Moderne Geschäftsreisen – Auf diese Dinge ist zu achten

Consulting-Tipps

Gerade im Consulting sind Geschäftsreisen ein vollkommen normaler Teil des Berufsalltags vieler oder gar der meisten Beschäftigten. Es ist daher wichtig zu erkennen, dass heute anders gereist wird als früher – auch im Arbeitsumfeld. Für moderne Geschäftsreisen gelten andere Regelungen als heute. Außerdem sollten Consulting-Unternehmen auf nachhaltiges Reisen achten. Oft geht das sogar einher mit einer Senkung der Kosten, die wiederum durch verschiedene andere Maßnahmen zu erreichen ist. Spannend ist letztlich, die Entwicklungen von Geschäftsreisen zu beobachten und einen Blick in die nahe Zukunft zu wagen, denn hier wird sich noch einmal einiges verändern.

Moderne Geschäftsreisen (Bild: stock.adobe.com)

Mobile Kommunikation ist ein Teil jeder modernen Geschäftsreise. Doch es gibt etliche weitere Punkte, auf die zu achten und die bestenfalls umzusetzen sind. (Bild: stock.adobe.com © Prostock-studio / DATEI-NR.: 272683584)

Wichtige aktuelle, rechtliche Punkte

Geschäftsreisen sind für Consulting-Unternehmen essenziell. Oft reist ein Großteil der Beschäftigten täglich durch Deutschland, Europa oder gar die ganze Welt. Diese Reisen können bewusst moderner gestaltet werden. Bevor dies aber gezielt angegangen werden kann, sollten aktuelle Entwicklungen berücksichtigt werden, die rechtliche Besonderheiten betreffen.

  • Der wichtigste Punkt sind wohl die Arbeitnehmerentsenderegelungen. Hinter diesem langen Wort verbergen sich die Vorgaben der europäischen Entsenderichtlinie (96/71/EG) und der Richtlinie 2014/67/EU. Werden Arbeitnehmer zur Erbringung von Werk- und Dienstleistungen im Ausland eingesetzt, gilt es, sie zu beachten.
    In den Richtlinien wird beispielsweise festgelegt, dass bei der Entsendung von Arbeitnehmern aus Deutschland ins Ausland die jeweilige nationale Umsetzung der Entsenderichtlinie im Gastland beachtet werden muss. Infolgedessen muss sich die Consulting-Firma mit den entsprechenden, dort geltenden Mindeststandards wie dem Mindestlohn, Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten sowie etwa dem Mindestjahresurlaubsanspruch auseinandersetzen.
  • Tätigkeiten im Ausland unterliegen zunächst nicht mehr dem Sozialversicherungsrecht des Herkunftslandes, sondern dem Recht des aktuellen Beschäftigungsortes. Die Dauer der Auslandstätigkeit spielt dabei keine Rolle. Die Entsendung stellt eine Ausnahme dar. Wenn die Voraussetzungen einer Entsendung nach Art. 12 Abs. 1 europäischen Verordnung (883/2004/EG) erfüllt sind, unterliegt die entsandte Arbeitskraft weiterhin den sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften des Heimatlandes. Durch eine A1-Entsendebescheinigung kann das Consulting-Unternehmen genau dies entsprechend nachweisen.
  • Bei vorübergehender Entsendung eines Arbeitnehmers ins Ausland, erfolgen die Reisen zur auswärtigen Arbeitsstelle und zurück ausschließlich im Interesse des Arbeitgebers. Daher sind sie in der Regel auch wie Arbeit zu vergüten. Das hat das Bundesarbeitsgericht im Oktober 2018 entschieden (vgl. BAG Urteil vom 17. Oktober 2018 – 5 AZR 553/17). Für die Vergütung der Reisezeit als Arbeitszeit gilt es, die erforderliche Reisezeit zugrunde zu legen. Hier muss auf jeden einzelnen Fall geschaut werden. Möchte etwa ein Arbeitnehmer einen anderen Flug nehmen, der beispielsweise länger dauert als nötig, muss der Arbeitgeber nur die wirklich erforderliche Reisezeit (also in diesem Beispiel den eigentlich kürzeren Flug) als Arbeitszeit vergüten.
  • Wichtig ist zudem der Punkt der Privatwagennutzung für Dienstfahrten: Wenn ein Arbeitnehmer mit Billigung des Arbeitgebers seinen Privatwagen für Dienstfahrten nutzt, muss der Arbeitgeber im Falle eines Unfalls eventuell die an dem PKW des Arbeitnehmers entstandenen Unfallschäden ersetzen (vgl. BAG Urteil vom 23. November 2006 – 8 AZR 701/05).

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Wird der private PKW für Dienstfahrten genutzt, haftet mitunter der Arbeitgeber im Falle eines Unfalls. (Bild: stock.adobe.com © luckybusiness / DATEI-NR.: 171924954)

Komfort auf Reisen: Die Geschäftsreisenden schulen

Das Budget richtig einsetzen

Die Gewinnung guter Fachkräfte zählt auch im Consulting zu den wichtigsten strategischen Aufgaben der Zukunft. Wichtig ist daher unter anderem, schon die Stellenbeschreibung möglichst attraktiv zu gestalten und Versprechen jeglicher Art einzuhalten. Geschäftsreisen sollten dabei einen hohen Wert einnehmen. Schließlich sind 73 % aller Geschäftsreisenden der Meinung, dass die Geschäftsreisen den Job besonders attraktiv machen. Zu diesem Ergebnis kam die aktuellste Studie „Chefsache Business Travel“ des Deutschen ReiseVerbands, DRV (aus dem Jahr 2020). Ein gleichzeitiges Problem ist aber, dass 61 % den Stresslevel bei Geschäftsreisen als (sehr) hoch bezeichnen. Zudem wurde schon bei Studien in den Jahren zuvor bemängelt, dass es häufig zu Zeitverlusten bei Geschäftsreisen durch mangelhafte Planung komme und dass es insgesamt oft an Komfort fehle.

Um begehrte Fachkräfte ans Unternehmen zu binden, gilt es, diese Komfortlücke auszugleichen. Dass das nicht unbedingt bedeuten muss, mehr Budget einzusetzen, mag zunächst überraschend klingen. Doch Budget wird häufig einfach unnötig falsch eingesetzt. Zugrunde liegt dem Problem ein Mangel an Kommunikation gerade mit jungen Beschäftigten und Schulungen, in denen die Möglichkeiten von Geschäftsreisen aufgezeigt werden.

Moderne Geschäftsreisen (Bild: stock.adobe.com)

Die Möglichkeiten und Einschränkungen der Geschäftsreise sollten in jedem Fall klar festgelegt und kommuniziert sein. (Bild: stock.adobe.com © goodluz / DATEI-NR.: 256369224)

Um etwas konkreter zu werden: Gerade jüngere Beschäftigte empfinden es gar nicht unbedingt als wichtig oder richtig, eine S-Klasse zur Verfügung gestellt zu bekommen oder in einem anonymen 5 Sterne-Hotel zu übernachten. Stattdessen bedeutet komfortables Reisen für sie, selbst bestimmen zu können, was die Reise angenehmer macht. Das bedeutet in den meisten Fällen Einsparungen im Budget. Denn angenehmes Reisen heißt dann beispielsweise, dass eher zum E-Scooter oder zum Smart gegriffen wird, dass auch mal ein Rad geliehen oder geshared und dass die Luxusabsteige durch ein hippes Motel ersetzt wird.

Diese Möglichkeiten können Beschäftigten aber nur wahrnehmen, wenn vorab kommuniziert wird, dass individuelle Reisewünsche berücksichtigt werden können. Dass es eben keine Travel Manager gibt, die wie Kontrollfreaks agieren, sondern, dass man – falls vorhanden – mit ihnen sprechen kann.

Das unter anderem so eingesparte Budget kann wiederum verwendet werden, um älteren Reisenden mehr Komfort für ihre Altersklasse zu ermöglichen. Höhere Serviceklassen in Flugzeugen beispielsweise oder schnellere Umsteigezeiten und barrierefreiere Hotels wären Ideen, die viele zu schätzen wissen.

Das Geschäft mit echten Reiseerfahrungen verbinden

Ob während einer Schulung vermittelt oder in Eigenreflexion der jeweiligen Beschäftigten beschlossen: Eine Geschäftsreise muss keine rein berufliche Erfahrung bleiben. Das tut sie den Umständen geschuldet sowieso meist nicht. Wer in ferne Länder reist, um dort zum Beispiel asiatische oder südamerikanische Unternehmen zu beraten, wird zwangsweise mit anderen Sitten, Kulturen und Sprachen konfrontiert. Zumindest ist sicher, dass einem andere Städte, Landschaften und Menschen begegnen. Diese Tatsache gilt es zu genießen.

Denn wer kennt das als Geschäftsreisende*r nicht: Da verbringt man zwei Tage in einem vermeintlich spannenden Land oder einer aufregenden Stadt, doch außer dem Konferenzsaal und einigen Büros sieht man kaum etwas. Es ist also eigentlich naheliegend, einfach zwei zusätzliche Tage als Urlaub oder das freie Wochenende nach einem Auslandseinsatz anzuhängen. Die Kosten für die Anreise spart man sich schon einmal. Warum also nicht die Möglichkeit nutzen und noch ein wenig Urlaub machen und spannende Erlebnisse suchen oder für Entspannung sorgen?

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Die Etikette in einem anderen Land zu kennen und sich entsprechend zu verhalten ist modern und in der Regel geschäftsfördernd. (Bild: stock.adobe.com © freeograph / DATEI-NR.: 200546555)

Angenehmer werden Reisen gerade in Länder mit anderen Sitten übrigens auch, indem man sich vorab zumindest ein klein wenig mit diesen Sitten und der Kultur des Landes beschäftigt. Mögen sich Geschäftsreisende hier früher vielleicht weniger Zeit genommen haben, ist es heute durchaus nicht unüblich, dem Fremden gegenüber mehr Respekt entgegenzubringen. Das bedeutet dann eben nicht nur, einmal etwas zu essen, dem man in der Heimat eher aus dem Weg gehen würde oder das es dort gar nicht gibt. Vielmehr geht es darum, das Gegenüber mit Gesten und Worten nicht zu verletzen oder durch falsche Etikette zu verunsichern. Letztlich zahlt sich das natürlich auch in geschäftlicher Hinsicht aus.

Praktisch und sicher unterwegs mit moderner Technik

Gerade die meisten jungen Geschäftsreisenden sind heute dem täglichen Umgang mit moderner Technik gewohnt. Sie wissen daher den Komfort zu schätzen, den diese Technik ihnen bietet. So ist etwa die mobile Kommunikation die absolute Normalität. Sich als Consulting-Unternehmen den Möglichkeiten und Vorzügen, die diese Kommunikation bietet, in den Weg zu stellen, wäre schlichtweg irrsinnig.

Denn flexibel via Smartphone oder Tablet Buchungen auf Reisen vorzunehmen, statt umständlich in einem Sekretariat oder der Reistestelle anrufen zu müssen, ist nun einmal sinnvoll und schlüssig. Sind die Fähigkeiten dafür nicht vorhanden, kann ja immer noch Hilfe durch das Zuständige im Unternehmen gebeten werden. Zumindest aber sollten beide Optionen zur Verfügung stehen.

Mitarbeiter*innen, die vielleicht noch nicht so häufig Geschäftsreisen angetreten haben, sollten auch auf die Möglichkeit hingewiesen werden, sich in Lounges an Flughäfen aufzuhalten, während sie auf die Flüge warten. Einige Fluglinien und etwa die Bahn bieten nicht selten echte kleine Reiseoasen für Geschäftsreisende an. Hier ist nicht nur oftmals für kleines Catering, sondern beispielsweise zudem für stabiles, kostenfreies WLAN gesorgt. Möglichkeiten, technische Geräte aufzuladen, sind hier ebenso meist vorhanden.

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In Business-Lounges stehen Geschäftsreisenden in der Regel WLAN und Ladestationen für mobile Geräte zur Verfügung. (Bild: stock.adobe.com © buritora / DATEI-NR.: 275032670)

Einen weiteren Punkt, der zum Thema moderne Technik auf Reisen unbedingt zu erwähnen ist, stellt das virtuelle Bezahlen dar. Aus der bereits erwähnten Studie „Chefsache Business Travel“ wird deutlich, dass das virtuelle/ mobile Bezahlen an Bedeutung gewinnt. Bereits mehr als jeder Vierte bezahlt auf seiner Geschäftsreise mit E-Wallet. Allerdings haben 36 Prozent aller Befragten immer noch kein Vertrauen in die Technik. Bei den Männern im Speziellen sind es sogar 49 Prozent – die Frauen stehen den E-Wallets offener gegenüber.

Aus gutem Grund: E-Wallets sind nicht nur leicht zugänglich und praktisch, sie bieten zusätzlich große Sicherheit und mehr Schutz als bei herkömmlichen Kartenzahlungen. Wer Bedenken hat, sollte sich vor der Geschäftsreise einfach noch einmal ein wenig ins Thema einlesen, um die Hürde zu überwinden. Es wird sich in Bezug auf Komfort und Sicherheit definitiv auszahlen.

Das Thema der Nachhaltigkeit

Modern zu reisen bedeutet immer auch nachhaltig zu reisen. Das gilt für Geschäftsreisende genauso, wie für Urlaubsreisende. Oder vielmehr – es gilt für diese erst recht. Schließlich verbringen Urlaubsreisende vielleicht einmal zwei oder drei Wochen im Jahr in einem anderen Land, wohingegen Geschäftsreisende nicht selten jedes oder jedes zweite Wochenende in einen Flieger steigen. Sich dabei ein paar Gedanken um den Klimaschutz zu machen ist mehr als wichtig.

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Zugreisen zu buchen, statt den Flieger zu nehmen, ist eine gute Möglichkeit nachhaltiger zu reisen. (Bild: stock.adobe.com © goodluz / DATEI-NR.: 237221262)

Dieser Meinung sind glücklicher Weise auch die meisten Geschäftsreisenden. In einer COMATCH-Studie gaben bereits 2019 ganze 71 Prozent aller Geschäftsreisenden an, dass sie sich seit fünf Jahren mehr Sorgen um den eigenen ökologischen Fußabdruck machen. Diesen Sorgen kann mit entsprechendem Reiseverhalten entgegengewirkt werden.

Dabei sind den Möglichkeiten, die Reise selbst nachhaltiger zu gestalten, natürlich Grenzen gesetzt. Wo es möglich ist, kann und sollte selbstverständlich die Bahn oder ein Bus statt des Flugzeugs gewählt werden. Denn die Emissionswerte bei Flugzeugen sind mit Abstand am höchsten. Statt eines Taxis können Geschäftsreisende zudem auf die Option des ÖPNV hingewiesen werden oder gar ein Leihfahrrad oder einmal einen E-Scooter oder E-Roller nehmen – schließlich verbreiten sich auch Letztere in immer mehr Städten.

Doch vor allem ist es wichtig, jegliche Reisen bezüglich der CO2-Emissionen zu kompensieren – wie das beispielsweise SMP bereits macht (siehe unser Interview mit David Südi). Mehrere hundert oder mitunter gar tausend Tonnen CO2 können Beratungshäuser auf diese Weise kompensieren. Derlei Maßnahmen sind nicht nur der Umwelt, sondern auch dem Image jedes Unternehmens zuträglich.

Kosten für Geschäftsreisen minimieren – So geht es heute

Die Reiserichtlinien

Dem Budget eines Beratungsunternehmens wiederum zuträglich sind andere konkrete Maßnahmen, die nötig sind, um Reisen zwar einerseits moderner, gleichzeitig aber auch kostensparend zu gestalten. Schließlich sollen Geschäftsreisende bestenfalls komfortabler, entspannter und nachhaltiger, aber doch nicht unbedingt deutlich teurer von A nach B und zurück kommen.

Als erster Schritt sind für die Kostenminimierung die Reiserichtlinien neu zu denken und gegebenenfalls anzupassen. Wie bereits erwähnt, müssen Reiserichtlinien nicht unbedingt strenger, sondern mitunter vielleicht nur offener formuliert werden. Es ist wichtig, Möglichkeiten aufzuzeigen. Zum anderen sollten aber natürlich genauso klar die Optionen und Einschränkungen aufgelistet sein.

Geschäftsreisende sollten übersichtlich einsehen können, welche Verkehrsmittel, Unterkunftskategorien, Buchungsklassen und Buchungswege möglich sind.

Der Reisezeitpunkt

Ist es einem Beratungshaus möglich, die Termine relativ flexibel zu gestalten, sollte genau von dieser Möglichkeit zur Reduzierung der Reisekosten Gebrauch gemacht werden. Die Reisetage vor und nach dem Wochenende sowie Feiertage stellen grundsätzlich die teuersten Reisetage dar. Denn an diesen Tagen reisen nicht nur viele Geschäftsreisende, sondern auch der Großteil der Privatpersonen.

Termine in der Wochenmitte gelten daher als die günstigsten Reisezeitpunkte. Der von allen beste Reisetag ist hinsichtlich der Kosten der Dienstag.

Moderne Geschäftsreisen (Bild: stock.adobe.com)

Bei Online-Reisebuchungen sollten bestenfalls die Cookies sofort gelöscht werden. Noch besser ist der Inkognito-Modus des Browsers. Er spart meist bares Geld. (Bild: stock.adobe.com © Halfpoint / DATEI-NR.: 189192300)

Online clever buchen

Die meisten Reisen werden heute vom Unternehmen selbstständig online gebucht. Oft vergessen wird dabei, dass es wichtig ist, jegliche Onlinebuchung im Inkognito Modus des Webbrowsers vorzunehmen.

Damit soll nicht etwa die Buchung vor anderen im Unternehmen geheim gehalten werden. Vielmehr geht es darum, dass der Reiseanbieter nicht das Buchungsverhalten und den Aufenthaltsort der potenziellen Kund*innen analysieren kann. Werden allerdings die altbekannten „Cookies“ gesetzt, kann er genau dies tun. Die Folge: Je nach Analyse können die Preise erhöht werden. Der Inkognito Modus löscht Cookies sofort nach Schließen des Browsers wieder.

Diverse Verträge und Programme für Vorteile nutzen

Überschreitet das Reisevolumen eine bestimmte Marke, bieten viele Fluggesellschaften den Firmenkunden auf Nachfrage hin Rahmenverträge an. Von diesem und ähnlichen Angeboten ist unbedingt Gebrauch zu machen.

Ein bestimmter Jahresumsatz beispielsweise kann zu günstigeren Flugpreisen, aber etwa auch zu flexibleren Umbuchungsoptionen führen. Zudem kommen bei derlei Verträgen meist noch andere Vorteile für die Geschäftsreisenden hinzu. Das können beispielsweise besondere Lounge-Angebote an Flughäfen sein oder Programme zum Meilensammeln und Sonderprämien.

Die Reisebuchung eventuell outsourcen

Große Beratungsunternehmen können es sich leisten, jegliche Geschäftsreisen intern zu buchen und zu managen. Kleinere Firmen hingegen haben oft kaum die zeitlichen und finanziellen Ressourcen, um diese Aufgabe zu stemmen. Statt daran zu verzweifeln, kann der Reisebuchungsprozess einfach outgesourct werden.

Sowohl Reisebuchung als auch Abrechnung und Reporting können von einem professionellen Anbieter übernommen werden. Moderne Anbieter, die mit Hilfe automatisierter Prozesse Einsparpotenziale von oftmals mehr als 30 Prozent herausholen können, sind besonders zu empfehlen. Klassische Reisebüros dagegen arbeiten nicht selten noch manuell, statt zeitgemäß Software zu verwenden, die schneller und effektiver arbeitet. Es sollte also genau geprüft werden, welche Anbieter die geeigneten Expert*innen sind und wo tatsächlich am meisten gespart werden kann.

Das Ökosystem digitaler Identitäten: Ein Ausblick

Genannte Punkte berücksichtigt, finden Geschäftsreisen im Consulting heutzutage auf moderne und letztlich einzig ökologisch und ökonomisch richtige Weise statt. Spannend ist aber genauso, abschließend noch einen kleinen Blick in Richtung nahe Zukunft zu wagen. Besonders relevant dürfte für Geschäftsreisen bald das sogenannte Ökosystem digitaler Identitäten werden.

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In Zukunft können Hotel-Check-Ins mitunter komfortabler via ID-Wallet erfolgen – auch im Consulting. (Bild: stock.adobe.com © hedgehog94 / DATEI-NR.: 443314871)

Gemeint ist damit eine Art „digitaler Aktenschrank“ – so formuliert es das Bundeskanzleramt im Paper „Digitale Identität“. In diesem digitalen Aktenschrank sollen sich „Nachweise, beispielsweise über Liquidität, Steuerzahlungen oder Eintragungen in öffentlichen Registern“ für „Bürgerinnen und Bürger, […] Unternehmen, Vereine, Behörden und sonstige Institutionen“ finden.

Sinnvoll ist das, weil Nachweispflichten im privaten, vor allem aber im öffentlichen Sektor allgegenwärtig sind. Auf Reisen gilt das natürlich ganz besonders. Fehlende digitale Nachweise sind daher extreme Hemmnisse für die Digitalisierung und damit gleichzeitig für komfortableres Reisen. Stellt man beispielsweise im Netz einen Antrag, müssen nicht selten für bestimmte Nachweise immer noch händisch diverse Nachweise eingescannt werden. Das nimmt Zeit in Anspruch und führt im ungünstigsten Fall noch zu mangelhafter Maschinenlesbarkeit der eingescannten Nachweise. Seit dem 17. Mai 2021 immerhin ist zumindest das Pilotprojekt „Hotel Check-In“ geglückt. Seit diesem Datum ist es Mitarbeiter*innen der Deutschen Bahn AG, der Lufthansa AG, der Robert Bosch GmbH, sowie der BWI GmbH möglich, mit Hilfe ihres Smartphones mit einer neuen entwickelten „ID-Wallet“ in teilnehmenden Hotels einzuchecken. Beschrieben wird das Ganze folgendermaßen:

„Die teilnehmenden Unternehmen stellen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen digitalen Nachweis über die Rechnungsadresse ihrer Firma zur Verfügung. Zugleich stellt die Bundesdruckerei Nachweise basierend auf dem Personalausweis aus („Basis-ID“). Mit diesen Identitätsangaben können die Pilotteilnehmerinnen und -teilnehmer für geschäftliche Aufenthalte in Hotels einchecken und dabei zum einen die Meldeanschrift übertragen sowie zum anderen die Firmenadresse ihres Unternehmens für die Hotelrechnung angeben.“

In Kürze sollen mehr Anwendungsfälle hinzukommen – sodass es möglicher Weise bald auch allen Geschäftsreisenden möglich sein wird, von der ID-Wallet Gebrauch zu machen. Wie viel Zeit und Geduld das Ganze tatsächlich spart, zeigt sich vermutlich erst in der Anwendung selbst.

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Veröffentlicht am: 27.09.2021

 

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