen schnell herausgefunden. 

CONSULTING.de: Irgendwann stellt sich ja auch die Frage, wer die Organisation in diesem Change überhaupt führen möchte, oder? 

Schäfer: Das wird gleich zu Beginn geklärt! In diesem Zusammenhang muss ich sagen, dass der Führungsstil im Unternehmen eine große Rolle spielt. Deshalb analysieren wir ihn. Für uns ist eine kooperative Führung elementar für eine erfolgreiche Durchführung des Changes. Die Mitarbeiter sollen sich einbringen und Fehler machen dürfen. Der Führungskraft kommt dabei die Aufgabe eines Coaches zu: Sie soll Mitarbeiter unterstützen, ihnen aber auch den Freiraum lassen, sich selbst auszuprobieren. Ebenso besprechen wir mit unseren Kunden individuelle Erfolgsfaktoren. Ein Aktivitätenplan für eine optimale Kommunikation im Unternehmen ist Abschluss der ersten Zusammenarbeit. So stellen wir sicher, dass jeder im Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Veränderungsprozesses Kenntnis über den Stand der Dinge erhält.

CONSULTING.de: Einer der bekanntesten Forscher in Sachen Veränderungsprozesse war Kurt Lewin. Einige der von ihm definierten Phasen im Change haben Sie bereits beschrieben, richtig spannend wird es dann in der dritten Phase, die Lewin "refreezing" genannt hat. Es wird also alles das, was analysiert, verändert und beschlossen wurde, wieder in die Abläufe integriert. Was machen Sie, damit hier zumindest für eine gewisse Zeit eine gewisse Nachhaltigkeit der Veränderungen gewährleistet ist?

Schäfer: Gemeinsam mit den Prozessexperten im Unternehmen erarbeiten wir Standards. Durch den starken Einbezug der Mitarbeiter schaffen wir ein gutes Verständnis, dadurch erzielen wir  Nachhaltigkeit. Mit Prozessbeschreibungen und Trainings qualifizieren wir die Mitarbeiter für neue Abläufe. Häufig wird das durch ein Team in einem Pilotbereich gemacht und bei erfolgreicher Anwendung auf die anderen Bereiche übertragen. Wenn Mitarbeiter ihre eigenen Standards und Vereinbarungen zur weiteren Zusammenarbeit selbst erarbeiten, werden diese in der Regel viel mehr akzeptiert. Pilotbereiche geben die Möglichkeit, Dinge auf die nachhaltige Anwendung zu überprüfen und auch bei Bedarf nachzujustieren.

CONSULTING.de: So alt die Erkenntnis ist, dass Veränderungsprozesse in Unternehmen überlebenswichtig sind, so lange gibt es Beraterinnen und Berater, die diese Prozesse begleiten. Und im Grunde schreiben die meisten ähnliche Dinge in ihre Flyer, um auf ihre Beratungsleistung hinzuweisen. Was würden Sie sagen, macht fischer Consulting vielleicht ein Stückchen besser als viele andere Beratungen? Oder anders gefragt: Haben Sie für sich den heiligen Gral gefunden, der Ihnen hilft, besonders erfolgreich in der Change-Beratung zu sein?

Schäfer: Unser Leistungsversprechen liegt darin, dass wir unsere Kunden individuell beraten. Wir haben keine Schablone, die wir auferlegen, nur weil diese Vorgehensweise bei einem anderen Kunden gut funktioniert hat. Außerdem optimieren wir vor Ort gemeinsam mit unseren Kunden. Dabei werden sowohl die Sach- oder Prozessebene als auch die Beziehungsebene berücksichtigt, um Mitarbeiter zu integrieren. Dies ist aus unserer Sicht erfolgsentscheidend. Vor einigen Jahren noch haben wir uns sehr stark auf Zahlen, Daten und Fakten gestürzt und haben diese analysiert. Wir haben für uns jedoch erkannt, dass die Sachebene, auf der die Prozesse zu sehen sind, nur ein Teil der Wahrheit sind. Der Faktor Mensch ist für den erfolgreichen und nachhaltigen Erfolg entscheidend. Also haben wir uns damit beschäftigt, wie wir die Beteiligten stärker einbeziehen können. Zu Beginn wird deshalb ein Kommunikationskonzept erstellt. Außerdem schulen und coachen wir Führungskräfte. Diese Maßnahmen kommen unserer Erfahrung nach sehr gut an. Teamarbeit ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Zusammenarbeit. Der beste Prozess funktioniert nur so gut wie die Menschen, die ihn ausführen. Dabei ist es wichtig, dass die Menschen innerhalb des Teams Vertrauen zueinander haben. Feedback zum Beispiel ist ein wichtiges Medium, um Konflikte im Team aufzudecken, zu besprechen und geeignete Lösungen zu finden.

CONSULTING.de: Hat sich die Beratung im Bereich Change Management in den letzten Jahren eigentlich verändert? Und wenn ja wie? Und wie sie sich nach Ihrer Einschätzung in den kommenden Jahren noch einmal entwickeln?

Schäfer: Wir sehen das Thema Kommunikation als Schlüssel. Der Einbezug neuer Medien ist sicherlich ein wichtiger Bestandteil der Veränderung im Change Management. Hier besteht die Herausforderung, verschiedene Generationen über unterschiedliche Medien anzusprechen. Unterm Strich haben wir die Erfahrung gemacht, dass das Wichtigste weiterhin das persönliche Gespräch und das echte Interesse am Menschen ist und dem, was er tut.

CONSULTING.de: Vielen Dank Frau Schäfer für das Gespräch!

Das Interview führte Tilman Strobel

Veröffentlicht am: 01.08.2018

 

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