Arbeitszeiterfassung per Fingerprint oder Irisscan?

Wenn man's Recht betrachtet

Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser: Das dachte sich auch ein Berliner Arbeitgeber, der seine Mitarbeiter anwies, die Arbeitszeit nicht mehr wie bisher händisch, sondern fortan elektronisch und durch den Fingerabdruck verifiziert zu erfassen. Warum die Mitarbeiter diese Anweisung gleichwohl nicht befolgen mussten, erklärt der Arbeitsrechtler Prof. Dr. Michael Fuhlrott.

Arbeitszeiterfassung per Fingerprint (Bild: Pormezz - AdobeStock)

Die genaue Erfassung der Arbeitszeit ist für Arbeitgeber wichtig. Zum einen müssen sie prüfen können, ob die Vorgaben des strengen deutschen Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) eingehalten werden. Zum anderen möchten Arbeitgeber aber auch wissen, ob der Arbeitnehmer in der Zeit, für die er bezahlt wird, auch wirklich Leistungen für den Arbeitgeber erbringt. Dies gilt im Home-Office für den Gang zum Kühlschrank ebenso, wie für die Raucherpause bei einer Tätigkeit vor Ort im Betrieb. Beide Tätigkeiten sind keine Erbringung der Arbeitsleistung und daher nicht als Arbeitszeit zu erfassen, der Arbeitnehmer muss sich hierfür also ausstempeln bzw. die dort verbrachte Pausenzeit entsprechend erfassen.

Arbeitszeiterfassung per Fingerabdruck

Da händische Erfassungen stets das Risiko von Ungenauigkeiten oder Manipulationen mit sich bringen, wollte eine Berliner Radiologie-Praxis ihre Zeiterfassung modernisieren. Die Zeiten sollten nicht mehr nur per Hand auf den ausgelegten und ausgedruckten Dienstplänen abgehakt oder korrigiert werden, sondern im Wege eines elektronischen Zeiterfassungssystems aufgezeichnet werden. Um etwaigen Manipulationen vorzubeugen, sollte die Erfassung zudem per Fingerprint erfolgen. Für jede Zeitbuchung war also ein Daumenabdruck erforderlich. Dieser wurde dann von einer Software ausgelesen und die Fingerzweiglinien (sog. Minutien) gespeichert und einem bestimmten Arbeitnehmer zugewiesen. Als dieses System zum August 2018 eingeführt wurde, wies der Arzt in Ausübung seines arbeitgeberseitigen Direktionsrechts (§ 106 Gewerbeordnung) seine Mitarbeiter an, es künftig zu benutzen. Ein Arbeitnehmer verweigerte sich dem und erfasste seine Zeiten weiterhin händisch. Der Arbeitgeber sah sich dies nur eine kurze Zeit an und sprach dann eine Abmahnung aus. Der Arbeitnehmer möge bitte – wie alle anderen auch – das neue System nutzen. Den Arbeitnehmer ließ dies jedoch unbeeindruckt. Er weigerte sich weiterhin, die Zeiterfassung per Fingerprint vorzunehmen. Der Arbeitgeber mahnte erneut ab und drohte dem renitenten Mitarbeiter die Kündigung an.

Biometrische Zeiterfassung in aller regel nicht erforderlich

Dies wollte der Arbeitnehmer sich nicht bieten lassen und rief das Arbeitsgericht Berlin an. Er klagte dort gegen die ihm erteilten Abmahnungen. Diese seien nicht rechtmäßig und müssten daher aus seiner Personalakte entfernt werden. Das Arbeitsgericht (Urt. v. 16.10.2019, Az.: 29 Ca 5451/19) und jüngst auch das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg (Urt. v. 4.6.2020, Az.: 10 Sa 2130/19) gaben dem klagenden Arbeitnehmer Recht: Ein biometrisches Zeiterfassungssystem sei in aller Regel nicht erforderlich. Eine solche Datenerfassung verstoße mithin gegen die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO), die nur die Verarbeitung personenbezogener Daten erlaube, wenn dies zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich sei. Eine solche Erforderlichkeit vermochten die Berliner Richter am Arbeitsgericht und Landesarbeitsgericht nicht zu erkennen. Denn die Nutzung des Zeiterfassungssystems via Fingerprint stelle eine Verarbeitung biometrischer Daten iSv. Art. 4 Nr. 14 DS-GVO dar. Eine Verarbeitung derartiger besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten sei datenschutzrechtlich nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO regelmäßig unzulässig. Nur ausnahmsweise sei sie erlaubt, wenn besondere Umstände dies rechtfertigten. Zwar sei die Verarbeitung erlaubt, wenn der Arbeitgeber die Daten zur Erfüllung ihm obliegender arbeitsrechtlicher Pflichten erhebe (Art. 9 Abs. 2 b DS-GVO). Aber selbst eine solche Pflicht fehle hier. Zwar habe der Europäische Gerichtshof (Urt. v. 14.5.2019, Az.: C-55/18) entschieden, dass die europäische Arbeitszeitrichtlinie die genaue Erfassung der Arbeitszeit gebiete. Hierfür müsse ein "objektives, verlässliches und zugängliches System" geschaffen werden. Auch dafür sei aber die Verwendung des Fingerprints nicht notwendig und könne eine solche Erfassung händisch erfolgen. Der pauschale Hinweis des Arbeitgebers, man wolle Manipulationen verhindern, überzeugte die Richter ebenfalls nicht. Solange ein solcher Missbrauch nicht konkret dargetan sei, rechtfertigten derartige allgemeine Befürchtungen nicht die Verarbeitung solch sensibler persönlicher Daten.

Ein Dorn im Auge von Datenschutzrechtlern: Anwesenheitskontrollen via Gesichtserkennung oder Irisscan

Die Berliner Urteile kamen nicht überraschend. Bereits derzeit sehen die meisten Juristen und auch datenschutzrechtliche Aufsichtsbehörden eine Zeiterfassung unter Verwendung biometrischer Daten kritisch und lehnen deren Zulässigkeit mangels Erforderlichkeit ab. Der Arbeitgeber darf eben nur diejenigen Daten sammeln und verarbeiten, die notwendig und erforderlich sind, um das Arbeitsverhältnis zu leben. Eine Zeiterfassung per Fingerprint oder "Anwesenheitskontrollen" am Home-Office-PC via Gesichtserkennung oder Irisscan sind Datenschutzrechtlern daher ein Dorn im Auge. Ordnet der Arbeitgeber derartige Maßnahmen gleichwohl an, droht ihm in zweierlei Hinsicht Ungemach: Zum einen muss der Arbeitnehmer die Anweisung nicht befolgen und darf die Nutzung sanktionslos verweigern. Das teuer angeschaffte neue System hat dann keinen Sinn mehr. Zum anderen können Arbeitnehmer auch die datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörden informieren. Eine nicht erforderliche Datenerhebung insbesondere besonderer personenbezogener Daten kann einen Datenschutzverstoß darstellen. Diesen können die Behörden ahnden. Der Maßnahmenkatalog reicht dann hier von einer Untersagung der weiteren Nutzung bis hin zu empfindlichen Bußgeldern. Zudem steht das Unternehmen dann im Fokus der Aufsichtsbehörde, was unternehmensseitig mit Blick auf die eigene Datenschutz-Compliance auch im Blickwinkel behalten werden sollte.

Kann die Erhebung biometrischer Daten in anderen Fällen erlaubt sein?

Eine kleine Hintertür lassen die Berliner Entscheidungen für Arbeitgeber überdies offen: Kann ein konkreter Missbrauch dargelegt werden, so kann die Erforderlichkeit auch anders zu beurteilen sein. Die Erhebung biometrischer Daten könnte dann erlaubt sein. Und: Die Ausführungen gelten nach dem Urteil der Berliner Arbeitsrichter nur für "Routinekontrollen" der Einhaltung arbeitsvertraglicher Pflichten. Besonders sensible Bereiche im Unternehmen, die einer gesonderten Zutrittsregelung unterworfen sind, dürfen auch mit biometrischen Zugangskontrollen gesichert sein.

Prof. Dr. Michael Fuhlrott, FHM
Über den Autor: Prof. Dr. Michael Fuhlrott ist Partner bei FHM Rechtsanwälte. Er ist Professor für Arbeitsrecht an der Fresenius Hochschule und Fachanwalt für Arbeitsrecht. Prof. Dr. Michael Fuhlrott ist Autor diverser Fachpublikationen und als arbeitsrechtlicher Experte regelmäßig in Funk und Fernsehen gefragt. Neben der Ausbildung von Fachanwälten im Arbeitsrecht schult er auch regelmäßig GeschäftsleiterInnen und PersonalerInnen in Unternehmen aller Größenordnungen.

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