2in1 – Consulting trifft Tool

Niels Kindl, Schuchert Managementberatung

Wie aus einer Bedarfslücke in der Beratungspraxis ein Tool entsteht, worauf es bei einem Tool ankommt und welche Anforderungen und Funktionen es erfüllen muss, erläutert Niels Kindl von der Schuchert Managementberatung und stellt im folgenden Artikel ein Beratungs-Tool für professionelles Projektmanagement und produktives Teamwork vor.

Consulting, Tools (Bild: Gerd Altmann, pixabay)
Durch die digitale Transformation von klassischen Beratungsprozessen können Präsenztermine reduziert und Kosten erheblich minimiert werden. (Bild: Altmann, pixabay)

Traditionelle Vor-Ort-Beratung hat in vielen Bereichen ausgedient. Durch die digitale Transformation von klassischen Beratungsprozessen in zeitgemäße Strukturen können Präsenztermine reduziert und die damit verbundenen Kosten erheblich minimiert werden. Niels Kindl von der Schuchert Managementberatung stellt im folgenden Artikel ein Beratungs-Tool vor, mit dem Abläufe in Managementprojekten effizient geplant, Aufwände erfasst und abgerechnet werden können. Dabei gibt er einen Einblick in die Benutzeroberfläche und Anwendung des Tools sowie die Vorteile für Beratende in ihrem täglichen Business.

Die Vorteile auf einen Blick 

  1. Kosten sparen – Die Reisekosten für Beratende werden auf ein Minimum reduziert oder entfallen sogar komplett. 
  2. Unproduktive Zeit vermeiden – Es werden nicht mehr alle Mitarbeitende über mehrere Tage in „Berater-Meetings“ gebunden. 
  3. Flexibel bleiben – Besprechungen und Bearbeitungen von Aufgabenstellungen sind nicht mehr an bestimmte Uhrzeiten fixiert. 
  4. Nachfragen direkt klären – Bei aufkommenden Problemen kann man sich asynchron und zentral abstimmen und ist nicht an telefonische Verfügbarkeiten gebunden. 
  5. Beratungsumfang reduzieren – Die Beratung wird kleinteiliger und optimal auf die Unternehmensbedürfnisse angepasst. 

Klingt nachvollziehbar. Aber wie geht das?  

Wie ein Tool aus der Beratungspraxis entsteht...  

… und nicht am Reißbrett entwickelt wird. Eine der ersten Voraussetzungen für “digitale Beratung” sind die passenden Tools. Doch welche Tools gehören in den digitalen Werkzeugkoffer von Beratern? Und was bedeutet eigentlich “passend”? 

Gutes Werkzeug macht bekanntlich den Unterschied. Aber “gut” ist nicht zwangsläufig mit einem großen, oft überdimensionierten Feature-Set verbunden. Das merken wir täglich im Austausch mit unseren Kunden. Gerade eher weiche Faktoren – wie Nutzerfreundlichkeit, Datenschutz und zeit- sowie ortsunabhängiger Zugriff – sind für eine produktive Zusammenarbeit entscheidend. 

Worauf es bei einem Tool ankommt? 

Intuitive Bedienung 

Ein gutes Tool macht vor allem eins aus: Die Nähe zur Praxis. Schlüsselkriterien sind die Anpassung an moderne Führung und eine verbesserte Zusammenarbeit im Team. Deswegen sollte die Bedienung so intuitiv wie möglich gestaltet sein, sodass sich selbst Einsteiger schnell und leicht in die Struktur und Funktionen einfinden und direkt starten können. Ohne teure und zeitintensive Schulungen. 

Konsequenter Datenschutz 

Mit dem Einsatz einer Software ist das Thema “Datensicherheit” unabdingbar. Denn oft geht es um vertrauliches und zum Teil hochsensibles Firmenwissen von Kunden, externen Partner, Dienstleistern und Agenturen. 

In Zeiten der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO), dem neuen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG (neu)) und Daten-Leaks sollte man die Sicherheitsaspekte nicht unterschätzen. 

Die wichtigsten Sicherheitskriterien können vorab schnell mit einer einfachen Checkliste geprüft werden: 

  • Wird die Übertragung End-to-End verschlüsselt? 
  • Werden meine Daten via SSL-Zertifikat geschützt? 
  • Liegt der Serverstandort in Deutschland? 
  • Wird eine Sicherheitskopie (Backup) angelegt? 
  • Wie schließe ich den Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab? 
  • Ist das Datenzentrum ISO und PCI DSS zertifiziert? 
  • Wie lade ich personenbezogenen Daten herunter? 

Welche Punkte für Sie wichtig sind und als Showstopper eingeordnet werden, hängt selbstverständlich davon ab, wie strikt Ihre Sicherheitsmaßnahmen sind. 

Cloudbasierte Lösungen 

Gerade im Berateralltag ist ortsunabhängiges Arbeiten ein Must-have. Ob im Büro, beim Kunden, im Home-Office oder von unterwegs aus. Eine Cloud-Lösung erfordert keine Aufwände für Installation, Betrieb, Wartung und Sicherung eigener Systeme, lediglich einen aktuellen Web-Browser mit Internet-Zugang. Zu jedem Zeitpunkt können Sie auf die aktuellsten Daten zugreifen. Änderungen synchronisieren sich in Echtzeit. 

Ein Blick in den Werkzeugkoffer 

Und wie sieht es nun im Werkzeugkoffer selbst aus? Digitale Werkzeuge gibt es wie Sand am Meer. Zum Standard-Repertoire sollten auf jeden Fall drei Tool-Kategorien gehören: 

Ein Kommunikations-Tool zum Chatten bzw. für Videokonferenzen, ein Dokumenten-Management, um gemeinsam an Texten, Tabellen und Präsentationen zu arbeiten und diese zu verwalten. Und eine Projektmanagement- bzw. Collaboration-Software – um Themen und Teams zu managen. 

In unseren Teams kommunizieren wir mit Slack bzw. haben bei größeren Meetings sehr gute Erfahrungen mit der Open Source Lösung Jitsi und Google Meet gemacht. Für unser Dokumentenmanagement nutzen wir Google Drive, wobei Office 365 auch gut als Cloud-Lösung verwendet werden kann. Und zur Organisation unserer Projekte und Aufgaben verwenden wir “natürlich” unsere Collaboration-Software factro.  

Eigenentwicklung für den Mittelstand

Wie kam es zu factro? Bereits in den Anfängen unseres Beratungsgeschäfts – in den 1990er Jahren – haben wir auf der Suche nach einem geeigneten PM-Tool schnell festgestellt, dass es keine Software gibt, die den Anforderungen an die Praxis im Mittelstand entspricht.

Uns blieb nur eine Möglichkeit: Selbst entwickeln. Wir haben unseren Erfahrungsschatz aus inzwischen über 25 Jahren Beratungserfahrung in unser Tool gegossen, es kontinuierlich weiterentwickelt und speziell an die Bedürfnisse moderner Führung angepasst. Es hilft Beratern und Kunden gleichermaßen und kennt vor allem eins: Die Lebenswirklichkeit im deutschen Mittelstand.

Unseren Kunden und uns war es daher besonders wichtig, Lösungen für die häufigsten Fallstricke bei der Tool-Auswahl und der Zusammenarbeit im Mittelstand zu schaffen. Dazu gehören:

  • Leichtes Handling! Oftmals eingesetzte Software-Dinos – wie MS Project – eignen sich für eine absolut detaillierte Planung durch Projektleiter. Aber: Derartige Tools haben einen hohen Schulungsaufwand, können zudem nur von wenigen versierten Nutzern eingesetzt werden und sind nicht auf Kollaboration zwischen Beratern und Kunden ausgelegt
  • 100% Made in Germany – denn als Consultant arbeitet man oft mit sensiblen Daten. Viele gängige Lösungen großer US-Player – wie Asana oder Trello – hosten Daten meist außerhalb der EU.
  • Projekte wirtschaftlich, termingerecht und sicher durchs Ziel bringen.
  • Ein gemeinsamer Blick und klare Wissensstände: Wer macht was bis wann?
  • Unwirksame Meetings reduzieren & unproduktives E-Mail- & Excel-Chaos beseitigen
  • Ziele koordinieren, Fortschritte tracken, Fristen einhalten, Entscheidungen beschleunigen

Als Berater haben wir dabei ganz konkrete Anforderungen erkannt, die wir als Grundlage für alle weiteren Funktionen und Nutzungsszenarien heranziehen. Dazu gehören die Multimandantenfähigkeit, eine Vorlagenfunktion für wiederkehrende Themen und die Möglichkeit, Leistungen zu erfassen. Was bedeutet das für den Beratungsalltag mit factro?

  • Multimandantenfähigkeit: Mit factro können Sie innerhalb einer App all Ihre Kundenprojekte managen. Beratende können ihren Account nutzen, um in eigenen Clouds mit einzelnen Kunden zusammenzuarbeiten. So sind alle wichtigen Informationen und Daten über einen zentralen Hub verfügbar.
  • Vorlagen für wiederkehrende Themen: Bei eingespielten Abläufen oder klaren Plänen für bestimmte Beratungsschwerpunkte – wie z.B. Zertifizierungen – können Consultants ihre Prozesse als Vorlage abspeichern und bei Bedarf wiederverwenden. So stehen Nutzende nie vor einem weißen Blatt, sondern haben ihre Themen sofort im Zugriff. Mit diesen Vorlagen kann dann auch direkt beim Kunden gepitcht werden! Und dank Lessons Learned lassen sich auch bestehende Vorlagen von Beratung zu Beratung weiter verfeinern.
  • Leistungen erfassen: Die Abrechnung und Zeiterfassung ist für Beratende und Kunden gleichermaßen wichtig. Alle Aufwände werden der Aufgabe zugeordnet, für die sie geleistet wurden – auch der Kunde hat dies immer in der Übersicht. Die weitere Archivierung oder Bearbeitung unterstützt ein Excel-Export. Mit der Mobile App erfolgt die Leistungserfassung auf Wunsch auch sofort nach dem Kundentermin.

So funktioniert digitale Zusammenarbeit mit factro

Doch professionelles Projektmanagement und produktives Teamwork braucht mehr. Die Grundlage für factro ist daher eine intuitive Bedienung, die auch Neueinsteigern einen schnellen Direkteinstieg ermöglicht. So können Consultants und Kunden unabhängig ihrer Kenntnisse problemlos zusammenarbeiten. Im Handumdrehen können neue Projekte und Aufgaben angelegt, per Drag & Drop strukturiert und mit anderen geteilt werden.

Grafik factro (Bild: factro | Schuchert Managementberatung)
Projektstrukturplan (Quelle: factro | Schuchert Managementberatung)

Alle wichtigen Informationen für Kunden und Consultants werden in factro abgebildet: Bearbeitungszeiträume, Prioritäten, Ansprechpartner und erfasste Zeiten. Zudem können weitere Informationen in der Beschreibung oder als Kommentar inklusive Dateianhang hinterlegt werden.

Immer auf dem neuesten Stand – ohne E-Mails und Excel

Aus eigener Erfahrung wissen wir, dass es nicht allein reicht, das erwähnte E-Mail- und Excel-Chaos zu umgehen. Es braucht eine wirksame Lösung, stets up-to-date zu sein – aber nur in den Themen und mit den Informationen, die individuell benötigt werden.

In factro regelt das der Newsfeed. Hier werden alle Neuigkeiten (z.B. verschobene Deadlines oder geänderte Prioritäten) in den eigenen Aufgaben und Projekten angezeigt und kontextbezogen zusammengefasst.

Grafik factro (Bild: factro | Schuchert Managementberatung)
Newsfeed (Quelle: factro | Schuchert Managementberatung)

Ebenso wichtig ist ein Überblick über die Verfügbarkeit und das Pensum aller Beteiligten. Mit der Auslastungsübersicht ist sofort ersichtlich, wie viele Aufgaben andere Nutzende auf dem virtuellen Schreibtisch haben.

Grafik factro (Bild: factro | Schuchert Managementberatung)
Ressourcenauslastung (Quelle: factro | Schuchert Managementberatung)

Beratung wird digitaler – Best Practice 2 Go

Die digitale Transformation hat nicht nur – vor allem durch cloudbasierte Tools – die Zusammenarbeit zwischen Beratern und Kunden verändert, sondern wird auch das Geschäftsmodell “Beratung” entscheidend weiterentwickeln. Eine Frage hat bei uns den Stein ins Rollen gebracht: Wie kommen Teams noch schneller vom Wissen ins Handeln, um die Chancen der Zukunft optimal zu nutzen?

Der Wissensaufbau zu aktuellen Themen ist nach wie vor ein Schwachpunkt. Zudem ist dieser über die klassischen Wege – wie Internet-Recherche, digitale Events, Seminare und Webinare, Fachliteratur oder auch das Hinzuziehen von Experten und Beratern – aufwändig, teuer und langwierig für Unternehmen.

Das verzögert Projektanlaufphasen und in der Folge kommt der Return on Investment später als geplant.

Strukturierter Aufbau von Wissen im Team

Und genau hier kommt factro ins Spiel. Mit den digitalen Leitfäden “gießen” wir Expertenwissen in einsatzfertige Strukturvorlagen und ermöglichen die unmittelbare Umsetzung von Themen in Eigenregie – bei Bedarf können Experten direkt kontaktiert werden.

Denn damit Wissen im Unternehmen auch in Handlungen und gute Ergebnisse umgesetzt werden kann, muss es strukturiert sein und mit dem Erfahrungswissen von Mitarbeitenden, die meist schon länger im Unternehmen und am Kunden arbeiten, verbunden werden.

Das bedeutet, etwa Wissen zu Qualitätsmanagement für das gesamte Team verfügbar zu machen: strukturiert aufbereitet und „ready for team-use“. Ein Beispiel ist der einsatzfertige Leitfaden für eine Qualitätsmanagement-Zertifizierung gemäß der Norm DIN ISO 9001:2015. Dieser bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die es Anwendern in Eigenregie ermöglicht, die Zertifizierung zu erhalten. Dafür sind 72 einsatzbereite Aufgaben mit 68 Checklisten und 25 Musterdokumenten enthalten. So finden Anwender nicht nur die nötigen Aufgaben, sondern auch Hilfestellungen und Antworten auf Fragen.

Grafik factro (Bild: factro | Schuchert Managementberatung)
QM-System (Quelle: factro | Schuchert Managementberatung)

Fazit: Effektiver Wissensaufbau und sichere Umsetzung

Eine zukunftsorientierte Lösung sollte einen schnellen Wissensaufbau im Team ermöglichen, eine fachübergreifende Zusammenarbeit fördern und Werkzeuge für agile, virtuelle Teamarbeit zur Verfügung stellen.

In factro kann jeder Consultant zu seinen Themen eigene Best Practice-Leitfäden aufbauen. Detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit Hintergrundinformationen, Checklisten und Musterdokumenten, abgebildet als Projektstruktur.

Über den Autor

Nils Kindl (Bild: Schuchert GmbH)
Niels Kindl verantwortet bei der Schuchert Managementberatung den Bereich Marketing und Kommunikation. In seinen bisherigen beruflichen Stationen als Experte für Online-Marketing, Data Analytics und Customer Engagement – u.a. bei ElectronicPartner, MEDIMAX, METRO Deutschland und IBM iX – hat er Projektmanagement und Collaboration in all seinen Facetten kennengelernt. Die Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG unterstützt Unternehmen seit über 25 Jahren erfolgreich bei Projekten und zukunftsfähigen Strategien – ob Neuausrichtung, Change- oder Qualitätsmanagement.

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