Verbindlichkeit adé? – Zum Umgang mit Zu- und Absagen bei Offline- und Online-Veranstaltungen

Kniggewissen für Consultants

Die Anmeldeliste ist voll, aber nur ein Drittel der Anwesenden erscheint tatsächlich? Was bei Online-Veranstaltungen gang und gäbe ist, kann bei Offline-Events eine ganze Menge Geld und Aufwand kosten. Wie sollte man sich in Bezug auf die Anmeldung und Abmeldung bei Events grundsätzlich verhalten? Kniggecoach Sabine Lansing über die Unsitte der immer größer werdenden Unverbindlichkeit.

Sabine Lansing Beitrag (Bild: Sabine Lansing)

Zu welchen Veranstaltungen haben Sie sich in der letzten Zeit angemeldet und an wie vielen haben Sie teilgenommen? 

Als ich vor vielen Jahren mit Schulungen, Vorträgen und Workshops startete, waren diese ausschließlich in Präsenz. Corona hat dem Onlinebusiness einen nicht geglaubten Schub versetzt. Fast 2 Jahre nur Onlineschulungen. Auch ich habe das Medium genutzt, sowohl um Schulungen abzuhalten, aber auch, um daran teilzunehmen. 

Online – so schön einfach 

Nachdem ich die Technik im Griff, den passenden Hintergrund in unserem Haus gefunden hatte, war die Onlinewelt recht entspannt. Die Anreise bestand aus einer Stockwerktreppe, der Zeitaufwand entsprach einem Bruchteil der früheren Termine. Also alles schön? Nein, es gibt vieles, was mich an Onlineveranstaltungen stört. Der wichtigste Punkt ist, man hat oft keinen Kontakt zum Publikum, kann nicht auf Stimmungen eingehen, sieht nicht, wie die Zuschauer reagieren. Mir fehlt da die nonverbale Kommunikation zwischen mir als Vortragenden und Publikum. Aber auch der Konsum ist ein anderer. Für Onlineveranstaltungen, besonders wenn sie kostenfrei sind, melden sich viele Teilnehmer an. Für den Veranstalter ist es ein super Gefühl, wenn die Anmeldezahlen steigen und steigen. Hin und wieder muss dann noch kurz vor dem Termin ein Upgrade für die Veranstaltung gemacht werden, da die Anmeldezahlen das gebuchte Budget übersteigen. Macht ja nichts, es ist ja toll, wenn das Thema so viele anspricht. 

Doch der Tag ist da, der Raum wird geöffnet, er füllt sich – aber von den hunderten Anmeldungen sind letztendlich nur ein Bruchteil anwesend. Enttäuschend auf der einen Seite, aber es heißt nicht, dass die Abwesenden die Veranstaltung nicht wahrnehmen. 

Viele Interessierte sehen sich gerne eine Aufzeichnung an. 

  • Weil das zeitunabhängig geht. 
  • Die Abhörgeschwindigkeit auf den eigenen Bedarf geregelt werden kann. 

Ich finde, das sind gute Argumente und so bin ich mittlerweile nicht mehr enttäuscht, wenn auch bei meinen Onlinevorträgen nur eine 30% Anwesenheitsrate besteht. Dieser Prozentsatz hat sich als ein Richtmaß herausgestellt. 

Welche Auswirkungen hat das Onlinebusiness auf Präsenzveranstaltungen? 

Inzwischen überwiegen bei mir die Präsenztermine wieder. Ich fühle mich pudelwohl, auch wenn es zeitaufwendiger ist. Das Ergebnis wiederum ist in Präsenzveranstaltungen für die Teilnehmer um ein Vielfaches höher. 

Mimik, Gestik, Zwischenfragen der Zuschauer und Zuhörer – all das fließt mit ein und macht einen Termin erst zu einer unterhaltsamen Veranstaltung.  

Also ist alles wieder auf „Vor-Corona“ Niveau? 

Leider nein. Was einigen Veranstaltern auffällt, ist die mangelnde Verbindlichkeit. Also zwischen Anmeldung und Erscheinen klafft eine Lücke. Was online recht unproblematisch ist, bereitet in Präsenzveranstaltungen Probleme. Angefangen von der Bestuhlung, der Bewirtung und der Technik. All diese Punkte stehen meistens unmittelbar mit Kosten in Verbindung.  

Manche Veranstalter schicken Erinnerungsmail raus, um wenigstens kurzfristig reagieren zu können, aber selbst dies bringt nicht immer den gewünschten Erfolg. Doch welche Maßnahmen können sonst noch ergriffen werden, um nicht an den Punkt zu kommen, dass Veranstaltungen nur noch mit Ticketverkäufen im Vorfeld geplant werden können. 

Die Verantwortung liegt beim Einzelnen 

Es ist ganz einfach: Nur wenig gehört dazu, dass Offline-Veranstaltungen planbar bleiben oder wieder werden. Dazu brauchen Sie nur folgende Punkte beachten: 

  • Jede Anmeldung sollte verbindlich sein. 
  • Abmeldungen erfolgen frühzeitig. 
  • Eine Absage beinhaltet immer folgende Passagen: 
  1. Wäre gerne dabei … 
  2. Leider kann ich nicht teilnehmen … 
  3. … da 
  • Sie stellen fest, dass Sie kurzfristig nicht dabei sein können? Dann versuchen Sie, einen Ersatz zu stellen. Vielleicht freut sich jemand in Ihrem Umfeld über die Möglichkeit, an der Veranstaltung teilzunehmen. 

Ich wünsche Ihnen als Publikum und Ihnen als Ausrichter viele angenehme, unterhaltsame, lehrreiche und erfolgreiche Veranstaltungen. 

Bis dahin alles Gute, 

Ihre Sabine Lansing 

Über Sabine Lansing

Sabine Lansing ist die Gründerin von ‚Knigge-Wissen‘ und ‚Knigge-Heute‘  und das hat sie im Grunde einer Diebes­bande zu verdanken. 2002 war sie als Schmuckvertreterin in Belgien unterwegs. Im Koffer war Schmuck im Wert von über einer Million Euro – ein lohnendes Ziel. Ausspioniert und nach einer filmreichen Flucht ins sichere Zuhause tat sie das, was sie gut kann: sich neu erfinden. Diesmal allerdings mit etwas weniger Gefahr im Alltag. Sie wurde Karriereberaterin und arbeitet für namhafte Firmen wie Siemens, Thyssen, Vodafone, Adobe und etliche KMUs. Da häufig nicht Fachwissen, sondern der Umgang miteinander Probleme in Unternehmen bereitet, sind zeitgemäße Umgangsformen seit 2004 ihr Schwerpunkt. Sie hilft Menschen dabei, ihre Wirkung und Auftreten zu verbessern. Gepflegtes Benehmen hinterlässt beim Kunden einen guten Eindruck, hilft dabei, Konflikte zu vermeiden und sorgt für persönlichen und unternehmerischen Erfolg. Denn was Sabine Lansing in ihren Jahren im Vertrieb gelernt hat, sind insbesondere zwei Dinge: Mit leichtem Gepäck lebt es sich ungefährlicher. Und zweitens: Knigge-Wissen ist keine olle Kamelle, sondern aktueller denn je. 

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