5 Gründe für die Verwendung von Mitarbeiterkarten

Firmenkreditkarte

Der technische Fortschritt bietet viele neue Möglichkeiten, welche Unternehmen nutzen können, um die Flexibilität und Effizienz von Prozessen und Abläufen zu steigern. Ein Beispiel dafür wären Mitarbeiterkarten mit dem entsprechenden digitalen Tool. Diese dienen nicht nur für eine Verbesserung des Ausgabenmanagements und der dazugehörigen Verwaltung, sondern sind auch für Mitarbeiter in diversen Angelegenheiten nützlich. Wieso sollten sich Unternehmen dieser Digitalisierung annehmen und wie genau verändern sich Abläufe aufgrund von Mitarbeiterkarten zum Positiven?

Mitarbeiterkarte (Bild: picture alliance / PhotoAlto | Eric Audras)

Welche Vorteile bringt eine Mitarbeiterkarte sowohl für die Geschäftsleitung als auch Mitarbeitende mit sich? (Bild: picture alliance / PhotoAlto | Eric Audras)

Was versteht man unter „Mitarbeiterkarten“?

Mitarbeiterkarten haben die Aufgabe, Angestellten einen Zugang zum Geschäftskonto zu ermöglichen, um unternehmensbezogene Zahlungen durchzuführen. Daher kann man sagen, dass sie im Wesentlichen Firmenkreditkarten sind. Durch dieses Konzept können viele Arbeitsschritte sowie Zeit eingespart werden, wie beispielsweise das Einholen und Abwarten der Zahlungserlaubnis. Dies führt wiederum zu einer Effizienzsteigerung und des Weiteren kann die daraus gewonnene Zeit für anderweitige Aufgaben verwendet werden. Zudem bietet sich der große Vorteil, dass durch die gewonnene Flexibilität im Finanzbereich das Wachstum von besonders jungen Unternehmen nicht mehr gehemmt wird.

Verwendungszwecke von Mitarbeiterkarten

Das Unternehmen kann selbst für jeden Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin entscheiden, für welchen Zweck die Firmenkreditkarte eingesetzt werden soll. Handelt es sich um wiederkehrende oder regelmäßige Zahlungen, so wird das Guthaben der jeweiligen angestellten Person monatlich automatisch in der Höhe des festgelegten Betrags aufgeladen. In Fällen von Sonderzahlungen bietet sich die Möglichkeit von einem einmaligen Verwendungszweck an. Nach Vollendung der gewissen Transaktion wird die Karte umgehend gesperrt, damit keine weiteren Abbuchungen vollzogen werden können und somit wird zugleich ein Schutz gegen Kartenbetrug geboten.

Sollte die Mitarbeiterkarte für Angestellte beantragt werden, welche viel unterwegs sind oder sich auf Dienstreisen befinden, wäre die physische Variante einer Firmenkreditkarte sinnvoll, da man sie überall mitnehmen kann und zur Hand hat. Eine virtuelle Mitarbeiterkarte eignet sich besonders für online Abwicklungen.

Grundsätzlich wird zwischen Debit- und Kreditkarten differenziert. Je nach Bedürfnis entscheidet sich ein Unternehmen für eine Variante, wobei der Unterschied dabei liegt, dass Zahlungen einer Debitkarte umgehend vom Konto abgezogen werden und es bei Kreditkarten nur zu einer einmaligen Gesamtabbuchung zu Monatsende kommt.

1. Mehr Verantwortung für die Mitarbeitenden

Angestellte erhalten durch das Erlangen einer Firmenkreditkarte gleichzeitig mehr Verantwortung, was zudem die Mitarbeiterbindung stärkt. Dank dem Erhalt einer Karte können sie ab sofort unternehmerische Zahlungen eigenständig mit ihrem festgelegten Budget durchführen und müssen somit keine Transaktionen mehr anfragen, weiterleiten und auf eine entsprechende Genehmigung warten. Die gewonnene Handlungsfreiheit wirkt sich des Weiteren auch auf ein verbessertes Ausgabenmanagement aus. Sämtliche Zahlungsflüsse können nämlich nicht nur der Abteilung, sondern der genauen Person zugeordnet werden. Der Status einer Transaktion kann ebenfalls jederzeit von der Leitung oder der entsprechenden angestellten Person selbst eingesehen werden. Dadurch behält man einen klaren Überblick über das Fehlen und Vorhandensein von Belegen und welche Zahlungen noch offen oder bereits vollständig erledigt sind.

2. Unternehmensbezogene Erledigungen

Um Angestellte mit Firmenerledigungen beauftragen zu können, musste man bisher dem oder der Zuständigen die Geschäftskarte aushändigen, um eine Zahlung aus privater Tasche des oder der Mitarbeitenden zu verhindern. Dies ist zum einen nicht nur mit einem gewissen Haftungsrisiko, wie Diebstahl oder Kreditkartenbetrug, verbunden, sondern auch mit dem Verlust der Übersicht der getätigten Zahlungen. Damit dem entgegengewirkt wird, stellen Mitarbeiterkarten die Lösung dar. Geschäftskarten müssen untereinander nicht mehr ausgeliehen werden und jede Zahlung kann einer bestimmten Person und Zweck zugewiesen werden. Dank der Möglichkeit jeder Zahlung eine Notiz in dem gebotenen Tool beizufügen, können Transaktionen besser nachvollzogen werden und der Buchhaltung wird die Einteilung der jeweiligen Finanzkategorie erleichtert.

3. Effizientere Reiseplanung

Das Budget von Mitarbeiterkarten kann online ganz leicht neu gesetzt oder aufgeladen werden. Durch die neu gebotene Flexibilität gestaltet sich gleichzeitig die Planung von Dienstreisen viel einfacher, da im Voraus nicht mehr alles im Detail geregelt werden muss. Die Möglichkeit vor Ort Entscheidungen über Transportmittel oder firmenbezogene Dinge treffen zu können, lässt den Aufenthalt viel angenehmer wirken. Firmenkreditkarten vereinfachen zudem auch die Spesenabwicklung, da zwischen Privat und Arbeit leichter unterschieden werden kann und keine privaten Barauslagen mehr entstehen. Somit kann sich auch der Prozess der Spesenrückerstattung erspart werden.

4. Digitalisierte Abwicklung von Belegen

Eine weitere Effizienzsteigerung stellt die digitalisierte Verwaltung der Belege dar. Bisher mussten Angestellte sämtliche Dokumente aufbewahren und an das Finanzteam weiterleiten. Durch Ungenauigkeiten und Fehler kam es allerdings oft zu Problemen in der Buchhaltung. Um dem gegenzuwirken, können Belege nun durch eine Smartphonekamera in das entsprechende Tool hinaufgeladen werden. Dank der Echtzeitdaten einer jeden Zahlung, werden Mitarbeitende nach jeder getätigten Transaktion sofort an den entsprechenden Upload erinnert, was eine lückenlose Buchführung zur Folge hat.

5. Verbessertes Finanzmanagement

Beim digitalen Upload der Dokumente werden zugleich die wichtigsten Zahlungsinformationen herausgefiltert, was dem Finanzteam bei der Rechnungsgestaltung einiges an Arbeit abnimmt. Bei fehlenden Belegen, kann der oder die  jeweilige Mitarbeitende sofort verständigt werden, wodurch es einfacher wird eine ordnungsgemäße Buchführung vorzulegen. Mitarbeiterkarten mit ihrem dazugehörigen Tool stellen zu Monatsende alle Buchungsdaten gesammelt zur Verfügung, was zu einem verbesserten Finanzmanagement führt. Des Weiteren kann die Buchhaltung diese Informationen direkt an den Steuerberater weiterleiten, welcher dank dem verwendeten DATEV-Format jegliche Daten direkt in sein Programm überführen kann. Diese gesteigerte Genauigkeit und Effizienz nimmt somit auch die Angst vor eventuellen Prüfungen durch Behörden.

Fazit

Unternehmen können also von der Einführung von Mitarbeiterkarten in verschiedenen Aspekten profitieren. Die Mitarbeiterbindung wird durch mehr Vertrauen gestärkt, Erledigungen und Dienstreisen gestalten sich aufgrund der vereinfachten Spesenabwicklung leichter, es wird eine genauere Belegverwaltung dank Digitalisierung geboten und durch all diese Effizienzsteigerungen verbessert sich zudem das Finanzmanagement. Die Geschäftsführung behält mit Firmenkreditkarten alle Ein- und Auszahlungen im Auge und kann jede Transaktion nachvollziehen. Die neu entstandene Flexibilität ermöglicht außerdem bessere Wachstumschancen für junge Unternehmen.

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