"Im Durchschnitt ist jede vierte Reisekostenabrechnung fehlerhaft"

Interview mit Thorsten Lorenzen, Baker Tilly

Reisekosten sind in vielen Beratungsprojekten ein nicht zu unterschätzender Kostenblock, der vor allem Einkäufer ein Dorn im Auge ist. Wie kann man Reisekostenabrechnungen optimieren? Wo entstehen Fehler?

Thorsten Lorzenen, Baker Tilly (Bild: Baker Tilly)

Auch wenn in der Corona-Krise das Thema nicht mehr so präsent ist: Reisekosten sind in der Regel ein relevanter Kostenblock in Kalkulationen. Haben Sie Zahlen darüber, wie hoch der Kostenanteil durchschnittlich bei einem Consultingprojekt ist?

Thorsten Lorenzen: Hier ist der Begriff "durchschnittlich" wichtig. Wenn wir ein Projekt vor der Tür haben, dann liegen die Reisekosten auch schon einmal bei nur fünf Prozent. Bei Projekten, die mit Reisetätigkeit verbunden sind, gehen wir von ca. 10-15 Prozent aus. In der Regel wird nach Reisekostenordnung und gegen Belege abgerechnet. Mandanten wollen aber Reisekosten deckeln und vor allem kalkulierbar machen und fordern daher Pauschalen. Diese sind dann auch Gegenstand von Preisverhandlungen.

Wie werden sich Ihrer Einschätzung nach die Reiseaufwendungen nach der Corona-Krise verhalten? Zurück zum Vorkrisen-Niveau?

Thorsten Lorenzen: Nein. Zum einen wird es noch eine Weile dauern, bis wir tatsächlich wieder völlig unbeschwert reisen können. Zum anderen haben die Unternehmen, teilweise aber auch die Beratungen, gesehen, dass Projekte auch remote durchgeführt werden können. Abhängig von den Projekten laufen zu Corona-Zeiten einige Projekte vollständig remote ab und die Berater sind nie physisch beim Mandanten erschienen. Aber vor allem Projekte, die einen großen interaktiven Teil haben, werden wieder zu Präsenzterminen führen, da dies remote oder per Videokonferenz teilweise schwierig ist. Andere Tätigkeiten können auch zukünftig problemlos auf Distanz durchgeführt werden und ersparen den Kunden viele Kosten. Denn zu den oben genannten Kosten kommen noch die Reisezeiten dazu, die unterschiedlich von den Beratungen verrechnet werden. Bei großen Projekten kann das ein beachtliches Einsparpotenzial sein.

Consultants passen sich als Dienstleister in der Regel den Vorgaben des Auftraggebers an. Wie ist das bei den Reisekosten? Wie gehen Sie hier bei Baker Tilly vor?

Thorsten Lorenzen: Strikt nach Reisekostenrichtlinien. Diese wird auch in unserer Reisekostenlösung von BCD Travel hinterlegt, so dass sich alle daranhalten. Die Reisekosten werden im Vorfeld an jedes Angebot mit dem Mandanten definiert, sodass während des Projektes keine Unstimmigkeiten entstehen.

Welche Hebel gibt es Reisekosten zu optimieren? Weder der Auftraggeber noch das Consultinghaus hat ein Interesse, dass dieser Kostenblock besonders hoch ist.

Thorsten Lorenzen: Eine gute Reisekostenrichtlinie ist hier ein wesentlicher Treiber. Mit Hilfe einer klar verständlichen und vor allem eindeutigen Reisekostenrichtlinie lassen sich so Kosten senken. Außerdem hat die Corona-Pandemie sich spürbar auf Geschäftsreisen ausgewirkt. Dies führt dazu, dass nicht jede Geschäftsreise notwendig ist. Zwar sind Geschäftsreisen vor allem in der Beratung nicht ersetzbar, jedoch lassen sich einige Termine prima remote durchführen. Dies ist ebenfalls ein neuer Hebel, um Reisekosten zu optimieren, der nun ebenfalls vermehrt genutzt wird.

Wo wird in Bezug auf die Reisekosten schon mal Geld in den Sand gesetzt? Welche Kosten sind relativ einfach vermeidbar?

Thorsten Lorenzen: In unserer Tätigkeit als Implementierungspartner von SAP Concur haben wir im Laufe der Jahre innerhalb unserer Projekte mehrere Einsparpotentiale für die Unternehmen festgestellt. Um nur zwei Einsparpotentiale zu nennen, ist der erste die Reisekostenabrechnung als solche. Im Durchschnitt ist jede vierte Reisekostenabrechnung fehlerhaft, wovon ca. 85 Prozent der Fehler unabsichtlich entstehen. Im Schnitt geht es hier um Beträge von jeweils circa 30 Euro.

Der zweite Fokus sollte darauf liegen, den Reisekostenprozess effizient und digital zu gestalten, um sowohl anfallende Kosen als auch die Anforderungen an die Mitarbeiter zu minimieren. Den Verwaltungsaufwand reduzieren und vermeidbare, zeitaufwändige Arbeitsschritte abschaffen, um den Gesamtprozess zu beschleunigen und so nicht unnötig Geld "in den Sand zu setzen".

Wie kann man als Consultinghaus das Reisekostenmanagement optimieren? Wie ist der Prozess bei Baker Tilly aufgestellt? Wo sind in der Regel die Hebel für mehr Effizienz bei den Reisekosten?

Thorsten Lorenzen: Prozesse möglichst vollständig digitalisieren. Als Implementierungspartner nutzen auch wir inhouse die digitalen Prozesse von SAP. Das heißt wir nutzen über einen Dienstleister SAP Concur Travel für die Reisebuchung und einen digitalen Workflow zur Abrechnungserstellung. Reisemanagement ist für alle der eher lästige Teil der Reise. Daher sollte dieser Prozess möglichst smart und digital integriert vonstattengehen.

Thorsten Lorzenen, Baker Tilly (Bild: Baker Tilly)
Thorsten Lorenzen ist Partner und Geschäftsführer bei Baker Tilly. der gelernte Bankkaufmann und studierte Ökonom war zuvor bei der Business & Finance Consulting Services GmbH, PricewaterhouseCoopers AG WPG, Deutsche Bank AG und der Commerzbank AG.

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