Nur jedes zweite Unternehmen war vor Corona bereit für digitale Zusammenarbeit

Deutsche Social Collaboration Studie

Gerade jetzt zeigt sich: An Social Collaboration führt kein Weg mehr vorbei. Denn viele Mitarbeiter sind nun erstmal für eine längere Zeit im Home Office. Doch nicht immer verfügen sie über geeignete Tools oder Geräte.

Bei 45 Prozent der befragten Unternehmen waren Collaboration Tools bereits eingeführt oder derartige Projekte schon vor der Corona-Krise angelaufen. "Unternehmen, in denen digitale Zusammenarbeit vor der Krise bereits etabliert war, sind aktuell im Vorteil. Sie konnten ihren Arbeitsalltag sehr schnell und mit weniger Reibung umstellen. All diejenigen, die jetzt Wege finden müssen, sollten von den Erfahrungen der anderen lernen", erläutert Dr. Eric Schott, CEO von Campana & Schott. "Dabei können sie vor allem eines direkt besser machen: die umsichtig und kommunikativ gut begleitete Einführung der Tools, denn die war bislang häufig mangelhaft."

Die Technische Universität Darmstadt und die Management- und Technologieberatung Campana & Schott führen die Studie seit 2016 jährlich durch. In diesem Jahr wurden 1.079 Mitarbeiter aus Deutschland, Österreich und der Schweiz zu ihren Erfahrungen mit der vernetzten Zusammenarbeit befragt. Mehr als ein Viertel (29 Prozent) davon sind im direkten Kundenkontakt oder der Fertigung tätig und zählen somit zu den Firstline Workern.

"Unternehmen, die bereits auf Social-Collaboration-Tools setzen, sind in der aktuellen Situation deutlich im Vorteil: Einerseits muss ihre IT nun nicht hektisch Basisdienste für Remote-Arbeit einführen. Andererseits besitzt ihre Belegschaft eine höhere digitale Fitness, die sowohl die funktionale Toolnutzung als auch ein entsprechendes Mindset umfasst", so Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott. "Neben Arbeitsfähigkeit und -effizienz fördert Social Collaboration eine digitale Unternehmenskultur. Diese positiven Aspekte stellen sich aber nicht von selbst ein, vielmehr sind praxisnahe Use Cases und ein darauf aufbauendes, umfassendes Change Management die Voraussetzung."

Höherer Reifegrad, höhere Arbeitseffizienz

Auf einer Skala von 1 bis 7 ist der Social-Collaboration-Reifegrad seit 2016 fast jedes Jahr gestiegen (2016: 3,48, 2017: 3,28, 2018: 3,96, 2019: 4,05, 2020: 4,08). Ein hoher Reifegrad bedeutet, dass häufig aktuelle digitale Technologien für Information und Kommunikation zum Einsatz kommen, während es bei einem niedrigen Reifegrad weitgehend analoge Lösungsansätze oder etablierte Technologien wie E-Mails sind.

Noch vor fünf Jahren haben in 43 Prozent der Unternehmen Social-Collaboration-Initiativen überhaupt keine Rolle gespielt. Bereits vor COVID-19 hat sich diese Situation wesentlich verändert. So geben zu diesem Zeitpunkt nur 29 Prozent der Befragten an, dass ihr Unternehmen noch keine entsprechenden Projekte plant oder umsetzt. Anhand des Datenverlaufs belegt die Studie, dass sich die Zusammenarbeit in Unternehmen zunehmend digitalisiert. Die Förderung einer digitalen Unternehmenskultur, die Steigerung der Kundenzufriedenheit, die Verbesserung der Innovationsfähigkeit sowie Effizienzsteigerung sind dabei die zentralen Motive.

"Dass die Einführung von Social-Collaboration-Tools sinnvoll für Unternehmen ist, beweist der Zusammenhang zwischen Social-Collaboration-Reifegrad und Arbeitseffizienz der Mitarbeiter", so Boris Ovcak, Director Social Collaboration bei Campana & Schott weiter. "Ein hoher Reifegrad geht ganz klar mit einer erhöhten Effizienz einher. Diese Korrelation ließ sich über die vergangenen fünf Jahre stetig nachweisen. So profitieren Unternehmen ganz konkret davon, wenn Mitarbeiter intensiv Social-Collaboration-Tools verwenden."

Firstline Worker bleiben digitale Nachzügler

Aktuell sind die Mitarbeiter von Unternehmen mit hohem Social-Collaboration-Reifegrad um insgesamt 39 Prozent effizienter als die Mitarbeiter von Unternehmen mit niedrigem Reifegrad. Dieser Effekt ist bei Firstline Workern sogar höher (42 Prozent). Obwohl sie stärker von Social-Collaboration-Tools profitieren würden, bleiben Firstline Worker bei ihrem Reifegrad (3,77) deutlich hinter den Information Workern zurück (4,20). Im Vergleich zum Vorjahr konnten sie die Lücke zumindest von 20 auf 11 Prozent verkürzen.
 
Entsprechend ist auch die Arbeitseffizienz bei Firstline Workern (4,62) geringer als bei Information Workern (4,84). Dies liegt vor allem an der mangelnden Ausstattung. So hat jeder sechste Firstline Worker kein digitales Endgerät, um auf Social-Collaboration-Tools zuzugreifen. Dadurch sind sie um rund 26 Prozent ineffizienter als Kollegen, die solche Tools nutzen können.

Bei den Firstline Workern verwenden 30 Prozent einen gemeinsamen Computer und knapp ein Viertel ein privates Gerät für Social-Collaboration-Tools. So verwundert es nicht, dass nur rund 40 Prozent der Firstline Worker mit der digitalen Ausstattung des Arbeitsplatzes zufrieden sind. Etwa 60 Prozent sehen hier erheblichen Verbesserungsbedarf. Bei Mitarbeitern ohne Zugriff auf Social-Collaboration-Tools sind sogar 86 Prozent unzufrieden mit der Ausstattung.

Kundenzufriedenheit immer wichtiger

Wie in den Vorjahren bleibt die Verbesserung der Unternehmenskultur das wichtigste Ziel (16 Prozent). Im Fokus stehen dabei vor allem die interdisziplinäre Zusammenarbeit, Innovationsorientierung, Veränderungsbereitschaft und Technologieaffinität. Bei den Zielen der Einführung von Social-Collaboration-Tools hat die Kundenzufriedenheit erstmals den zweiten Platz erreicht (15 Prozent). Dieser Aspekt ist seit 2016 in der Relevanz kontinuierlich gestiegen, damals belegte er noch Rang 7.

Umfassendes Change Management nötig

Mitarbeiter müssen die Social-Collaboration-Tools akzeptieren und nutzen. Doch rund 70 Prozent aller Unternehmen ergreifen keinerlei Maßnahmen dafür. Wer überhaupt Change Management betreibt, konzentriert sich auf die Unterstützung durch die Unternehmensleitung (31 Prozent). Weniger im Fokus stehen die konkreten Anforderungen der Mitarbeiter (25 Prozent) sowie die Zeit, um sich damit auseinanderzusetzen (24 Prozent). So ist nur rund ein Viertel der Mitarbeiter mit dem Ablauf der Einführung zufrieden. Unternehmen mit umfassenden Change-Management-Maßnahmen erzielen hingegen eine höhere Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter und eine deutlich gestiegene Arbeitseffizienz.

Social Collaboration unterstützt agile Methoden und KI

Bereits in knapp zwei Dritteln der Unternehmen unterstützen Social-Collaboration-Tools agile Methoden, insbesondere Scrum, Kanban und Design Thinking. Fast 70 Prozent meinen, dass dies die Effizienz der Kommunikation unter den Mitarbeitern erhöht und sich Projekte schneller anpassen lassen.

Nur rund ein Viertel der Befragten glaubt, dass KI noch in den Kinderschuhen steckt. Doch trotz des anerkannt hohen Potenzials nutzen fast drei Viertel überhaupt keine KI, Business Intelligence oder Analytics-Tools, um geschäftsrelevante Daten auszuwerten. Als größte Hindernisse gelten IT-Security, Datenschutz sowie die hohe Komplexität der Technologie. Das wird sich aber in naher Zukunft ändern – so sehen Unternehmen vor allem im Bereich Chatbots, automatischer Bildverarbeitung sowie maschineller Übersetzung aufkommende Einsatzszenarien. Das bedeutet: Sie möchten eher praktisch nutzbare Lösungen, die mit wenig Aufwand einen hohen Nutzen versprechen.

Veröffentlicht am: 28.04.2020

 

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