Papiergebundenes Dokumentenmanagement ist größte Digitalisierungsbremse in deutschen Unternehmen

FP Sign-Studie

Es liegt nicht nur am Breitbandausbau: Die analoge Dokumentenbearbeitung ist eine der größten Digitalisierungsbremsen in deutschen Unternehmen. Das zeigt eine aktuelle Studie von FP Sign.

Obwohl die Mehrheit der deutschen Unternehmen ihren Digitalisierungsstand mit mittel oder sogar hoch einstuft, scheint es, dass einer der essenziellen Bestandteile jedes Geschäftes dabei vernachlässigt wird – die Geschäftskommunikation und das Dokumentenmanagement, meint FP Sign. Der deutsche Mittelstand, der seinen Digitalisierungsgrad zu 63 Prozent als mittel einschätzt, gibt zu, dass ganze 58 Prozent der Geschäftsdokumentation noch immer per Papier abgewickelt wird. Auch bei Großunternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitern sieht das Bild ähnlich aus: Jedes fünfte von ihnen gibt einen hohen und über die Hälfte (53 Prozent) einen mittleren Digitalisierungsgrad an - und doch ist der Großteil ihrer Geschäftsprozesse mit 54 Prozent noch nicht digital.

Dokumentenablage und Vertragsabschlüsse noch immer auf Papier

Gerade Prozesse, die entscheidend für den erfolgreichen Ausgang von Geschäftsbeziehungen und Projekten sind und somit einen schnellen Abschluss erfordern, laufen noch papiergebunden und sind ein Hindernis für die Digitalisierung, stellt FP Sign weiter fest. So ist die Vertragserstellung bei 60 Prozent der Unternehmen noch ein Prozess, der analog abläuft. Vor allem: Über die Hälfte der Unternehmer (52  Prozent) setzt noch immer auf eine komplett papiergebundene Dokumentenablage. Auch Abläufe, die zur Büroroutine gehören, wie die Erstellung von Urlaubsanträgen (48 Prozent), der Schriftverkehr mit Kunden (41 Prozent) und sogar über ein Drittel der Angebotserstellungen (38 Prozent), werden noch nicht standardmäßig digital, sondern auf Papier abgewickelt.

Elektronische Signaturen kommen nur langsam an

Eine weitere Baustelle zum digitalen Dokumentenmanagement sind händische Unterschriften bei Dokumenten, die für Rechtsgeschäfte mindestens der Schriftform bedürfen, so die Studie. Die zertifizierten elektronischen Signaturlösungen können die eigenhändige Signatur jedoch rechtssicher ersetzen. Trotzdem setzt weniger als ein Drittel der Unternehmen digitale Signaturlösungen ein. Nur jedes neunte Unternehmen (11 Proeznt) hat für das nächste Jahr eine solche Anschaffung geplant und lediglich jedes sechste (16 Prozent) ist mit den unterschiedlichen elektronischen Signaturverfahren und -stufen vertraut.

Hoher Umstellungsaufwand und Datenschutzbedenken verhindern digitalen Dokumentenverkehr

Knapp ein Drittel der Unternehmen (31 Prozent) sieht als größtes Hindernis bei der Digitalisierung ihres Dokumentenverkehrs den hohen Umstellungsaufwand. Aber auch das Thema Sicherheit sorgt nach wie vor für Bedenken: So sehen 28 Prozent den Datenschutz als Hürde, weitere 27 Prozent befürchten einen Datenverlust und jedes fünfte Unternehmen (21  Prozent) hat Angst vor Sicherheitslücken bei der Implementierung digitaler Lösungen für das Dokumentenmanagement. Hinzu kommt laut Studie mangelnde Schulung der Mitarbeiter über digitale Prozesse und Technologien (20 Prozent). Nur 17 Prozent geben zu hohe Kosten als Hindernis an.

Über die Studie: Die Studie wurde im Januar 2019 von einem Marktforschungsinstitut im Auftrag von FP durchgeführt und befragte insgesamt 1.004 Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Selbstständige aus 38 Branchen über den Umgang mit Dokumenten und Signaturen in ihrem Unternehmen sowie über digitale Unterschriften.

Veröffentlicht am: 05.09.2019

 

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