Ich bin total spontan, wenn man mir rechtzeitig Bescheid gibt – Professioneller Umgang mit unerwarteten Situationen

Ralf Schmitt

Wie geht man am besten mit unerwarteten Situationen um? Ralf Schmitt, Geschäftsführer von Impulspiloten und Dozent bei der GSA zeigt Ihnen, wie man Störungen entspannt willkommen heißt, da sich aus ihnen oft eine sehr individuelle Situation improvisieren lässt.

Ralf Schmitt über den professionellen Umgang mit unerwarteten Situationen

Fast jeder, der mit einer Rede, einem Vortrag oder einer Präsentation auftritt, hat Angst vor Störungen. Doch jede Unterbrechung des geplanten Verlaufes birgt auch immer die Chance für Interaktionen mit dem Gegenüber und damit gleichzeitig eine charmante Möglichkeit zur Individualisierung des eigenen Auftrittes. Ich möchte Ihnen zeigen, wie man Störungen entspannt willkommen heißt, da sich aus ihnen oft eine sehr individuelle Situation improvisieren lässt. 

Total spontan: Ich liebe Störungen

Alles ist perfekt vorbereitet und meine Zuhörer hängen an meinen Lippen. Ich bin witzig, charmant und auch ein bisschen sexy. Meine Powerpoint-Präsentation funktioniert und die Anwesenden lachen an den richtigen Stellen. Doch dann passiert es auf einmal: eine Störung, ein Zwischenfall, mit dem niemand rechnen konnte. Einer meiner Zuhörer wirft meinen Plan über den Haufen. Er stellt eine Zwischenfrage, kommt zu spät, geht zu früh, telefoniert, redet mit seinem Nachbarn, knutscht oder benimmt sich einfach nicht so, wie er soll.

Großartig - ich liebe Störungen oder Unterbrechungen! Für mich sind genau sie das Salz in der Suppe einer guten Präsentation. Denn sie eröffnen mir ungeahnte Möglichkeiten zur Interaktion.

Stellt sich nur die Frage, wie ich aus dieser Situation jetzt wieder herauskomme. Alle im Raum schauen mich an. Sie erwarten einen guten Konter, einen Satz, der sitzt und danach herrscht Ruhe im Karton.

Echte Störung oder nur Nebensache?

Die erste Frage, die ich mir bei jeder vermeintlichen Störung stelle, ist immer: Handelt es sich um eine echte Störung oder stört sie nur mich? Denn 95 Prozent aller Störungen sind keine relevanten Beeinträchtigungen. Oft bekommen die Zuhörer überhaupt nichts davon mit.

Ich habe einmal ein Event mit über 1.000 Gästen moderiert. Es lief gut.

Nur ganz vorne links quatschten unaufhörlich zwei Männer miteinander. Die Situation nervte mich kolossal. Während ich weiter moderierte ging ich in meinem Kopf alle möglichen Optionen durch, um diese Störung für mich zielorientiert zu lösen. Spreche ich die Situation direkt an? Schaue ich die beiden an, gebe ihnen einen Fokus und schweige? Kommentiere ich die Situation? Ignoriere ich die Störung einfach? Da die beiden niemanden außer mir zu stören schienen, entschied ich mich für die letzte Option. Ich ignorierte sie bis zu meiner ersten längeren Unterbrechung.

In dieser Pause empfing mich meine Produktionsleitung freudestrahlend und meinte: "Läuft doch super bis jetzt". Ich guckte Sie mit großen Augen an und berichtete von den zwei Störern aus der ersten Reihe. Sie blickte mich nur an und sagte: "Oh Ralf, das tut mir leid. Wir haben vergessen, dir zu sagen, dass der Geschäftsführer aus England mit seinem Dolmetscher in der ersten Reihe sitzt. Er übersetzt einfach nur alles, was du sagst".

Die vermeintliche Störung löste sich also sofort in Luft auf und ich konnte die Moderation entspannt fortsetzen.

Dieses Erlebnis wurde für mich zu einem Schlüsselerlebnis in Bezug auf Störungen. Denn seither stelle ich mir zunächst die Frage, ob diese Störung nur mich stört. Wenn es dem Publikum gar nicht auffällt, dass jemand zu spät kommt oder kurz mit seinem Nachbarn redet, dann hat es mich auch nicht zu stören. Dann registriere ich die Ablenkung zwar, ignoriere sie aber.

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Analyse einer Störung

Ich verwende drei verschiedene Methoden, um auf eine Störung zu reagieren.

1. Ignorieren der Störung

Ich habe Ihnen bereits ein Bespiel für das Ignorieren geschildert. Die wichtigste Regel beim Ignorieren lautet: Stört das Ereignis nur mich, dann ignorieren. Stört es auch andere, dann reagieren.

2. Anerkennen der Störung

Gehen wir einmal von dem Fall aus, dass Gäste zu Ihrer Präsentation zu spät kommen oder früher gehen müssen. Dann sollten Sie diese Störung tolerieren. Tolerieren bedeutet hier: Ich finde diese Störung zwar nicht toll, das steckt ja bereits im Wort, rege mich aber auch nicht darüber auf. Ich kommentiere sie regungslos.

Einen Fall einer offensichtlichen Störung habe ich bei einer Moderation für eine große IT-Firma erlebt. Der amerikanische CEO hielt gerade eine Rede vor über 700 Kunden, als auf einmal im kompletten Saal das Licht anging. Der CEO machte ungerührt weiter. Als nach einer Minute immer noch die ganze Location hell erleuchtet war, kommentierte er das folgendermaßen: "Is someone leaning at the switch panel?". Großes Gelächter im ganzen Saal. Was hatte der schlagfertige amerikanische CEO gemacht? Er tolerierte die Situation und kommentierte, ohne jemanden dabei persönlich anzugreifen.

3. Einbinden der Störung

Für die Bühne, für Ihre Präsentationssituation, wenn zum Beispiel der Beamer ausfällt, ist mein Tipp: Betrachten Sie sich aus der Vogelperspektive und beschreiben Sie die Situation, wie sie sich gerade fühlen. Sie sind jetzt der Loser. Alles so toll geplant und dann funktioniert der Beamer nicht. Versetzen Sie sich in die Rolle eines Zuschauers und wenn Sie es ganz abgefahren mögen, versetzen Sie sich in die Rolle des Beamers. "Ich kann die Lampe verstehen, dass sie ihren Geist aufgibt. So toll ist meine Präsentation wirklich nicht ...". Dieser einfache Perspektivwechsel bringt viel Lachen und Spaß in Ihre Präsentation. Und die Zuhörer merken, wie spontan Sie sind.

Versuchen Sie ein entspanntes Verhältnis zu Störungen aufzubauen und machen Sie daraus vielleicht sogar einen charmanten Twist, der Sie bei dem Kunden positiv in Erinnerung bleiben lässt. 

Ausprobieren geht über Studieren. Dabei wünsche ich Ihnen viel Spaß - bleiben Sie flexibel! 

Über den Autor

Ralf Schmitt ist Geschäftsführer der Veranstaltungsagentur Impulspiloten GmbH, die sich neben unkonventionellen Businessevents auf die Konzeption und Durchführung von digitalen/hybriden Events spezialisiert haben. Ralf Schmitt moderiert seit über 20 Jahren Firmen-Events, tritt als Keynote-Speaker zum Thema "Flexibles Mindset" auf und hat mehrere Bücher zu diesen Themen veröffentlicht. Sein jüngstes Buch "30 Minuten Digitale Events" (mit Thorsten Jekel und Melanie Eschle) erscheint am 22. Oktober bei GABAL. 

Außerdem ist Ralf Schmitt  einer der namhaften Dozenten beim diesjährigen Zertifikatslehrgang der Akademie der German Speakers Association (GSA): "Professional Speaking". Der Lehrgang beginnt am 13. November. Bewerbungen sind noch möglich. Hier erhalten Sie mehr Informationen.

Veröffentlicht am: 08.10.2020

 

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