Geschäftsprozesse automatisieren und vereinfachen: Von Office bis Support

Automatisierung

In den meisten Betrieben schlummert ein großes Optimierungspotenzial. Selbst Betriebe im Bereich der Unternehmensberatung könnten auf Vereinfachungen durch Automatisierung bei den Geschäftsprozessen zurückgreifen. Dieser Vorschlag wirkt häufig abschreckend, denn Automatisierung klingt beinahe so, als würde ein großer Teil des eigenen Geschäfts ausgelagert oder in digitale Hände gegeben werden. Das ist natürlich falsch, denn die Vereinfachungen sind das, was das Wort schon auslegt: Sie übernehmen zeitraubende Tätigkeiten und fokussieren den Betrieb auf das Kerngeschäft. Dieser Artikel gibt einige Hinweise.

Geschäftsprozesse automatisieren (Bild: Kevin Ku - unsplash)
Wer geschickt bestimmte Geschäftsprozesse automatisiert, hat mehr Zeit für die Kunden und kann besseren Service bieten.  (Bild: Kevin Ku - unsplash)

Diese Schritte lassen sich im Office vereinfachen

Oftmals sind es die kleinen Schritte, die Großes bewirken. Jeder Unternehmensberater kennt wohl die Abstimmungsorgien, in deren Rahmen alle Kalender miteinander verglichen und aufeinander abgestimmt werden. Fehler geschehen auf diesem Gebiet allenthalben: Der eine vereinbart einen Termin, vergisst diesen aber allumfänglich in alle Kalender einzutragen, da direkt ein wichtiges Gespräch folgt. Am Ende entstehen Missverständnisse, da die Sekretärin einen Termin zur selben Uhrzeit vereinbart hat, ohne zu wissen, dass der Unternehmensberater diesen Termin heimlich blockte. Eine gute und übergreifende Kalendersoftware ist bei diesem Beispiel die Automatisierung: Jeder Eintrag wird sogleich für alle berechtigten Personen sichtbar. Und es gibt noch mehr Beispiele:

  • Banking – eine gute Rechnungs- und Buchhaltungssoftware unterstützt das Banking des Betriebs und sorgt ganz nebenbei dafür, dass die Buchungen korrekt erfolgen und steuerrechtlich richtig eingetragen werden. Die Rechnungssoftware unterstützt schon dabei, dass die Rechnungen finanzamtkonform erstellt werden. Da die Software nun die Rechnungsnummer kennt, kann sie die Zahlungen gleich korrekt zuordnen, sofern das Bankkonto mit der Software verknüpft wird. Die Buchungen folgen nun quasi von selbst und sind korrekt. Auf www.vergleich.org lässt sich eine spannende Übersicht finden.
  • Buchhaltung – diese Software ist mit der Banking – und Rechnungssoftware verknüpft. Eine gute Software erlaubt das Scannen von Rechnungen und Belegen, sodass es wesentlich einfacher ist, die entsprechenden Buchungen zuzuordnen und abzulegen.

Je nach Betriebsgröße und Wünschen gibt es unzählige Lösungen und Möglichkeiten, die den eigenen Betrieb automatisieren und jedem Beteiligten helfen, sich endlich wieder auf die Kernaufgaben anstatt auf Nebenschauplätze zu konzentrieren. Mitunter lässt sich sogar die Work-Life-Balance verbessern, ohne dass Einnahmen verloren gehen, oft steigen die Einnahmen durch den Wegfall unnötiger Aufwände gar.

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RPA und DPA  die Zukunft

Die Automatisierung greift freilich auch auf die künstliche Intelligenz und den Einsatz von Robotern oder eigenständigen Programmen zurück. Je nach Unternehmen könnten sie sich gar für Unternehmensberater eignen, denn eine gewisse Vorarbeit könnten sie durchaus erledigen:

  • Kundenaufnahme – es meldet sich ein neuer Kunde. Was nun geschieht, ist klar, denn es müssen Daten, Namen, Örtlichkeiten und Vorstellungen aufgenommen werden. Diese Aufgabe kann eine KI quasi problemlos übernehmen, denn auch menschliche Angestellte arbeiten nach einem festen System, wenn sie Daten von Klienten abfragen.
  • Kundeneinteilung – welcher Kunde ist neu und benötigt einen Termin, welcher möchte nur nach dem Stand der Dinge fragen? Eine wenig ausgereifte Form der KI kennt jeder, der jemals bei einer Krankenkasse oder bei einer Telefonhotline angerufen hat. Solche 'Ordnungsmitarbeiter' im Telefonsystem können jedoch den Mitarbeitern echte Zeit einsparen, da sie nur noch gezielt ans Telefon gehen müssen.
  • RPA – über das Web Scraping können die KI-Systeme Informationen zu einem Fall recherchieren. Die Technik durchsucht das Internet und sammelt die notwendigen Daten. Bei einer Unternehmensberatung könnte die RPA mitunter Konkurrenzdaten heraussuchen und schon vor dem Termin für die notwendigen Details sorgen, die dazu führen, dass sich ein Unternehmen verbessert.
  • Bestellungen – diese Aufgabe des RPA ist für Unternehmensberater eher irrelevant, könnte aber für dessen Kunden von Bedeutung sein. Jeder Bestellprozess ist standardisiert, sodass auch eine Programmierung ihn übernehmen kann, solange es keine Abweichungen gibt. Von Bearbeitung, über Bestellbestätigungen, Lieferscheinen und Versandverfolgungen kann alles ein Programm herausgeben.
  • Datenpflege – für Angestellte in Büros gibt es kaum eine lästigere und zeitraubendere Tätigkeit, als die Daten der Mandanten und Kunden zu pflegen. Hier kann ein technisches Programm die große Arbeit leisten und endlich die Karteileichen herausfischen, nach denen Mitarbeiter mühsam suchen müssen.

Im Bereich der DPA werden digitale Geschäftsprozesse automatisiert. Letztendlich soll eine Brücke zwischen Anwendern und Systemen geschaffen werden, sodass sich der manuelle Geschäftsprozess ersetzen lässt. Welche Aufgaben die Digital Process Automation übernehmen kann, hängt vom Lösungsanbieter und des Unternehmens ab. Fakt ist: Bei einem Unternehmensberater lassen sich andere Prozesse digitalisieren und automatisieren als bei einem Bauunternehmer. In beiden Branchen ist die Automatisierung jedoch möglich, denn die Mischung des Betons oder des Estrichs kann die Automatisierung ebenso übernehmen, wie die Terminvereinbarung mit einem Unternehmenskunden. Wichtig ist:

  • Wiederholende Aufgaben – die DPA funktioniert nur bei sich wiederholenden Aufgaben. Die morgendliche Wiedervorlage in einer Kanzlei ließe sich damit also bewerkstelligen – zumindest die Listenerstellung.
  • Einsparungen – die Automatisierung spart Zeit, die wiederum in die echten Arbeiten investiert werden kann. Mit der DPA verlieren sich Mitarbeiter und Vorgesetzte weniger im bürokratischen Aufwand denn in den notwendigen Arbeiten.
  • Produktivitätssteigerung – jeder kennt es von sich selbst. Wiederkehrende und eher vorhersehbare, da langweilige Aufgaben führen zu Fehlern und einem Absinken der Motivation. Werden diese Aufgaben automatisiert, kann jeder Beteiligte frisch zu Werk gehen.

Besucherdaten (Bild: Stephen Dawason - unsplash)
So wie sich auf einer Unternehmenswebsite Unternehmensdaten automatisch auslesen und zusammenfassen lassen, ist dies auch in vielen anderen Bereichen möglich. (Bild: Stephen Dawson - unsplash)

Fazit  mit den richtigen Hilfsmitteln durchstarten

Manchmal genügen schon kleine Umstellungen, um plötzlich viel mehr Zeit für das Wesentliche zu haben. Das gilt für Unternehmensberater, wie auch für dessen Angestellten. Denn gerade diese müssen sich oft notgedrungen mit zeitraubenden Nebensächlichkeiten befassen, anstatt die Daten für den wichtigen Termin ihres Vorgesetzten herauszusuchen. Mit technischen Hilfsmitteln und der Automatisierung der Geschäftsprozesse gehören diese Ärgernisse der Vergangenheit an. Die DPA und RPA helfen Unternehmen jeglicher Ausrichtung dabei, sich wiederholende und zeitraubende Prozesse auszulagern und von der Automatik übernehmen zu lassen. Im Endeffekt bleibt mehr Zeit für das Kerngeschäft und die eigentlichen Kunden. Aber auch die Digitalisierung von Kalendern und die Nutzung guter Banking- und Buchhaltungsprogramme helfen dabei, wertvolle Zeit zu sparen. Und wer würde nicht gerne pünktlich das Büro verlassen, weil wirklich alles erledigt ist – und nicht noch die Buchhaltung ansteht?

/jr

Veröffentlicht am: 08.03.2021

 

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