Remote Consulting – eine echte Chance für die Beratungsbranche

Fachartikel Daniel Zeranski, Kemény Boehme & Company

Ein Rückblick auf das Jahr 2020 in Bezug auf die Arbeit als Beratende und die neue Art der Zusammenarbeit mit Kunden und Kolleginnen. 5 Erfolgsfaktoren, um Beratungsprojekte auch remote erfolgreich zu meistern.

Remote Consulting – eine echte Chance für die Beratungsbranche (Bild: SNFV GmbH)

Ein Blick zurück:

Der Pitch, die Vorstellung eines Beratungsangebots bei potenziellen Neukunden/innen, der Konzeptworkshop mit vielen Diskussionen, befüllten Flipcharts und Whiteboards, sowie intensive Arbeitstermine zur Ausarbeitung von Inhalten und Lösungen: Diese Situationen und Aufgaben gehörten vor der Covid-19 Pandemie in den Alltag eines Beratenden. Die direkte Kommunikation und Zusammenarbeit mit vielen verschiedenen Menschen und dabei gemeinsam Herausforderungen und Problemstellungen zu lösen, war für viele der Grund und die Motivation in einer Beratung zu arbeiten.

Neben der fachlichen Expertise und der Erfahrung, definiert sich das Anforderungsprofil eines/r erfolgreichen Beraters/in auch über die Softskills. Um in Präsentationen und Diskussionen zu überzeugen, ist eine klare Argumentation, gut formulierte Inhalte sowie passende Gestik und Mimik ein zentraler Erfolgsfaktor. Hinzu kommt das richtige Gespür für die Stimmung des Gegenübers, um frühzeitig auf mögliche Probleme oder Unzufriedenheit reagieren zu können. Auch die Werkzeuge eines/r Beraters/in, die erprobten Methoden und Ansätze zur Lösungsfindung, wurden auf die direkte Zusammenarbeit mit dem/r Kunden/in ausgelegt und über Jahre perfektioniert.

Mit anderen Worten, Präsenz vor Ort gehörte zum Alltag, insbesondere in wichtigen Projektphasen. Alternative Ansätze waren schwer vorzustellen, wurden aber auch nicht benötigt.

2020 - ein wegweisendes Jahr für die Beratung:

Die Covid-19 Pandemie führte im Frühjahr 2020 dazu, dass viele Berater/innen gezwungen waren mit ihren Kunden/innen remote zusammenzuarbeiten. Die Umstellung kam schnell und viel Zeit für Vorbereitung war nicht gegeben. Zugegeben, das alles sollte eigentlich auch keine größeren Probleme verursachen, denn das Reisen und Arbeiten an vielen verschiedenen Orten gehörte für Berater/innen zum Alltag. Die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten und Home Office waren bereits vorhanden.

Doch die Realität sah zum Großteil, insbesondere auf der Seite unserer Kunden/innen, anders aus: Die Umstellung auf Home Office traf viele Unternehmen unvorbereitet. Insbesondere die Bereitstellung von IT-Hardware, Software und einer geeigneten Infrastruktur, um von Zuhause aus arbeiten zu können, brauchte Zeit. Aber auch die Remote-Zusammenarbeit zeigte: die Beratungen standen vor neuen Herausforderungen (neue Tools, fehlende Erfahrung, schlechte Verbindung, etc.), denn die bewährten und kurzen Kommunikationskanäle bei den Kunden/innen vor Ort konnten nicht mehr genutzt werden.

Zusätzlich zu den veränderten Kommunikationskanälen zeigte sich, dass auch die bekannten Methoden und Ansätze der Zusammenarbeit angepasst werden mussten. Die Organisation eines Online-Workshops inkl. visueller Aufbereitung im Termin (z. B. mit Flipcharts) wurde zu einer echten Herausforderung - technisch, sowie organisatorisch. Die Umstellung auf eine virtuelle Zusammenarbeit hatte aber auch Einfluss auf die Anforderungsprofile von Beratern/innen.

Erlernte und vielfach eingesetzte Präsentations-Skills, Gestik und Mimik, aber auch das eigene Charisma werden über die veränderten Kommunikationskanäle anders wahrgenommen.

Kurz gesagt, um als Berater/in den/die Kunden/in weiterhin zu überzeugen und eine erfolgreiche Zusammenarbeit gewährleisten zu können, mussten die bekannten Beratungsmethoden und Softskills an die neue Situation und die neuen Rahmenbedingungen angepasst werden.

Erfolgsfaktoren für die Remote-Zusammenarbeit:

Die Pandemie hat eines klar herausgestellt, Menschen sind anpassungsfähig, sofern die Umstände es erfordern. Die Pandemie war zudem ein wesentlicher Beschleunigungsfaktor für die Digitalisierung in Deutschland und Europa. Stellte die Umstellung auf neue Kommunikationskanäle viele Unternehmen noch zu Beginn der Pandemie vor größere Probleme, so arbeiten mittlerweile die meisten remote an ihren individuellen Herausforderungen und Aufgaben.

Unsere Erfahrung bei KBC mit unterschiedlichen Kunden/innen und Projekten im vergangenen Jahr hat gezeigt, dass die Zusammenarbeit und damit auch die Beratungsprojekte sehr wohl erfolgreich remote durchgeführt werden können. Und zwar vom virtuellen Pitch bis hin zum mehrtätigen Online-Workshop. Aus unserer Sicht sind folgende Faktoren zu beachten:

Vertrauen zwischen Kunden und Beratenden: Ein wesentlicher Faktor ist die Beziehung zwischen dem Beratenden und den Kunden. Oftmals besteht die Angst, dass die ambitionierten Projektziele nicht erreicht werden können, wenn die Beratenden nicht vor Ort ist. Hinzu kommen der Wunsch nach Transparenz und Kontrolle über die Beratungsleistung und den -aufwand. Ein Lösungsansatz ist hier, das Thema der virtuellen Zusammenarbeit bereits bei der Projektvergabe oder dem Projektstart offen mit den Kunden zu diskutieren. Zu welchem Anteil ist eine Anwesenheit vor Ort erforderlich? Welche Bedenken haben die Kunden? Welche Möglichkeiten der direkten Kommunikation gibt es? Tools und Methoden können im Vorhinein präsentiert und Abstimmungspunkte terminiert werden, um so das Vertrauen in den Projekterfolg zu sichern.

Klare Regeln zur Zusammenarbeit: Klare und gemeinsam abgestimmte Regeln für die gemeinsame Zusammenarbeit und die eigene Arbeitsorganisation sind unerlässlich. Bei der Durchführung von Online-Meetings helfen z. B. aktivierte Kameras, um die Reaktion des Gegenübers wahrnehmen zu können. Deaktivierte Mikrophone, um Hintergrundgeräusche zu vermeiden, während andere Personen sprechen, sind ein Muss und abgestimmte Diskussionsregeln und Möglichkeiten zur Benachrichtigung, um den anderen Teilnehmern/innen mitteilen zu können, dass man sich aktiv an der Diskussion beteiligen möchte (z. B. die "Hand-heben"-Funktion in MS Teams) vereinfachen die Zusammenarbeit. Bei der Organisation und Planung von Online-Meetings wird häufig ein zeitlicher Puffer vergessen. Damit wichtige Diskussionen nicht abgebrochen, oder nachfolgende Termine zu spät wahrgenommen werden können, ist es ratsam, mindestens fünf Minuten Puffer zu Beginn und Ende eines Termins einzuplanen.

Neue Aufgaben und Anforderungen: Präsentations-Skills und Charisma sind nur bedingt auf die virtuelle Welt übertragbar. Deshalb gilt hier: Kunden müssen während der Präsentation, aber auch während der Vorbereitung von Arbeitsterminen und Workshops noch aktiver mit einbezogen werden. Ein Augenrollen, ein verhaltenes Lächeln oder ein leiser negativer Kommentar, diese Aspekte sind remote nicht wahrnehmbar.

Da auch der Smalltalk oder ein kurzes Briefing vor und nach Terminen wegfällt, müssen Beratende aktiver und häufiger mit den Kunden im Austausch sein.

So lassen sich die individuellen Anforderungen und Stimmungsbilder vor den geplanten Workshops oder Arbeitsterminen erkennen und Unstimmigkeiten frühzeitig beseitigen.

Vorbereitung und Übung, der Schlüssel zum Erfolg: Eng mit der richtigen Technologie und den neuen Anforderungen an die Berater/innen verbunden, ist eine gute und ganzheitliche Vorbereitung. Ein virtueller Pitch braucht ein ähnliches Maß an Vorbereitung und Übung, wie eine klassische Präsentation vor Ort. Beispiele hierfür sind u.a. die richtige Beleuchtung am Arbeitsplatz, eine stabile Internetverbindung, die richtige Haltung am Schreibtisch oder die richtige Lautstärke beim Präsentieren.

Geeignete Tools für den Alltag: Das Spektrum an Anbietern von Hardware und Software ist vielfältig. Wichtig für den Projekterfolg ist die Auswahl richtiger Werkzeuge, um gemeinsam mit dem/der Kunden/in erfolgreich zusammenzuarbeiten. Ein geeignetes Kommunikationstool wie z.B. Skype, MS Teams oder Zoom ist die Basis. Sehr hilfreich sind Tools zur gemeinsamen Kollaboration und Ideenentwicklung, wie z.B. Miro, Mural oder Deon (virtuelle Whiteboards und Inhalte), aber auch Live-Umfragetools wie Directpoll oder Mentimeter. Zusätzlich kann geeignete Hardware, wie Smartglasses bspw. von Oculus oder Realwear die Remote-Zusammenarbeit deutlich vereinfachen und verbessern. Erst durch Kombination der verschiedenen Tools lassen sich innovative und erfolgreiche Beratungsansätze zur Remote-Zusammenarbeit entwickeln.

Fünf Erfolgsfaktoren, um Beratungsprojekte auch remote erfolgreich zu meistern (Bild: Daniel Zeranski)
Fünf Erfolgsfaktoren, um Beratungsprojekte auch remote erfolgreich zu meistern (Bild: Daniel Zeranski)

Hilfreiche Tools für den/die Berater/in:

Das Spektrum an Anbietern von Hard- und Software ist sehr vielfältig. Bestehende Tools werden kontinuierlich weiterentwickelt. Neue Funktionen, aber auch neue Produkte von neuen Anbietern, kommen fast täglich hinzu. Das bedeutet, um weiterhin erfolgreich Beratungsprojekte remote durchführen zu können, muss die Entwicklung der Tool-Landschaft intensiv beobachtet werden.

Bei KBC haben wir frühzeitig mögliche Lösungen für uns identifiziert und neue Konzepte zur Beratung entwickelt sowie bestehende Methoden und Ansätze an die neuen Rahmenbedingungen angepasst. Durch den Einsatz neuer Technologie eröffnen sich viele Potenziale, es birgt aber auch Risiken. Sehr wichtig bei der Auswahl geeigneter Tools ist der Datenschutz. Bedenken für die Zusammenarbeit mit Kunden/innen müssen frühzeitig geklärt und mögliche Auswirkungen gemeinsam abgestimmt werden.

Das Standardwerkzeug im Alltag ist ein Kommunikationstool. MS Teams ist dabei mehr als nur der Nachfolger von Skype. Das Tool bietet zusätzlich zu den bereits bekannten Funktionalitäten viele neue Möglichkeiten: Von interner Team- und Aufgabenorganisation mit Hilfe von bspw. Kanban Boards, über Wikis für Wissensaustausch bis hin zur Datenablage in der Cloud. Darüber hinaus bietet MS Teams die Möglichkeit eine Vielzahl von Tools anderer Anbieter direkt zu integrieren.

Einen echten Mehrwert liefern Tools zur direkten Kollaboration mit anderen Personen. Der klassische Workshop mit Kunden/innen enthält oft den Einsatz von Flipcharts und Whiteboards.

Um auch remote die wichtigsten Inhalte aus Terminen und Diskussionen festzuhalten und direkt für alle erkenntlich dokumentieren zu können, helfen Tools wie MS Whiteboard, Miro, Mural oder Deon. Diese ermöglichen es, simultan an virtuellen Whiteboards und Inhalten zu arbeiten. Die Nutzer/innen sehen live die Änderungen und Anmerkungen durch andere Nutzer/innen, die Ergebnisse werden direkt dokumentiert und sind damit auch digitalisiert.

Mentimeter oder DirectPoll sind Tools für Live-Umfragen. Diese können in Diskussionen und Workshops eingebettet werden, um u.a. Stimmungsbilder abzufragen oder Priorisierungen von Inhalten durchzuführen. Die Umfragen können einfach und unkompliziert über das Smartphone gestartet werden. Die Ergebnisse werden in Echtzeit ausgewertet und visualisiert.

Der Einsatz neuer Hardware kann die Zusammenarbeit mit den Kunden deutlich verbessern und vereinfachen. Insbesondere im technischen Bereich und der Produktion ist es oftmals unabdingbar sich einen eigenen Eindruck von der Situation vor Ort, wie bspw. dem Zustand von Maschinen und Anlagen, zu bilden. Mit Hilfe von Smartglasses wie RealWear ist auch dies remote möglich. Durch eine direkte Bild- und Tonverbindung in die Produktionshallen oder auf die Baustelle vor Ort, lassen sich benötigte Informationen Fragen in Echtzeit klären. Für die Präsentation von 3D-Modellen und der Integration von virtuellen Inhalten eignen sich Virtual Reality Glasses, wie z.B. von Oculus. Am Ende entscheidet jedoch der konkrete Anwendungsfall über die geeignete Hardware-Art und den richtigen Anbieter.

Ergänzend muss betont werden, dass die richtige Technologie nur ein Element für eine erfolgreiche Remote-Zusammenarbeit ist. Erst in Verbindung mit dem richtigen Konzept, einer ganzheitlichen Vorbereitung, sowie der Einbeziehung und Befähigung der Nutzer/innen lässt sich das gewünschte Ergebnis erreichen.

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Fazit und Ausblick:

Das Feedback unserer Kunden und das Stimmungsbild von Kollegen und Kolleginnen zeigt, dass Beratungsprojekte mit der richtigen Einstellung, Vorbereitung und Technologie auch remote gemeistert werden können. So konnten wir bei KBC die ambitionierten und herausfordernden Ziele unserer Kunden alle erfüllen, ohne vor Ort gewesen zu sein.

Auch unabhängig von der Covid-19 Pandemie wird die neue Art der Zusammenarbeit eine echte Alternative zum klassischen Arbeitsalltag in der Beratung sein. Es gilt jedoch zu beobachten, wie sich die Situation verändert, sobald Reisen wieder uneingeschränkt möglich sein wird. Das aktuelle Stimmungsbild in der Branche ist eindeutig, Remote-Zusammenarbeit soll ein elementarer Bestandteil werden. Die Frage ist, wie die Unternehmen das tatsächlich in Zukunft umsetzen werden. Zumindest wird der neue Normalzustand allerdings ein hohes Maß an Remote-Zusammenarbeit und Home Office enthalten, gepaart mit Präsenzterminen und Abstimmungen vor Ort bei Bedarf.

Somit kann "Remote Consulting" als echte Chance für die Beratungsbranche interpretiert werden, da neben der Einsparung von Reisekosten auch CO2 eingespart und damit ein erheblicher Beitrag zum Klimawandel getätigt werden kann.

Autor:

Daniel Zeranski, Kemény Boehme & Company (Bild: Kemény Boehme & Company)
Daniel Zeranski ist Manager bei KBC. Er hat Wirtschaftsingenieurswesen am KIT in Karlsruhe studiert und verfügt über mehrere Jahre Berufserfahrung in der Beratung. In seinen Beratungsprojekten unterstützt er Konzerne wie Mittelständler bei ihren Herausforderungen im Bereich Einkauf, Supply Chain Management und Produktion. Zudem verfügt er über fundierte Erfahrung im Bereich Remote Collaboration und Digital Operations und hat speziell in der Corona-Pandemie Projekte von der Remote-Werksinbetriebnahme bis hin zu Remote Use Cases für Produktion und Projektabwicklung betreut.  

/jr

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